How to run international payroll for employees in the UK (Updated 2023)

Stap #1: Registreer als werkgever met behulp van het HMRC-portaal

Als je besluit je eigen entiteit in het VK op te zetten in plaats van een EOR te gebruiken - wat we hieronder zullen bespreken - zijn hier de stappen die je moet nemen.

Voordat je werknemers in het VK kunt aannemen en betalen, moet je jezelf als werkgever registreren. Dit kan via het portaal op de pagina van His Majesty's Revenue and Customs (HMRC) op de gov.uk website. De HMRC is de afdeling van de Britse overheid dat verantwoordelijk is voor het innen van belastingen en andere inkomsten van werkgevers in het Verenigd Koninkrijk.

Je moet de aanvraag invullen en jezelf voor de eerste betaaldag van je medewerkers als werkgever registreren. Er zijn echter enkele speciale deadlines waarmee je rekening moet houden.

• De HMRC verwerkt alleen aanvragen voor werkgevers die van plan zijn om binnen de volgende twee maanden werknemers aan te nemen en te betalen.
• Op dezelfde manier negeren ze registraties die voor toekomstige belastingjaren zijn, niet het huidige.
• Ten slotte kan het van vijf tot 15 werkdagen duren voordat je het PAYE (Pay-As-You-Earn) referentienummer en het PAYE Accounts Office-referentienummer ontvangt dat je nodig hebt, dus plan de betaaldag van je medewerkers dienovereenkomstig zodat hun salaris niet te laat komt.

Wat is Pay-As-You-Earn precies?

PAYE is eenvoudig gezegd hoe de Britse overheid belastingen int van het salaris van werknemers. Via je referentienummer houdt de HMRC je bedrijf bij en zorgt ervoor dat jij en je personeel elke betaaldag het juiste bedrag aan belasting en National Insurance betalen.

Kan ik in plaats daarvan een EOR gebruiken?

Ja, het is helemaal prima om een Employer of Record (EOR) te gebruiken in plaats van zelf een onafhankelijke vestiging van je bedrijf naar het VK te proberen uit te breiden. Veel bedrijven die besluiten om in het VK te opereren, maken gebruik van EOR's zoals Rippling om de salarisadministratie uit te voeren, voordelen uit te geven en internationale nalevingskwesties aan te pakken. Het navigeren door de complexe belastingkwesties en wetten die de HMRC oplegt aan buitenlandse bedrijven is een aanzienlijke administratieve last en de meeste kleinere bedrijven hebben daar niet de tijd of middelen voor.

Beter nog, wanneer je Rippling gebruikt, hoef je je systemen niet te veranderen als je je bedrijf uitbreidt. De EOR van Rippling is gebouwd op onze eigen salarisrails, wat betekent dat wanneer de tijd komt, je in enkele minuten kunt overschakelen van onze EOR naar Global Payroll via je eigen entiteiten.

Bekijk Rippling Global EOR

Welke informatie heb ik nodig als ik mezelf als werkgever registreer bij de HMRC?

Wanneer je je klaarmaakt om te registreren bij de HMRC voor een PAYE referentienummer, zorg er dan voor dat je de volgende informatie bij de hand hebt:

• Je naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer
• Het type bedrijf dat je in het VK gaat runnen
• Het aantal werknemers dat je van plan bent aan te nemen
• De datum waarop je geregistreerd wilt zijn en een PAYE referentienummer wilt ontvangen (meestal kiezen werkgevers voor de standaard, dat is 'vandaag')
• De datum waarop je verwacht dat de betaaldag begint
• Een nationaal verzekeringsnummer geassocieerd met een van de bedrijfsdirecteuren

Wat is een nationaal verzekeringsnummer en hoe kom ik eraan?

Iedereen die in het VK woont en werkt, heeft een nationaal verzekeringsnummer. Dit nummer zorgt ervoor dat de belastingen en nationale verzekeringsbijdragen die je betaalt correct worden geregistreerd onder jouw persoonlijke informatie, in plaats van die van iemand anders.

Het is noodzakelijk dat ten minste één hooggeplaatst lid van je bedrijf, zoals een directeur, er een heeft om als bedrijfsentiteit in het VK te kunnen registreren.

Als niemand bij je organisatie een nationaal verzekeringsnummer heeft, moet je er een aanvragen op de website van de Britse overheid. Je kunt de aanvraaglink hier vinden.

Je hebt geen lange lijst met documenten of informatie nodig om een nationaal verzekeringsnummer aan te vragen; het belangrijkste dat je moet doen is je identiteit bewijzen. Voor Amerikaanse burgers is een geldig paspoort voldoende. Je wilt misschien je Social Security-kaart of je rijbewijs bij de hand hebben (of, als je al Britse verblijfsrechten hebt in afwachting van het runnen van je bedrijf vanuit het VK, je biometrische verblijfsvergunning, of BRP) voor het geval de aanvraag meer bewijs van je identiteit vraagt.

Met Rippling kun je Britse werknemers aannemen en betalen met beide methodes:

• Rippling biedt een eigen wereldwijde salarisadministratiesysteem aan, waarmee je werknemers die in het VK werken - en over de hele wereld - in één salarisronde kunt betalen.
• We hebben ook onze eigen native EOR dienst, waardoor je medewerkers in het VK kunt aannemen en betalen, zelfs als je daar geen entiteit hebt opgezet.

Bekijk Rippling

Stap #2: Kies een wereldwijde salarisadministratie software oplossing

Eerst is het van cruciaal belang om de twee soorten internationale salarisadministratie-oplossingen te begrijpen: wereldwijde salarisadministratie-processors en wereldwijde salarisadministratie-aggregators. Je kunt hierover meer leren in onze gids.

• Wereldwijde salarisadministratie-processors, zoals Rippling, verwerken daadwerkelijk je salarisadministratie, dragen fondsen over en berekenen en dienen belastingen in in elk land via hun eigen software. Met andere woorden: wereldwijde salarisadministratie-processors stellen je in staat om je internationale medewerkers net zo gemakkelijk te betalen als je lokale medewerkers: samen in één salarisronde.
• Wereldwijde salarisadministratie-aggregators, zoals Deel en Papaya Global, verzamelen lokale salarisadministratie-aanbieders in elk land en geven je salarisbestanden handmatig aan hen door. Hier zijn veel beperkingen aan verbonden: Je wordt gedwongen om de salarisadministratie tot 30 dagen van tevoren in te dienen. Je kunt de uren van medewerkers niet volgen en automatisch synchroniseren in hetzelfde systeem.

Onthoud: Salarisaggregators kunnen de salarisadministratie niet verwerken door bedrijven die hun eigen entiteiten gebruiken. Maar met native wereldwijde salarisproviders, zoals Rippling, hoef je niet van systemen te wisselen naarmate je groeit. Je kunt werknemers van onze Employer of Record naar je eigen lokale entiteit verplaatsen, zonder systemen te hoeven vervangen om dit te bereiken.

Bekijk Rippling

Stap #3: Bepaal de arbeidsstatus van je werknemers

Voordat je nieuwe werknemers in dienst neemt en met de salarisadministratie begint, zorg ervoor dat de teamleden die je aanneemt correct zijn geclassificeerd als medewerkers, niet als freelancers. En wees voorzichtig met de taal die je gebruikt bij het invullen van documenten, het invoeren van teamleden in het systeem, of het uitgeven van loonstroken. De Britse overheid gebruikt de woorden “werknemer”, “werker” en “freelancer” niet door elkaar.

Hier is een snelle uitleg van de definities van elk woord om je te helpen begrijpen wat ze betekenen voor werkgevers in het Verenigd Koninkrijk:

• Werknemer: Deze persoon heeft een arbeidsovereenkomst met je getekend en heeft de rechten die worden toegekend aan iemand die fulltime voor een bedrijf werkt.
• Freelancer: Deze persoon is ZZP'er.
• Werker: Deze persoon is geen “werknemer”, maar ook geen freelancer. Ze hebben waarschijnlijk een tijdelijk schriftelijk (of zelfs mondeling) contract met een bedrijf om voor hen te werken voor een gespecificeerde tijd, maar ze bezitten niet hun eigen bedrijf en kunnen niet officieel worden aangeduid als “ZZP'er”.

Het juist classificeren van je teamleden is cruciaal om geen belasting-, loon- en arbeidswetten te overtreden, en de HMRC neemt de gevolgen voor verkeerde classificatie serieus. Niet alleen zal je een boete krijgen voor het verkeerd classificeren van een teamlid, maar je kunt zelfs juridische gevolgen ondervinden.

Britse arbeidswetgevers hebben specifieke criteria ontworpen om je te helpen bepalen of een teamlid een werknemer, werker, of freelancer is. De lijsten behandelen kwesties zoals:

• Wederzijdse verplichting: Of er een bindende toezegging is van het bedrijf om werk aan te bieden en van de consultant om werk te verrichten.
• Persoonlijke dienst: Een werknemer is verplicht om zijn diensten persoonlijk te verlenen, en als er recht is op een vervanger, zal dit meestal worden gekwalificeerd als zodanig naar het oordeel van de werkgever.
• Controle: De mate van controle die de werkgevende entiteit heeft over de uren en werkplek van een werker.
• Andere activiteiten: Of de werker ander werk buiten de werkgevende entiteit kan ondernemen en zo ja, in welke mate.
• Loon en voordelen: Een werknemer krijgt een vast bedrag betaald op een vaste betaaldata volgens hun gewerkte uren, en ongeacht prestatiedoelen of projectvoltooiing.
• Integratie: Hoe betrokken een werker is bij het bedrijf en het management en hoe zij door derde partijen worden waargenomen.
• Faciliteiten en uitrusting: Een freelancer zal meestal zijn eigen apparatuur en materialen verstrekken om de diensten uit te voeren, terwijl een werknemer afhankelijk zal zijn van de werkgever om hetzelfde te leveren.
• Financieel risico: Welke partij aansprakelijk is voor verliezen die voortvloeien uit de overeenkomst. Een werknemer wordt betaald zelfs als er onvoldoende werk is om hen bezig te houden en neemt geen financieel risico op zich in dienst van de werkgever.
• Belasting: Welke partij de aansprakelijkheid draagt voor belasting die voortvloeit uit de betrokkenheid. Een zelfstandige freelancer is verantwoordelijk voor de betaling van zijn eigen inkomstenbelasting en socialezekerheidsbijdragen, terwijl de werkgever voor deze zaken zal zorgdragen in het geval van werknemers.

De lijsten zijn uitgebreid en hun ongelooflijke mate van specificiteit zal het voor jou gemakkelijker maken om te voorkomen dat je in de problemen komt die ontstaan wanneer classificaties te vaag zijn.

Stap #4: Verzamel informatie van je werknemers voor de salarisadministratie

Zodra je je hebt geregistreerd bij de HMRC, je PAYE-referentienummer en andere relevante informatie hebt ontvangen om jezelf te vestigen als werkgever in het VK, moet je de volgende informatie van je werknemers verzamelen om ze op de loonlijst te kunnen zetten:

• Naam, geboortedatum en startdatum bij jouw bedrijf
• National Insurance nummer
• Het aantal uren dat ze elke week regelmatig zullen werken
• Hoe vaak ze betaald zullen worden
• Hoeveel ze verschuldigd zijn aan studentenleningen, indien van toepassing
• National Insurance categorie
• De belastingcode van de werknemer

Teamleden die eerder banen hadden waarin ze als een “werknemer” waren geclassificeerd onder Britse arbeidswetgeving, kunnen hun P45-formulier controleren als ze niet zeker weten wat hun National Insurance nummer is of hoeveel ze verschuldigd zijn aan studentenleningen. Voor informatie over National Insurance categorieën, wat brieven zijn die werkgevers helpen bepalen hoeveel zij en de werknemer moeten bijdragen bij het uitvoeren van de salarisadministratie, bezoek de website van de Britse overheid.

Stap #5: Stel het salaris van de werknemer in Britse ponden vast

Ongeacht waar je bedrijf is gevestigd, wanneer je Britse werknemers inhuurt, moet je ze betalen in Britse ponden (GBP). Het vaststellen van het salaris van de werknemer in GBP in hun arbeidsovereenkomst is de beste manier om ervoor te zorgen dat ze consequent hetzelfde, correcte bedrag betaald krijgen, ongeacht valutaschommelingen.

Met Rippling kun je iedereen in GBP betalen, in minuten, zonder te wachten op overschrijvingen of conversie.

Stap #6: Voer de salarisadministratie uit

Je hebt een entiteit (ofwel je eigen of via een EOR), je hebt je wereldwijde salarisadministratiesysteem ingesteld, en je hebt ervoor gezorgd dat je werknemers correct zijn geclassificeerd volgens de Britse wet.

Het is tijd om de salarisadministratie uit te voeren! Hier is een voorbeeld van hoe het wereldwijde salarisadministratiesysteem van Rippling werkt:

Stap #7: Dien je belastingen in bij de HMRC

Zodra je werknemers hebt aangenomen, ze op je loonlijst hebt gezet en je hebt aangemeld voor het PAYE-schema, moet je bepaalde verantwoordelijkheden vervullen tijdens elke belastingmaand. In het VK lopen belastingmaanden van de 6e van de ene maand (bijvoorbeeld 6 mei) tot de 5e van de volgende maand (dus in dit voorbeeld, 5 juni).

Er zijn twee delen aan dit ingewikkelde belastingbetalingssysteem. We zullen ze stap voor stap hieronder doornemen.

Op of voor de betaaldag

Het eerste deel vindt plaats op of voor de betaaldag. Elke keer dat je werknemers betaalt, moet je het volgende doen:

• Registreer hun salaris en enige andere betaling, zoals bonussen of commissies, die zij zullen ontvangen
• Bereken de aftrekposten die van hun loon worden afgetrokken voor belastingen, National Insurance, studentenleningen (indien van toepassing), en pensioenbijdragen
• Uitvinden hoeveel jij–de werkgever–moet bijdragen aan National Insurance op basis van hun inkomsten (je moet National Insurance betalen over elk bedrag dat ze verdienen dat boven £242 per week ligt)
• Genereer de juiste loonstrook voor elke werknemer die de betaling weerspiegelt minus de aftrekposten
• Stuur een Full Payment Submission (FPS) naar de HMRC

Op de eerste dag van de belastingmaand

Het tweede deel van je verantwoordelijkheden begint op de eerste dag van de belastingmaand–de 6e. De HMRC zal je vertellen wat je aan belastingen verschuldigd bent tegen de 12e van elke maand; je kunt deze informatie vinden via hun online portaal. 

Als je in aanmerking komt voor een vermindering van het bedrag dat je de HMRC schuldig bent, moet je voor de 19e een Employment Payment Summary (EPS) naar het bureau sturen. Als je te laat bent, kun je geen aanspraak maken op verminderingen, zelfs als je ervoor in aanmerking komt.

De HMRC heeft zeer strakke deadlines voor het betalen van belastingen. Je moet inloggen op je HMRC online account en het verschuldigde bedrag betalen voor de 22e van de maand. Als je te laat bent, ontvang je een kennisgeving en een boete. 

Je kunt links naar de EPS en andere formulieren vinden, evenals de exacte deadlines, op de website van de Britse regering.

Rippling kan je tijdrovende werk verminderen door automatisch je belastingen in het VK te berekenen en in te dienen.

Bekijk Rippling

Veelgestelde vragen over het uitvoeren van loonadministratie in het VK

Wat zijn payrollbelastingen in het VK?

Werkgevers in het Verenigd Koninkrijk zijn verantwoordelijk voor het inhouden van inkomstenbelasting, Nationale Verzekeringsbijdragen, studentenlening aflossingen (indien van toepassing), en pensioenbijdragen van de salarissen van hun fulltime medewerkers.

De bedragen die je van elke werknemer zijn salaris aftrekt, hangen af van factoren zoals waar ze wonen en wat hun Nationale Verzekeringscategoriebrief is. Wales en Schotland hebben verschillende inkomstenbelastingtarieven dan Noord-Ierland en Engeland. Je kunt de tarieven en drempels voor het belastingjaar 2023/24 hier vinden.

Wat zijn de boetes voor te late belastingaangifte in het VK?

Als je de belastingen van je bedrijf niet op tijd betaalt, zal de HMRC je bedrijf beboeten. De hoogte van de boete is gebaseerd op hoe laat je bent. Als je een dag te laat bent, krijg je een boete van £100; als het drie maanden is, krijg je opnieuw hetzelfde bedrag. Na zes maanden zal de HMRC het bedrag aan belastingen dat je verschuldigd bent schatten en je dat bedrag plus een extra 10% van de onbetaalde belastingen in rekening brengen. De HMRC voegt nog eens 10% toe als er 12 maanden verstrijken en je niet hebt ingediend.

Het bureau beboet ook terugkerende overtreders: De boete van £100 stijgt tot £500 als je drie keer achter elkaar te laat bent.

Wat is het gemiddelde salaris voor werknemers in het VK?

Volgens het Office of National Statistics was het gemiddelde reguliere wekelijkse loon in januari 2023 £589.

Wat is het Nationale Levensloon in het VK?

Het Nationale Levensloon - dat wil zeggen, het nationale minimumloon dat aan alle werkende personen van 23 jaar en ouder moet worden betaald - is vanaf 1 april 2023 £10,42. Het tarief verandert op de eerste dag van april elk jaar, dus zorg ervoor dat je het jaarlijks controleert.

Hoeveel kost het om de loonadministratie in het VK uit te voeren?

Het exacte bedrag dat het je bedrijf kost om loonadministratie in het VK uit te voeren, hangt af van verschillende factoren, waaronder het aantal werknemers dat je hebt en of je wilt dat je loonadministratie volledig of gedeeltelijk wordt beheerd. De kosten worden ook beïnvloed door functies die je wilt dat de service heeft. Als je bijvoorbeeld wilt dat de aanbieder je werknemers automatisch inschrijft in pensioenplannen en ze beheert, moet je bereid zijn meer te betalen. 

Het totale bedrag wordt ook beïnvloed door opstartkosten, kosten voor het genereren van rapporten, en of je HR-diensten in het pakket wilt integreren of niet.

Kan ik handmatig de loonadministratie uitvoeren voor werknemers in het VK?

Sommige kleine ondernemers besluiten liever zelf loonadministratie uit te voeren in een poging hun kosten te verlagen. Echter, loonadministratie uitvoeren is een tijdrovend proces dat alleen maar meer van je tijd in beslag neemt naarmate je bedrijf groeit. Als je het alleen doet, zijn er potentiële risico's om in gedachten te houden, zoals:

• Naleving van wetgeving: Loonadministratie handmatig uitvoeren in het VK, zonder gebruik te maken van native wereldwijde loonsoftware, brengt het risico met zich mee van handmatige fouten en weglatingen, wat kan leiden tot aanzienlijke boetes. Rippling behandelt je nalevingswerk voor je, inclusief het handhaven van het nationale minimumloon en het correct aftrekken van inkomsten- en National Insurance-belasting.
• Veiligheid: UK loonadministratie handmatig verwerken kan veiligheidsrisico's met zich meebrengen, vooral als je spreadsheets of papieren documenten gebruikt. Dit verhoogt het risico dat gevoelige werknemersinformatie verloren gaat, gestolen wordt of misbruikt wordt.

Rippling synchroniseert alle HR-gegevens van je bedrijf met de loonadministratie, zodat je nooit een rekenmachine hoeft te gebruiken of handmatig gegevens, zoals uren en loonaftrekkingen, moet invoeren. Rippling handelt ook je belasting- en nalevingswerk af, van Nationale Verzekerings- en werkplekpensioenbijdragen tot inkomstenbelasting. Bovendien zijn we een geautoriseerde salarisverwerker van de afdeling His Majesty's Revenue and Customs.

Hoe betaal je onafhankelijke freelancers in het VK? 

• Zorg er eerst voor dat je deze persoon correct classificeert als een onafhankelijke freelancer (je kunt Rippling's gratis Werknemer Classificatie Analyzer gebruiken).
• Maak vervolgens afspraken over de betalingsvoorwaarden met de freelancer: het uurtarief of het projecttarief, de betalingsfrequentie en de betaalmethode (directe storting, virtuele portemonnee, enz.).
• Verzamel hun salarisgegevens, inclusief hun naam, geboortedatum, contactgegevens en bankrekeninginformatie.
• Gebruik je gekozen loonsoftware om de freelancer in GBP te betalen. Met Rippling, kun je zowel freelancers als werknemers in Britse ponden betalen, in één betaalronde, zonder te wachten op overschrijvingen of conversie.

Onthoud: Wanneer je een onafhankelijke freelancer inhuurt in het VK, ben je niet verantwoordelijk voor het aftrekken van belasting en verzekering van hun loon - zij zijn dat. Dus, je moet onafhankelijke freelancers niet betalen via het HMRC PAYE-systeem. Zorg er gewoon voor dat je nauwkeurig de gegevens bijhoudt van hun werk en salarisinformatie en dat je ze correct hebt geclassificeerd.

Bekijk Rippling

Rippling en haar gelieerde ondernemingen bieden geen belasting-, juridisch of boekhoudkundig advies. Dit materiaal is opgesteld voor informatieve doeleinden en is niet bedoeld om, en mag niet worden gebruikt voor, belasting-, juridisch of boekhoudkundig advies. Je moet je eigen belasting-, juridische en boekhoudkundige adviseurs raadplegen voordat je deelneemt aan gerelateerde activiteiten of transacties.