6 beste praktijken voor het beheren van remote medewerkers in het buitenland

Gepubliceerd

Mar 29, 2024

auteur

Inhoudsopgave

Wereldwijde teams van internationale remote medewerkers zijn eerder de norm dan de uitzondering geworden. Sterker nog, als de mogelijkheid om vanuit huis te werken wordt weggenomen, zouden twee derde van de medewerkers onmiddellijk op zoek gaan naar een baan die flexibiliteit biedt, en 39% zou simpelweg ontslag nemen, volgens het 2022 State of Remote Work rapport van Global Workplace Analytics en Owl Labs.

Verspreide teams zijn de toekomst, dus strategieën voor remote werk zijn een essentieel onderdeel van je gereedschapskist als manager. Zodra je de hindernis van het vinden, aannemen en onboarden van buitenlandse kandidaten voor je bedrijf hebt genomen, begint het voortdurende werk van managen, leiden en begeleiden.

Hoe kun je je remote team succesvol managen en samenwerking over verschillende tijdzones bevorderen? We hebben deze zes beste praktijken voor je. Laten we beginnen.

1. Stel van tevoren duidelijke verwachtingen voor je remote team

Een belangrijke eerste stap voor het managen van wereldwijd remote talent is het stellen van duidelijke verwachtingen voor het team. Dit zal helpen verwarring te voorkomen en een effectievere werkomgeving op afstand bevorderen.

Stel verwachtingen met betrekking tot:

Beschikbaarheid

Wanneer verwacht je dat remote werknemers werken en bereikbaar zijn? Moeten ze werken tijdens standaarduren in hun tijdzone, of die van het hoofdkantoor van het bedrijf?

Definieer kernuren voor vergaderingen en synchroon werk zodat er een duidelijke verwachting is van wanneer iedereen online zal zijn—zonder dat remote teamleden het gevoel hebben dat ze 24/7 responsief moeten zijn. Moedig het hele team aan om een tijdzone-app zoals Time Buddy te installeren zodat ze zich bewust zijn van wanneer iedereen beschikbaar is.

Als een strikte 9 tot 5 planning niet cruciaal is, moedig dan thuiswerkende werknemers aan om niet-lineaire werkdagen te proberen en te experimenteren met welke werkuren het beste voor hen zijn.

Reactietijden

Verwachten sommige werknemers per direct e-mailreacties, terwijl anderen denken dat reageren binnen twee dagen redelijk is? Wat is de verwachte reactietijd voor Slack-berichten?

Voer een gesprek over reactietijden met je team en stel richtlijnen op om iedereen op één lijn te krijgen. Je zou bijvoorbeeld kunnen afspreken dat alle berichten tegen het einde van de volgende werkdag beantwoord moeten worden.

Vergeet niet dat het management de toon zet voor het hele bedrijf. Als je berichten beantwoordt om 23.00 uur, denken nieuwe medewerkers misschien dat dit ook van hen wordt verwacht. Vraag werknemers om berichten en e-mails te plannen voor wanneer hun collega's beschikbaar zijn, of maak duidelijk dat van hen niet wordt verwacht dat ze reageren in de avonden of in het weekend.

Vergaderingen

Zal je team vaste vergadertijden hebben? Hoe vaak zul je in real-time vergaderen? Zorg ervoor dat je teamvergaderingen plant zodat werknemers in verschillende landen niet te vroeg of te laat op de dag moeten deelnemen. In plaats van standaard één uur durende vergaderingen kun je proberen om 45-minuten vergaderingen de standaard te maken om werknemers meer ademruimte in hun agenda’s te geven.

Zorg ervoor dat iedereen die een vergadering plant een duidelijk doel en agenda heeft en alleen de relevante mensen uitnodigt. Is het doel om informatie te delen, input te vragen voor een beslissing, of samen een beslissing te nemen? Als werknemers de agenda van de vergadering niet ontvangen, kunnen ze erom vragen.

Communiceer of je verwacht dat werknemers hun camera's meestal aan hebben, en deel basisvergaderingsrichtlijnen zoals op mute blijven als je niet spreekt.

Werkprestaties

Goed gedefinieerde doelen helpen werknemers hun werk te prioriteren en te begrijpen wat er gedaan moet worden. Om nieuwe werknemers een goede start te geven, maak je samen een 30-60-90 plan voor hun eerste drie maanden bij het bedrijf, en plan check-ins om het plan aan te passen indien nodig.

Om individuele rollen en verantwoordelijkheden voor verschillende projecten te verduidelijken, kun je ook een RACI Matrix gebruiken waarin je de verschillende verantwoordelijkheidstypes schetst: verantwoordelijk, aansprakelijk, geraadpleegd en geïnformeerd.

Spreek met je team af welk systeem je gebruikt om de voortgang en resultaten bij te houden, of het nu gaat om wekelijkse voortgangsrapporten via een projectmanagementtool zoals Trello of Basecamp, dagelijkse check-ins via Slack, of tweewekelijkse vergaderingen via een videoconferentietool zoals Zoom.

Regelmatige check-ins met medewerkers plannen is een must, aangezien spontane interacties niet voorkomen in een werkomgeving op afstand. Het stellen van verwachtingen rond loopbaanbegeleiding is ook belangrijk, aangezien medewerkers kansen om te leren en groeien als de belangrijkste drijfveer van werk cultuur beschouwen.

2. Vaststellen van beleid voor samenwerkingstools

Met de verschuiving naar werken op afstand, versneld door de pandemie, heeft technologie een centrale rol ingenomen. Er zijn meer opties dan ooit om digitaal samen te werken - één Gartner-onderzoek onthult een 44% toename in het gebruik van samenwerkingstools door medewerkers sinds 2019.

Hoewel digitale communicatietools cruciaal zijn voor verspreide teams, veroorzaken ze ook platformoverbelasting. Werkcommunicaties zoals e-mail, Teams en Slack zijn de grootste afleidingen voor werknemers op afstand, volgens een studie uit 2021 uitgevoerd door Wakefield Research voor e-mailplatform Superhuman.

Om informatie-overload tegen te gaan en werknemersgeluk en productiviteit te verbeteren, verbind je je met specifieke platforms en definieer je beleid met je team op afstand voor hoe digitaal samen te werken. Je gebruikt bijvoorbeeld e-mail voor klantencommunicatie, Slack of Teams voor dagelijkse interne communicatie, cloud-telefoonsystemen voor snelle oproepen en Zoom voor vergaderingen.

Je kunt een virtueel-eerste model aannemen voor je verspreide team waarbij asynchrone communicatie de standaard is. Dropbox stelt bijvoorbeeld duidelijke richtlijnen voor hoe effectief te communiceren in een virtueel-eerste omgeving, inclusief hoe je mindset te veranderen en meer duidelijk, warm en inclusief te zijn.

3. Luister naar werknemers op afstand

Als leidinggevende is luisteren je superkracht. In plaats van een top-down managementbenadering te nemen, maak je beslissingen over werkpraktijken samen met medewerkers door open gesprekken te voeren. Laat het idee los dat je alle antwoorden hebt, en vraag in plaats daarvan aan medewerkers wat belangrijk voor hen is - en mijdt moeilijke vragen niet.

Je denkt misschien aanvankelijk dat dagelijkse check-ins nodig zijn voor je team op afstand, maar nadat je aan medewerkers hebt gevraagd wat ze denken, realiseer je je dat wekelijkse vergaderingen de duidelijke voorkeur hebben. Wanneer medewerkers zich gehoord voelen en betrokken zijn bij het maken van beslissingen, zullen ze meer toegewijd zijn aan hun werk en graag bijdragen.

Houd de communicatielijnen met je medewerkers open en toon hen empathie en medeleven. Luister zonder defensief te zijn, en maak duidelijk dat ze naar je toe kunnen komen wanneer ze steun nodig hebben.

Damon Bates, uitvoerend adviseur en consultant bij Bates Communications, adviseert, “Stel open vragen die tot nadenken aanzetten en help het team verder te kijken dan ‘het gaat goed’, zodat je mensen kunt helpen wanneer ze het nodig hebben. En je kunt ook een beetje van jezelf laten zien, zodat ze ook jouw menselijke kant ervaren.”

Voer medewerkersonderzoeken uit op basis van locatie, afdeling of functietitel met Rippling

See Rippling

4. Vertrouw je team op afstand om zichzelf te managen

Succesvol werken op afstand is gebaseerd op vertrouwen. Als manager gaat het erom een omgeving te creëren waarin werknemers hun beste werk kunnen doen, in plaats van mensen te vertellen hoe ze hun werk moeten doen.

Geef medewerkers autonomie en vermijd micromanagement, wat een negatieve invloed heeft op het medewerkersmoraal, creativiteit, werkprestaties, werktevredenheid en retentie. Daarentegen zijn medewerkers die zich vertrouwd en gerespecteerd voelen hoogpresteerders, wat leidt tot meer innovatie.

Vertrouwen in werknemers betekent echter niet dat je geen ondersteuning biedt. Raghu Krishnamoorthy, Senior Fellow en Directeur van het Chief Learning Officer doctoraatsprogramma van de Universiteit van Pennsylvania, pleit voor micro-begrip in plaats van micromanagement. Micro-begrip houdt in dat je op het juiste detailniveau betrokken raakt en je team op afstand leert kennen, inspireert en helpt bij het voltooien van taken.

Krishnamoorthy legt uit, “Micro-begrip gaat over vertrouwen, maar zorgen dat er geen onverwachte hobbels zijn; delegeren, maar er zijn om te voorkomen dat werknemers struikelen; en flexibel zijn, maar altijd letten op de waarschuwingssignalen.”

Om de balans te vinden tussen het vertrouwen in werknemers op afstand en het bieden van ondersteuning, moedig je hen aan om eigenaarschap te nemen over de problemen waarmee ze geconfronteerd worden en om hulp te vragen wanneer ze dat nodig hebben. Als een medewerker bijvoorbeeld een obstakel tegenkomt met een project, bied dan niet alleen aan om het zelf op te lossen, maar stel voor dat ze met iemand anders in het team praten die een soortgelijk probleem heeft gehad, of roep een vergadering met het team bijeen om oplossingen te bedenken.

5. Stimuleer connecties tussen werknemers op afstand

Eenzaamheid en zich losgekoppeld voelen van collega's zijn de meest voorkomende uitdagingen bij werken op afstand. Zonder het creëren van mogelijkheden voor zinvolle connectie, is het maar al te gemakkelijk voor medewerkers, verspreid over verschillende landen, om zich geïsoleerd te voelen op het werk.

Het Zoom borreluurtje is een bekende manier, maar je wilt misschien iets creatiever worden als het gaat om het bevorderen van sociale interacties. Hier zijn wat ideeën om je op weg te helpen:

Gebruik een tool zoals Donut om medewerkers aan te sporen om één-op-één contact te maken. Ze kunnen via directe berichten verbinden, een video-oproep plannen, of een wandeling maken om even van het scherm weg te zijn. Dit werkt geweldig om mensen van verschillende teams en afdelingen met elkaar te verbinden.
Maak optionele Slack-kanalen op basis van interesses waar mensen zich bij kunnen aansluiten. Deze kunnen bijvoorbeeld zijn voor het delen van foto's van huisdieren, het starten van een leesclub of het delen van favoriete recepten. Moedig mensen aan om hun eigen kanalen te starten en anderen uit te nodigen om mee te doen.
Voeg open spreekuren toe aan je agenda. Tijdens deze tijdsblokken kunnen mensen bij je komen voor een kort gesprek, brainstormen om nieuwe ideeën te genereren, of om hulp vragen als ze vastzitten.
Organiseer regelmatige leersessies die door iedereen kunnen worden georganiseerd om kennis en ideeën met het bedrijf te delen. Reserveer een vast tijdstip, bijvoorbeeld 14.00 uur op donderdagen, om de drempel voor het boeken van deze sessies te verlagen. Moedig werknemers aan om elkaar te nomineren voor verschillende onderwerpen.

Om sociale interacties te bevorderen tijdens reguliere teamvergaderingen, stel eenvoudige in- en uitcheckvragen, zoals “Waar kijk je vandaag het meest naar uit om aan te werken?” of “Zie je ergens tegenop vandaag?”

Vermijd giftige positiviteit en sta mensen toe om te delen hoe het met ze gaat, bijvoorbeeld als ze een moeilijke dag hebben of met een persoonlijk probleem worstelen. Weersta de drang om meteen een oplossing of advies te geven—soms willen mensen gewoon gehoord worden en zich gesteund voelen.

6. Kies een hybride werkaanpak die bij je team past

Terwijl sommige van je medewerkers in het buitenland op afstand werken, zijn anderen misschien gevestigd op het hoofdkantoor van het bedrijf, wat betekent dat je hybride werkroutines moet instellen.

Als het gaat om het leiden van een hybride team, is er geen one-size-fits-all benadering. Elk team moet een gesprek hebben over hun ideale hybride werkmodel. Sommige hybride teams kunnen ervoor kiezen om eens per maand op het fysieke kantoor te ontmoeten, maar voor anderen is regelmatig persoonlijk samenkomen misschien niet mogelijk vanwege budget- en visumbeperkingen.

Verduidelijk het doel van het kantoor en de waarde die het de werknemers brengt. Erken dat werknemers verschillende behoeften en voorkeuren zullen hebben wat betreft werken en socializen. Bijvoorbeeld, 39% van de werknemers in de VS werkt het liefst volledig op afstand, terwijl 24% de voorkeur geeft aan een hybride werkomgeving, volgens een Rippling enquête uit 2022. Welke flexibiliteit kun je werknemers bieden, terwijl je ook de eigen samenwerkingsstijlen van je bedrijf handhaaft? Kun je buitenlandse werknemers subsidiëren om vanuit een coworkingruimte te werken als je geen kantoor in hun stad hebt?

Het is mogelijk om een balans te vinden tussen het stellen van verwachtingen als bedrijf en het mogelijk maken voor werknemers om een werk-privébalans te vinden. Het opzetten van een hybride werkomgeving houdt in dat je je aanpast aan de manier waarop je team het beste werkt, zodat je mensen zo betrokken en productief mogelijk kunt houden in verschillende omgevingen.

Kenmerken van een succesvol gedistribueerd team

Vertrouwensomgeving. De manager en werknemers omarmen kwetsbaarheid en tonen empathie en medeleven met elkaar.
Bevoegde werknemers. Remote werknemers begrijpen hun rollen en wat er van hen verwacht wordt, zijn verantwoordelijk voor hun werk, en delen openlijk hun meningen.
Transparante communicatie. Het remote team gebruikt emotioneel intelligente taal en communiceert vaak en goed. Beleid is duidelijk, workflows zijn transparant en informatie is gemakkelijk toegankelijk.
Inclusief en eerlijk. People managers en HR leiders maken ruimte voor diverse perspectieven, vragen naar de behoeften van mensen, en ondernemen dienovereenkomstig actie.
Positieve bedrijfscultuur. Werknemers voelen zich gewaardeerd, hebben een work-life balans, maken tijd voor leren en ontwikkeling en hebben de kans om contact te leggen met hun collega's.

Beheer je remote team vanuit één systeem

Wereldwijde teams zijn een concurrentievoordeel, en ze kunnen een kosteneffectieve manier zijn voor bedrijven om te groeien. Maar het managen van remote werknemers in buitenlandse landen komt met unieke uitdagingen - van het waarborgen van sterke communicatie tot het kiezen van de beste tools en technologie.

Het gebruik van meerdere systemen en handmatige processen om werknemers onboarden, tijd en aanwezigheid bijhouden, en trainingen toewijzen, creëert datasilos en druk werk. Maar met Rippling kun je moeiteloos toptalent van over de hele wereld beheren door alles in één systeem te brengen.

Rippling is de ultieme oplossing voor het aannemen, betalen en beheren van mensen in het buitenland. Ontdek waarom Rippling essentieel is voor elk bedrijf met groeidoelen.

Personeelsbeheer op afstand wordt eenvoudig gemaakt met de wereldwijde HRIS van Rippling