Nómina internacional y global: Todo lo que necesitas saber

Los trabajadores del conocimiento ya no necesitan vivir cerca de la sede de tu empresa. En industrias amigables con el trabajo remoto, las oficinas en casa (o satélite) pueden estar en cualquier parte.

Y mientras que una fuerza laboral globalizada significa que puedes acceder a una red más grande de talento estelar que nunca antes, también significa lidiar con las complejidades de pagar a empleados y contratistas independientes en diferentes países, cada uno con sus propias leyes laborales, regulaciones fiscales y esquemas de pensiones.

Es por eso que los empleadores interesados ​​en atraer al mejor talento del extranjero necesitan un sistema de nómina internacional bien engrasado: uno que pague a los trabajadores rápidamente y alivie la carga de los departamentos de RRHH cuando se trata de manejar plantillas globales.

Esta guía de nómina internacional te guiará a través de todo lo que necesitas tener en cuenta al compensar a los trabajadores en todo el mundo. También exploraremos cómo muchos proveedores de nóminas internacionales no alcanzan una gestión de la fuerza laboral a gran escala. Y luego mostraremos cómo un HRIS puede resolver problemas difíciles de cumplimiento y enviar pagos a empleados y contratistas independientes, dondequiera que vivan.

¿Qué es la nómina internacional?

La nómina internacional es el proceso de una empresa para enviar dinero adeudado a empleados y contratistas independientes extranjeros. Con plantillas globales, esto significa cumplir con leyes laborales, regulaciones fiscales y esquemas de prestaciones contrastantes en cada jurisdicción en la que contratas.

Así que, incluso si tu sede está en Toronto, no puedes confiar en el Plan de Pensiones Canadiense cuando determines las contribuciones de retiro que necesitas hacer por un empleado que vive en India. Y si contratas a un contratista británico, pueden requerir que les pagues en libras, no en dólares. Cuánto más dispersa esté tu fuerza laboral, más complejo se vuelve el procesamiento de tu nómina global.

Gestión de nóminas internacionales: 10 cosas a tener en cuenta

Hay una tremenda variabilidad en los procesos de nómina, regulaciones y costumbres entre regiones. Aquí están los factores más diferenciadores.

Establecer una entidad local

Las entidades locales son estructuras empresariales que permiten que tu empresa tenga operaciones en una jurisdicción especificada. A menudo son necesarias para contratar empleados internacionales, pero cada país tiene diferentes políticas, plazos y requisitos de documentación.

Aunque puede ser costoso y complejo establecer una entidad local en cada jurisdicción en la que contratas, una solución es usar un Employer of Record (EOR), que maneja los pagos internacionales por ti (más sobre esto más tarde).

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Acuerdos de empleados y contratistas

Antes de que se pague a alguien, los empleadores y los trabajadores tienen que llenar sus papeleos. Los contratistas necesitan firmar, bien, contratos que describen el alcance y los detalles de sus servicios (salario, plazos, flujo de trabajo), mientras que los empleados necesitan firmar acuerdos que detallan sus condiciones de trabajo clave (salario, prestaciones, requisitos de aviso de terminación).

Ten en cuenta que los países tienen diferentes requisitos para lo que pertenece en esos acuerdos, de acuerdo a las leyes laborales de dondequiera que vivan tus contrataciones. Las cláusulas de no competencia, por ejemplo, no son legalmente exigibles en todas las jurisdicciones.

También puede haber variabilidad en los acuerdos de los empleados dentro de los países. Australia, por ejemplo, tiene más de 100 tipos de acuerdos de empleados (conocidos como "premios") a través de industrias, cada uno con sus propias escalas salariales y requisitos legales.

Incorporación

Cada nuevo empleado necesita ser incorporado a tu sistema de nómina. Eso significa recopilar la información personal y bancaria necesaria con suficiente anticipación para pagarles tan pronto como su primer depósito sea debido.

Puede llevar un tiempo obtener un nuevo trabajador "en el sistema", especialmente si estás contratando en un nuevo país. Los contratistas internacionales a menudo tienen que esperar tres meses para recibir compensación por su trabajo. Familiarízate con los tiempos de incorporación en diferentes jurisdicciones y considera emplear una solución de fuerza laboral que configure rápidamente la nómina para talentos internacionales.

Leyes, tasas y plazos fiscales

Los impuestos sobre la nómina pueden ser lo suficientemente complicados con empleados domésticos. Con una plantilla global, tienes que cumplir con las regulaciones fiscales en cada jurisdicción en la que contratas. Eso significa determinar la tasa de impuesto sobre la renta de cada empleado (que varía dentro y entre jurisdicciones), proporcionar la documentación correcta dentro de los plazos requeridos y mantenerse al tanto de cualquier actualización de políticas, ya que las leyes fiscales cambian regularmente.

Omitir formularios y perder plazos te expone a penalidades fiscales. Si no tienes el ancho de banda para seguir el rastro de las siempre mutantes leyes fiscales internacionales en todo el mundo, deberías considerar utilizar un software de nómina que gestione el cumplimiento fiscal global por ti.

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Reglamentos de pago

Los países tienen diferentes leyes y normas cuando se trata de procesamiento de nómina global. Estas incluyen:

• Calendario de nómina:

  Los países tienen diferentes frecuencias de nómina basadas en acuerdos y leyes laborales. Mientras que los empleados en Estados Unidos a menudo se pagan quincenal o semimensualmente, Francia sigue un ciclo de pago mensual. Asegúrate de saber cuándo y con qué frecuencia necesitas ejecutar la nómina global.

• Semana laboral y horas extra:

  Los acuerdos locales a menudo especifican diferentes semanas laborales formales. En algunas jurisdicciones, los empleados tienen derecho a pago por horas extra después de 35 horas semanales. En otros, el límite son 40 horas. Las tasas exactas de horas extra también varían, por lo que no puedes aplicar una política única a toda tu plantilla internacional si quieres asegurar cumplimiento global.

• Salario mínimo:

  Los países tienen diferentes leyes de salario mínimo federal y regional que siempre debes considerar al ejecutar la nómina internacional. También deberías investigar las distinciones entre salarios legalmente requeridos y salarios competitivos dentro de tu industria.

• Método de pago:

  Puedes necesitar diferentes procesos de pago para trabajadores internacionales. Averigua los plazos, requisitos y tarifas asociadas con cheques en papel, transferencias bancarias y depósitos directos.

• Compensación adicional:

  Muchos países otorgan a los empleados un salario del 13° (y a veces del 14°) mes al final del año. En algunos lugares, esto es obligatorio. En otros, es costumbre. De cualquier manera, deberías conocer las mejores prácticas para los bonos en cualquier jurisdicción donde contrates.

Prestaciones para empleados

Los países también tienen diferentes requisitos legales y mejores prácticas para los paquetes de beneficios. Necesitas conocer tus responsabilidades para:

• Contribuciones para la jubilacion

• Permiso pagado (incluyendo vacaciones, días de enfermedad y permiso parental)

• Seguro médico

• Compensación para trabajadores

• Indemnización por despido

Otros beneficios—como bienestar, trabajo desde casa y estipendios para comidas—pueden no ser legalmente requeridos. Pero pueden ayudarte a destacarte en un mercado de trabajo competitivo. Si los ofreces, necesitan ser considerados en tus servicios de nómina internacional.

Clasificación de trabajadores

Comparado con los empleados, hay menos que administrar al contratar y pagar a contratistas internacionales, quienes presentan sus propias declaraciones de impuestos y controlan sus condiciones de trabajo. Pero es crucial asegurarte de que estás categorizando a los trabajadores correctamente. Si tu relación comercial con un contratista se asemeja más a la de un empleado, corres el riesgo de una clasificación errónea, lo que puede incurrir en multas elevadas, costos legales y daño a la reputación.

Si quieres una mano distinguiendo entre contratista y empleado, usa el Analizador de Clasificación de Trabajadores de Rippling.

Tasas bancarias

Los pagos internacionales generalmente incurren en tasas. Las empresas que utilizan la red de la Sociedad para las Telecomunicaciones Financieras Interbancarias Mundiales (SWIFT) para enviar pagos de forma segura a través de las fronteras, por ejemplo, generalmente tendrán que pagar entre el 2% y el 5% en costos de tasa de cambio.

Muchos países requieren que pagues a los trabajadores en su moneda local, por lo que necesitas monitorear tu nómina para mantener el ritmo con los tipos de cambio volátiles. Y ahorrarás tiempo utilizando software de nómina global que te permite pagar a empleados y contratistas en su moneda local en una sola ejecución de pago.

Protección de datos

Una plantilla global deja los datos de los empleados vulnerables a infracciones de la privacidad. Algunos países requieren que los empleadores especifiquen, en contratos escritos, cómo se recogerá y utilizará la información privada en el trabajo—como el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) de la UE.

Mientras que subcontratar la gestión de tu nómina a un proveedor de terceros puede ahorrarte tiempo y riesgo de cumplimiento, compartir tus datos con ellos puede ser arriesgado. La mayoría de las soluciones de nómina global afirman ofrecer nómina global—pero en realidad, secretamente externalizan la mayor parte de su producto y tecnología a proveedores de terceros. Eso te deja con un mayor riesgo de violaciones de datos debido a cargas manuales.

Por lo mínimo, deberías establecer un Acuerdo de Procesamiento de Datos (DPA) con un servicio de nómina que mande prácticas de privacidad seguras y proporcione protección legal.

Pero deberías prestar especial atención a las soluciones globales de plantilla que priorizan la protección de datos. Busca sistemas que:

• Cumplan con las regulaciones de privacidad estándar de la industria en diferentes países

• Construyan infraestructuras seguras con mantenimiento constante

• Examinen cuidadosamente al personal

Tus datos están seguros con Rippling.

Personal de Recursos Humanos

Idealmente, el mismo sistema que usas para gestionar la nómina internacional te ayudará en todos los aspectos de la gestión de empleados: reclutamiento, incorporación, cambios de roles de empleados o contratistas, aprobaciones de tiempo libre, administración de beneficios… todo.

Por eso, la mejor solución es un HRIS global que ponga todas estas tareas dispares bajo el mismo techo. Todo el trabajo tedioso de enviar formularios, gestionar la nómina y manejar el cumplimiento se automatiza, dando lugar a un departamento de recursos humanos más ágil.

• Toma Literati, una empresa de Ed Tech que utilizó Rippling para

  reducir su cantidad de administradores a solo dos para las operaciones de RH e IT

  para 160 empleados.

• Morning Consult también cambió a Rippling y también redujo su personal de RR.HH. a dos administradores que gestionan 500 empleados. Dado que Rippling puede manejar la complejidad de procesar pagos globales en 90 segundos, Morning Consult

  redujo su tiempo de procesamiento de nómina en un 84%

Pros y contras de diferentes servicios de nómina internacional

Mencionamos algunos a medida que avanzábamos, pero aquí están las diferentes maneras en que puedes procesar y gestionar la nómina global, junto con las ventajas e inconvenientes de cada opción.

Software de nómina

Qué es: Una aplicación que automáticamente hace y rastrea pagos a trabajadores.

Proveedor de nómina gestionada internacional

Qué es: Un servicio de terceros que maneja la nómina en nombre de un empleador, incluyendo el mantenimiento de registros y la retención de impuestos.

Un EOR

Qué es: Contrata trabajadores extranjeros en nombre de una empresa mientras maneja nómina, impuestos, contratos, hojas de tiempo y beneficios.

Compañía de Transferencia de Dinero Internacional

Qué es: Organización de terceros que te permite realizar pagos globales.

Gestiona el ciclo de vida completo de tu fuerza laboral global con Rippling

Rippling es el único software de nómina global y HRIS nativo que te ayuda a gestionar cada aspecto de tu fuerza laboral global en el mismo sistema. Puedes pagar a los empleados en diferentes países en monedas locales en un solo ciclo de pago, permitiéndote procesar pagos en una fracción del tiempo que un agregador convencional.

Además, Rippling está construido para apoyar cada etapa del crecimiento de tu empresa. Ya sea que estés empezando pequeño y sólo contratando contratistas internacionales, o buscas expandir tu huella global manejando empleados extranjeros con tus propias entidades locales, puedes mantener el mismo sistema de nómina incluso mientras tus tácticas cambian.

Solicita una demostración hoy para ver cómo Rippling puede simplificar el procesamiento de nómina global.