Hoe je freelancers over de hele wereld op compliant wijze betaalt
Sinds de pandemie hebben miljoenen werknemers wereldwijd hun vaste baan verlaten om hun eigen baas te worden. Nu is de wereldwijde gig-economie in opkomst, naar verwachting zal deze meer dan $455 miljard bereiken tegen 2030.
De opkomst van de freelancer biedt nieuwe kansen. Freelancers bepalen hun eigen schema's, werken vanwaar dan ook, en nemen proefprojecten aan met meerdere klanten op zoek naar hun beste match. Bedrijven besparen op kosten voor apparatuur, training en secundaire voorwaarden, terwijl ze meer personeelsflexibiliteit hebben om te zorgen voor de pieken en dalen van hun bedrijfsbehoeften.
Maar bedrijven kunnen deze samenwerkingen verprutsen wanneer ze freelancers niet tijdig hun welverdiende inkomen ontvangen. Wat is de beste manier om dit te doen als je personeel verspreid is over steden, landen of continenten - elk met hun eigen uitbetalingsregels?
Deze gids zal je door het proces leiden om internationale freelancers snel en volgens de lokale wetgeving te betalen. Leer hoe je ze onboardt, onderscheid maakt tussen hen en fulltime werknemers, en al je opties als het gaat om het runnen van de payroll.
Voor meer informatie, bekijk onze webinar over hoe je wereldwijde freelancers betaalt.
Compliant overeenkomsten voor freelancers voorbereiden
In tegenstelling tot het aannemen van werknemers, hoef je nieuwe freelancers niet in te schrijven voor secundaire voorwaarden of belastingen namens hen in te houden. Maar voordat ze beginnen met welke werkzaamheid dan ook, moeten ze een freelancerovereenkomst ondertekenen. Deze wettelijk bindende contracten stellen de voorwaarden van de werkrelatie vast en moeten altijd omvatten:
- Taakverantwoordelijkheden
- Tijdslijn, met startdatum en einddatum
- Verwachte uren
- Betaalstructuur (per project, op oproep basis, of voor tijd en werk)
- Betaalfrequentie
- Betaalvaluta voor internationale freelancers
- Ontslagbeleid
Overeenkomsten moeten ook beschrijven wat er gebeurt als een freelancer hun verantwoordelijkheden niet nakomt, geheimhoudingsverklaringen bevatten om eigendomsinformatie te beschermen, en IP-beschermingen vaststellen om te bepalen wie eigenaar is van de geproduceerde werken.
Het is cruciaal dat freelancerovereenkomsten voldoen aan de lokale arbeidswetten in de jurisdictie van de zelfstandige werknemer. Aangezien arbeidswetten verschillen tussen landen, moet je overeenkomsten aanpassen als je in meerdere landen inhuurt. Overweeg lokale juridische experts in te schakelen om contracten aan te passen aan specifieke landen om eventuele nalevingsproblemen te voorkomen. Je zou ook een freelancer management oplossing zoals Rippling kunnen gebruiken, die vooraf beoordeelde freelancer templates voor meer dan 50 landen aanbiedt die zowel compliant zijn met lokale regelgeving als aanpasbaar naar persoonlijke behoeftes. Ze worden ook veilig opgeslagen binnen het Rippling-platform en zijn gemakkelijk toegankelijk voor referentie, zodat bedrijven en zelfstandige freelancers altijd de verwachtingen kennen.
De risico's van verkeerde classificatie
Hoewel het inhuren van zelfstandige freelancers een zegen kan zijn voor je bedrijf, is het essentieel om ervoor te zorgen dat ze daadwerkelijk freelancers zijn en geen verkapte werknemers. Verkeerde classificatie kan leiden tot hoge boetes en straffen, achterstallige betalingen, retroactieve secundaire voorwaarden, en civiele rechtszaken. In de VS bijvoorbeeld, rekent de IRS $50 voor elke niet betaalde W-2, evenals onbetaalde FICA-belastingen en andere boetes, of de misclassificatie nu per ongeluk was of niet.
Echte voorbeelden van de ernstige gevolgen van verkeerde classificatie omvatten:
- In 2021 oordeelden Nederlandse rechtbanken dat Uber-chauffeurs werknemers waren die recht hadden op nabetaling en secundaire voorwaarden, en legden het bedrijf een boete van €50.000 op. Vervolgens oordeelde het Hooggerechtshof van de VS hetzelfde, waarbij Uber $8,4 miljoen uitbetaalde om een collectieve rechtszaak met Californische chauffeurs te schikken.
- In 2015 betaalde FedEx $228 miljoen uit nadat het chauffeurs in Californië als zelfstandige freelancers had geclassificeerd. Het bedrijf werd ervan beschuldigd staatsarbeidswetten te hebben overtreden door chauffeurs geen secundaire voorwaarden zoals overuren en werknemerscompensatieverzekering te bieden.
- In Canada zijn rechtszaken over verkeerde classificatie in opkomst; de geëiste schadevergoedingen in recente rechtszaken variëren van $30 miljoen tot $200 miljoen.
Dus, hoe onderscheid je een freelancer van een werknemer?
- Freelancer: Een individu of bedrijf dat goederen of diensten levert aan een andere entiteit onder de voorwaarden gespecificeerd in een contract.
- Werknemer: Een individu aangenomen door een werkgever om regelmatig voor een bedrijf te werken en recht heeft op bepaalde secundaire voorwaarden.
Hoewel geen enkele factor doorslaggevend is, zijn de belangrijkste factoren die bedrijven moeten overwegen bij het onderscheid maken tussen werknemers en freelancers als volgt:
Freelancer
Werknemer
Mate van controle
De freelancer controleert zelf de belangrijkste aspecten van hoe ze hun werk voltooien.
De werkzaamheden van de werknemer worden bepaald door het bedrijf, dat kan bepalen hoe het werk wordt gedaan.
Duurzaamheid van de overeenkomst
De overeenkomst heeft meestal een vooraf vastgestelde einddatum.
De overeenkomst heeft geen vastgestelde einddatum (hoewel veel landen wel tijdelijke arbeidsovereenkomsten toestaan).
Mate van integratie
Neemt niet deel aan typische bedrijfsprocessen; het werk van een freelancer wordt niet beschouwd als integraal onderdeel van het bedrijf.
Neemt deel aan bedrijfsprocessen; het werk van de werknemer wordt beschouwd als een integraal onderdeel van het bedrijf.
Kans op winst en verlies
Kan winst behalen of financiële verliezen lijden door het werk.
Draagt geen economisch risico.
Exclusiviteit van de dienst
Kan diensten verlenen aan meerdere organisaties.
Werkt over het algemeen exclusief voor de werkgever.
Veelvoorkomende betaalmethoden voor internationale freelancers / ZZP'ers
Als je een internationale freelancer/ZZP'er hebt ingehuurd (en correct hebt geclassificeerd), moet je uitzoeken hoe je ze betaalt. Hier zijn de standaard betaalmethoden, samen met enkele van hun voordelen en beperkingen.
Internationale overschrijving
De Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication (SWIFT) is een financieel systeem dat wereldwijde betalingen doorstuurt naar een netwerk van 11.000 lidbanken in 200 landen. Een freelancer/ZZP'er verstrekt hun rekeningnummer en de SWIFT-code van hun bank, waarna bedrijven internationale betalingen kunnen verzenden.
Hoewel deze methode veilig en betrouwbaar is (verwerking in één tot vier werkdagen), gaat het ook gepaard met hoge, vaak verborgen bankkosten, ongunstige wisselkoersen en mogelijke servicekosten voor elke overdracht.
Stel bijvoorbeeld dat je een freelancer/ZZP'er in de Filipijnen betaalt. De bankoverschrijving kan door drie of vier tussenliggende banken gaan, die allemaal een verwerkingsvergoeding rekenen. Dus tegen de tijd dat je freelancer/ZZP'er daadwerkelijk wordt betaald, kunnen ze een kleiner bedrag dan verwacht vinden.
Bovendien kunnen SWIFT-kosten wisselend zijn; de ene overdracht kan meerdere kosten met zich meebrengen terwijl de andere er geen heeft. Dit kan internationale freelancers storen alsof ze een gokspel spelen met hun loon.
Internationale money order
Vergelijkbaar met het schrijven van een papieren cheque, houdt deze methode in dat een fysieke betaling per post naar een freelancer in het buitenland wordt gestuurd. Bedrijven moeten meestal naar een Western Union, bank of postkantoor gaan om de money order te kopen, dan moeten freelancers naar hun bank voor een storting zodra deze ontvangen is.
Hoewel dit een nuttige optie kan zijn om wereldwijde freelancers te bereiken die geen toegang hebben tot digitale betalingen, duren deze betalingen enige tijd om te verwerken en vereisen ze dat zowel de betaler als de ontvanger een fysieke locatie bezoeken, waarbij de freelancer een tweede trip maakt om het geld te storten, die in waarborg worden gehouden totdat de cheque is verwerkt.
Money orders komen ook met verwerkingskosten, ongunstige wisselkoersen en kunnen wekenlang wachten tot geld vrijgave die de toegang van een freelancer tot het geld dat ze te goed hebben vertragen.
Digitale betalingen
Digitale betalingen zijn diensten waarmee geld online kunnen worden verzonden en ontvangen. De meeste laten geld bijna onmiddellijk overmaken. Er zullen geen verborgen kosten zijn, maar er zullen wel leverancierskosten zijn (PayPal rekent bijvoorbeeld ongeveer 4% van het totale betaling). Freelancers hebben ook accounts nodig bij de specifieke digitale betalingsdienst om hun geld te ontvangen, en sommige diensten werken niet in bepaalde landen.
Natuurlijk, in plaats van een aparte methode te implementeren om internationale freelancers te betalen, is de makkelijkere optie om ze samen met medewerkers te betalen - allemaal in één betaalronde. Rippling stelt je in staat om dat precies te doen, terwijl je lokale belastingformulieren beheert , flexibele valuta opties biedt, en verschillende uitbetalingsmethoden aanbiedt - zodat je wereldwijde team op tijd, zonder fouten, betaald krijgt.
Platforms zoals Rippling kunnen je ook helpen met fluctuerende wisselkoersen in landen waar je freelancers inhuurt. Veel landen vereisen dat werknemers in hun eigen valuta worden betaald, dus je moet nooit aannemen dat een internationale freelancer in USD kan worden betaald.
Maar buitenlandse wisselkoersen veranderen constant, wat betekent dat de valuta waarin je onafhankelijke freelancers in andere landen betaalt een groot verschil kan hebben voor je cashflow en operationele kosten. Hoewel het moeilijk is om handmatig van valutaschommelingen te profiteren, betaalt Rippling freelancers automatisch in hun lokale valuta. Je kunt verschillende valuta's gebruiken in dezelfde betaalronde en uitbetalen, plus rapporteren over de lokale bedragen of USD-geconverteerde bedragen.
Bekijk ons webinar voor meer informatie over het bepalen in welke valuta je internationale freelancers moet betalen.
Betaal freelancers over de hele wereld in 90 seconden
Rippling is de beste oplossing voor het snel betalen van internationale freelancers, terwijl je je hele personeelsbestand beheert in elke fase van de groei van je bedrijf.
Rippling maakt het betalen van internationale freelancers eenvoudig door:
- Consulting overeenkomstsjablonen voor specifieke landen te bieden en opslaan voor een elektronische handtekening
- Betalen in lokale valuta of USD
- Alle freelancers in één ronde te betalen, ongeacht hun locatie
- Freelancer en medewerker gegevens in hetzelfde globale HRIS samen te voegen
- Automatisch verzamelen van W-8BEN en W-8BEN-E formulieren (binnenkort beschikbaar)
- Facturen bijhouden en beheren (binnenkort beschikbaar)
Dit alles terwijl je alle medewerkers kan beheren - secundaire voorwaarden beheren, naleving van wetgeving monitoren, en salarisadministratie uitvoeren - binnen hetzelfde systeem. Vraag vandaag nog een demo aan om te zien hoe Rippling het snel en eenvoudig maakt om internationale freelancers te betalen.
Rippling en haar filialen bieden geen belasting-, juridisch of boekhoudkundig advies. Dit materiaal is opgesteld voor informatieve doeleinden alleen, en is niet bedoeld om te voorzien, en mag niet worden vertrouwd op, voor belasting-, juridisch of boekhoudkundig advies. Je moet je eigen belasting-, juridische en boekhoudkundige adviseurs raadplegen voorafgaand aan het aangaan van een gerelateerde activiteit of transactie.
