Cómo contratar empleados en los Países Bajos a través de un Empleador de Registro (EOR) [Guía 2025]

No es sorprendente que las empresas se sientan atraídas por el talento en los Países Bajos. Los Países Bajos ocupan el primer lugar entre los países europeos en habilidades digitales y están entre los tres primeros para el crecimiento del talento, lo que los convierte en uno de los mejores países para la competitividad del talento. Para aquellas empresas ansiosas por aprovechar la mano de obra del país en Ámsterdam y contratar empleados holandeses en todo el país, tendrás que considerar establecer una entidad legal o contratar a través de un Employer of Record (EOR).

Registrar una entidad legal puede llevar meses, impidiéndote comenzar con el trabajo en el país. El cumplimiento puede ser complicado de mantener ya que las leyes laborales holandesas cambian constantemente. Puedes incurrir rápidamente en multas y severas penalizaciones por clasificar incorrectamente a los trabajadores o pagar impuestos incorrectos por parte de la Administración de Impuestos y Aduanas de los Países Bajos.

Alternativamente, puedes utilizar un “Employer of Record” (EOR), que maneja la nómina holandesa, impuestos y consideraciones de cumplimiento. Aquí tienes una guía paso a paso para contratar a través de un EOR en los Países Bajos.

Paso a paso: Cómo contratar a través de un Employer of Record en los Países Bajos

Paso #1: Decidir entre un EOR holandés y una entidad legal

Decidir entre una entidad legal u obtener un servicio de employer of record dependerá en gran medida de los recursos de tu empresa, tamaño y planes para escalar en el país.

• Entidad legal en los Países Bajos. Establecer una entidad legal desde cero generalmente requiere registro con autoridades locales, abrir una cuenta bancaria holandesa y consultar con expertos locales para asegurar el cumplimiento con las leyes de impuestos y laborales. Puede ser un lío. Primero, necesitarás elegir la estructura de negocio adecuada para tu empresa en los Países Bajos, elegir un nombre que esté disponible y configurar una dirección comercial. Luego, tendrás que registrar tu empresa con la Cámara de Comercio de los Países Bajos (KVK) y la Administración de Impuestos y Aduanas Holandesa, solo para comenzar el proceso.

• EOR holandés. Un EOR es un servicio de terceros que opera como empleador en nombre de una empresa, lo que significa que no necesitas establecer tu propia entidad. Así como te permite contratar empleados holandeses a tiempo completo, los EOR manejan todos los requisitos legales para cumplir con las leyes holandesas de nómina, contratos de empleo y beneficios como seguro médico y permiso de maternidad. Los servicios de EOR también incluyen calcular y retener impuestos sobre la renta, incorporación y gestión de empleados, y ejecución de la nómina.

Paso #2: Cómo elegir el mejor EOR para tu negocio

Antes de elegir una plataforma, deberías considerar los servicios que necesitarás y cuánto planeas crecer tu presencia global de contratación.

• ¿El EOR está activo en los países en los que necesitas contratar? La primera, y quizás la consideración más obvia al elegir un EOR para la expansión global.
• ¿El EOR posee sus propias entidades en los países que presta servicios? Si el EOR no posee las entidades, significa que están asociándose con un proveedor local o de terceros.
• ¿Cómo protege el EOR tu información sensible y confidencial? Es vital que tu EOR tenga las protecciones de datos apropiadas en su lugar, así como tecnología segura que elimina las posibles divulgaciones de información privada.
• ¿El EOR ofrece soluciones automatizadas? Puedes querer buscar un EOR que automatice el trabajo pesado como la incorporación y la inscripción en beneficios y otras tareas comunes de RR.HH. y TI.
• ¿Cuál es el modelo de soporte del EOR? Es esencial que tu EOR tenga personal de soporte que sea fácil de contactar y expertos en las regulaciones de los países en los que estás contratando.

Obtén la lista completa en nuestra guía: ¿Qué es un EOR?

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Paso #3: Cómo contratar e incorporar a tus empleados holandeses

Gestionar una plantilla global no es para los débiles de corazón, y elegir un Employer of Record para ayudarte a cumplir con la normativa cuando contratas empleados a tiempo completo en los Países Bajos es el movimiento correcto para empezar a operar rápidamente. Una vez que hayas elegido un Employer of Record, necesitarás la siguiente información para comenzar el proceso de incorporación con tus nuevos empleados:

• Su nombre, iniciales, fecha de nacimiento y dirección completa
• Su Número de Servicio al Ciudadano (BSN)
• El salario del empleado en euros

Entonces, rellena el formulario oficial y envíalo a la Administración de Aduanas y Impuestos de Holanda.

A continuación, debes clasificar el estado laboral del trabajador, ya sea un empleado a tiempo completo o un contratista independiente. Necesitas enviar un acuerdo de empleo, incluyendo una carta de oferta, que describa las condiciones de trabajo.

Los Países Bajos son muy estrictos con respecto a sus leyes laborales para mantener el equilibrio entre el trabajo y la vida personal de sus empleados. Las leyes holandesas, específicamente en el Libro 7 del Código Civil Holandés, han establecido programas de beneficios obligatorios y penalizaciones si los empleadores no los implementan correctamente. Estos beneficios obligatorios incluyen un plan de pensiones de tres partes, un mínimo de 20 días de vacaciones pagadas por año, festivos, baja por enfermedad ilimitada, seguro médico y cuidado a largo plazo.

Un Employer of Record puede localizar y distribuir automáticamente acuerdos de empleo para incluir estos beneficios obligatorios y más mientras te mantienes competitivo en el mercado laboral actual. Cada contratación holandesa tendrá un contrato legalmente conforme que ofrece los requisitos legales para períodos de prueba, horas de trabajo, pensiones, salario mínimo, prestaciones y políticas de despido como indemnización por despido y períodos de aviso. Las semanas laborales promedio (práctica común) están entre 36-40 horas y no se requiere trabajar los domingos/fines de semana y/o días festivos a menos que se indique en el acuerdo de empleo/convenio colectivo.

Las leyes laborales locales protegen a los empleados y estipulan que un contrato indefinido no puede ser terminado sin la aprobación de UWV (Agencia de Seguros para Empleados). Los acuerdos de empleo por tiempo determinado pueden ser terminados durante el período de prueba, o no renovados. En contraste, los contratistas/freelancers que tienen contratos a término fijo pueden ser terminados en cualquier momento con aviso.

Paso #4: Administrar la nómina

Una vez que hayas recopilado la información de un nuevo empleado y ambas partes hayan firmado acuerdos de empleo, un Employer of Record pagará a tus empleados holandeses su salario anual en EUR mientras retiene los impuestos legalmente requeridos de sus salarios con la tasa de impuestos correcta según las leyes locales. Los empleadores pagarán impuestos sobre la nómina y contribuciones sobre el salario mensual de los empleados, incluyendo:

• Impuesto sobre la renta
• Aportaciones a la Seguridad Social
• Seguro médico privado obligatorio

Mientras que la nómina ocurre una vez al mes alrededor del 25, los empleadores deben pagar y presentar los impuestos sobre la nómina al final del mes siguiente. Si no cumples y pagas estos impuestos sobre la nómina después de la fecha límite, se te cobrará una multa administrativa del 3% sobre el saldo pendiente. Si no presentas tu declaración de impuestos o pierdes el plazo de presentación, se te cobrará 68€. Para el A-Z sobre el empleo global y la nómina, lee nuestra guía completa para administrar la nómina internacional para empleados en los Países Bajos.

Preguntas frecuentes sobre la contratación a través de un Employer of Record en los Países Bajos

¿Cuánto cuesta un Employer of Record?

Los Employer of Record suelen utilizar una de dos estructuras de precios:

• Tarifa mensual fija por empleado
• Porcentaje del sueldo más impuestos aplicables

Ambos métodos también pueden incluir varios gastos administrativos, cargas por incorporación y otros costes por características suplementarias. 

Ten en cuenta que no necesitas usar un Employer of Record para toda tu plantilla. Si deseas segmentar su uso, solo se te cobrará por los empleados que emplees a través del Employer of Record.

¿Cuál es la diferencia entre un Employer of Record y un PEO?

Una Organización Profesional de Empleadores (PEO) co-emplea la plantilla de una compañía y proporciona servicios administrativos como pagar a los empleados, manejar el cumplimiento y presentar impuestos sobre la nómina. La compañía y el PEO son responsables conjuntamente de la plantilla. Sin embargo, un PEO no te permite contratar en otros países donde no hayas establecido una entidad local. 

Por otro lado, un Employer of Record es el único empleador de la parte de tu plantilla que utilices, asumiendo todas las responsabilidades asociadas. Un Employer of Record permite a las compañías trabajar con empleados en otros países sin establecer una entidad legal.

¿Un Employer of Record protege tu información sensible y confidencial?

Mientras que delegar la gestión de tu nómina a un Employer of Record puede ahorrarte tiempo y riesgo de cumplimiento, compartir tus datos con compañías que utilizan proveedores externos te expone a violaciones de datos por cargas manuales. 

Bajo la Ley de Protección de Datos Personales, los ciudadanos de los Países Bajos tienen el derecho de saber qué se hace con sus datos personales y quién tiene acceso a ellos. La Autoridad de Protección de Datos supervisa el cumplimiento y verifica si las organizaciones están obedeciendo la ley.

Deberías buscar Employer of Record que prioricen la protección de datos, incluyendo:

• Cumplimiento con regulaciones de privacidad estándar de la industria en diferentes países.
• Infraestructura segura con mantenimiento las 24 horas.
• Personal cuidadosamente evaluado.

También puedes establecer un Acuerdo de Procesamiento de Datos (DPA) con un servicio de nómina que exija prácticas de privacidad sólidas y proporcione protección legal. 

¿Un Employer of Record ayuda con las declaraciones fiscales holandesas?

Un Employer of Record puede calcular y presentar automáticamente tus impuestos en los Países Bajos. Rippling, por ejemplo, es un proveedor de nómina autorizado en los Países Bajos. Se requiere que el empleador proporcione un recibo de sueldo, o loonstrookje, cada mes y uno al final del año que resuma todos los ingresos y deducciones.

En nombre de tu compañía, puede distribuir y presentar un loonstrookje que describa:

• Salario bruto.
• Salario neto.
• Impuestos retenidos.
• Aportaciones del empleador a los seguros sociales.

¿Cuáles son los beneficios obligatorios para los empleados holandeses?

El Código Civil Holandés proporciona los siguientes beneficios obligatorios para empleados:

• Pensiones.
• baja por enfermedad.
• Permiso parental (incluyendo permiso de paternidad y maternidad).
• Derecho a vacaciones (mínimo de 20 días de vacaciones pagadas).
• Días festivos públicos (no incluidos en el total de días de vacaciones).
• Seguro médico.
• Cuidado a largo plazo.

Muchos empleadores holandeses ofrecen beneficios suplementarios adicionales como asignaciones para oficinas en casa, un bono de 13avo mes o asignación de vacaciones, licencia anual estatutaria, permiso de paternidad extendido y otros tipos de permisos protegidos por la ley.

Lee nuestra guía completa para más información sobre los beneficios obligatorios en Países Bajos.

¿Cuáles son los costos del empleador para empleados a tiempo completo en los Países Bajos?

Los empleadores en los Países Bajos son responsables de deducir lo siguiente de los salarios de sus empleados a tiempo completo. El total de costos de nómina del empleador puede ser de hasta el 33.29% (excluyendo adiciones de beneficios). 

Encuentra los detalles a continuación:

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Rippling y sus afiliados no proveen asesoría fiscal, legal o contable. Este material ha sido preparado solo para fines informativos, y no está destinado a proveer, y no debe ser utilizado para asesoramiento fiscal, legal, o contable. Deberías consultar a tus propios asesores fiscales, legales y contables antes de participar en cualquier actividad o transacción relacionadas.