6 beste Praktiken für die Verwaltung von Remote-Mitarbeitenden im Ausland

Veröffentlicht

May 10, 2024

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Globale Teams von remote arbeitenden internationalen Mitarbeitern sind eher die Regel als die Ausnahme geworden. Tatsächlich, wenn die Möglichkeit, von zu Hause aus zu arbeiten, weggenommen würde, würden zwei Drittel der Mitarbeiter sofort nach einem Job suchen, der Flexibilität bietet, und 39 % würden einfach kündigen, laut dem 2022 State of Remote Work Bericht von Global Workplace Analytics und Owl Labs.

Verteilte Teams stellen die Zukunft dar, folglich bilden Strategien für die Fernarbeit ein unverzichtbarer Teil deines Management-Toolkits. Sobald Sie die Hürde der Beschaffung, Einstellung und des Onboardens von ausländischen Kandidaten in deinem Unternehmen überwunden haben, beginnt die kontinuierliche Aufgabe des Managements, der Führung und des Mentorings.

Wie kannst du dein Remote-Team erfolgreich managen und die Zusammenarbeit über verschiedene Zeitzonen hinweg stärken? ir präsentieren Ihnen die sechs besten Methoden. Tauchen Sie mit uns ein.

1. Setzen Sie von Anfang an klare Erwartungen für Ihr Remote-Team

Ein entscheidender erster Schritt beim Management von globaler Remote-Talente besteht darin, kristallklare Erwartungen an das Team zu stellen. Dies wird Verwirrung vermeiden und eine effektivere Remote-Arbeitsumgebung fördern.

Legen Sie Erwartungen fest bezüglich:

Verfügbarkeit

Welche Arbeitszeiten und Verfügbarkeit erwarten Sie von den Remote-Mitarbeitern? Sollten sie den Standardzeiten ihrer eigenen Zeitzone arbeiten, oder zur Zeitzone der Firmenzentrale?

Definieren Sie Kernzeiten für Besprechungen und synchronisierte Arbeitstätigkeiten, um klare Erwartungen zu schaffen, wann jeder online sein wird, ohne dass sich die Mitglieder des Remote-Teams verpflichtet fühlen müssen, rund um die Uhr reaktionsbereit zu sein. Ermutigen Sie gesamte Team, eine Zeitzone-App wie Time Buddy zu installieren, damit sie wissen, wann jeder verfügbar ist.

Falls ein strikter 9-bis-5 Zeitplan nicht entscheidend ist, ermutige Mitarbeiter, die zu Hause arbeiten, nichtlineare Arbeitstage auszuprobieren und zu experimentieren, welche Arbeitszeiten für sie am effektivsten sind.

Reaktionszeiten

Erwarten manche Mitarbeiter blitzschnelle Reaktionen auf E-Mails, während andere denken, dass eine Antwort innerhalb von zwei Tagen angemessen ist? Was ist die erwartete Reaktionszeit für Slack DMs?

Führe eine Diskussion über Reaktionszeiten mit deinem Team und setze Richtlinien, um alle auf der gleichen Seite zu haben. Sie könnten zum Beispiel vereinbaren, dass alle Nachrichten bis zum Ende des nächsten Arbeitstages beantwortet werden müssen.

Behalten Sie im Gedächtnis, dass das Management den Ton für das gesamte Unternehmen angibt. Wenn Sie Nachrichten um 23 Uhr beantwortest, könnten neue Mitarbeiter denken, dass von ihnen dasselbe erwartet wird. Fordern Sie die Mitarbeiter auf, Nachrichten und E-Mails zu planen, wenn ihre Kollegen verfügbar sind, oder klarzustellen, dass von ihnen nicht erwartet wird, abends oder am Wochenende zu antworten.

Termine

Werden feste Besprechungszeiten für Ihr Team etabliert? Wie häufig werden Sie in Echtzeit zusammenkommen? Organisieren Sie Teammeetings so, dass Mitarbeiter in verschiedenen Ländern nicht zu früh oder zu spät am Tag teilnehmen müssen. Anstelle von standardmäßig einstündigen Besprechungen könnten Sie versuchen, 45-minütige Sitzungen als Norm zu etablieren, um den Mitarbeitern mehr Flexibilität in ihren Kalendern zu ermöglichen.

Achten Sie darauf, dass jeder Person, der eine Termine ansetzt, einen klaren Zweck und eine Agenda hat und nur die relevanten Personen einlädt. Dient der Zweck dazu, Informationen zu teilen, Meinungen zu einem Entschluss zu erbitten oder gemeinsam eine Entscheidung zu treffen? Wenn Mitarbeiter die Tagesordnung der Besprechung nicht erhalten, können sie danach fragen.

Informieren Sie zudem darüber, ob Sie erwarten, dass Mitarbeiter während der Besprechungen meist ihre Kameras anhaben, und teile grundlegende Besprechungsrichtlinien mit, wie etwa, sich stummzuschalten, sofern man nicht spricht.

Arbeitsleistung

Klar definierte Ziele helfen den Mitarbeitern, ihre Arbeit zu priorisieren und zu verstehen, was erledigt werden muss. Um neuen Mitarbeitern einen guten Start zu ermöglichen, erstellen Sie einen 30-60-90 Plan für ihre ersten drei Monate im Unternehmen und plane Überprüfungen, um den Plan bei Bedarf anzupassen.

Um individuelle Rollen und Verantwortlichkeiten für unterschiedliche Projekte zu klären, kannst du auch eine RACI-Matrix verwenden, in der Sie die verschiedenen Verantwortungstypen skizzieren: verantwortlich, rechenschaftspflichtig, konsultiert und informiert.

Implementieren Sie mit Ihrem Team ein System zur Überwachung des Fortschritts und die Ergebnisse im Auge zu behalten, ob es nun wöchentliche Fortschrittsberichte durch ein Projektmanagement-Tool wie Trello oder Basecamp sind, tägliche Check-ins über Slack oder zweiwöchentliche Termine durch ein Videokonferenz-Tool wie Zoom.

Regelmäßige Check-ins mit den Mitarbeitern sind ein Muss, da spontane Interaktionen in einer Remote-Arbeitsumgebung nicht stattfinden. Es ist auch wichtig, Erwartungen in Bezug auf die Karrierementorship zu setzen, da Mitarbeiter Möglichkeiten zu lernen und zu wachsen als den Haupttreiber der Arbeitskultur ansehen.

2. Richtlinien für Kollaborationswerkzeuge festlegen

Mit dem Übergang zur Remote-Arbeit, beschleunigt durch die Pandemie, hat die Technologie eine zentrale Rolle eingenommen. Es gibt mehr Möglichkeiten als je zuvor, digital zu kollaborieren. Eine Gartner-Umfrage zeigt eine 44%ige Zunahme in der Nutzung von Kollaborationswerkzeugen durch Mitarbeiter seit 2019.

Während digitale Kommunikationswerkzeuge für verteilte Teams unerlässlich sind, führen sie auch zu Plattformüberlastung. Arbeitskommunikationen wie E-Mails, Teams und Slack sind die größten Ablenkungen für Remote-Arbeiter, laut einer Studie von 2021, durchgeführt von Wakefield Research für die E-Mail-Plattform Superhuman.

Um Informationsüberflutung zu bekämpfen und das Mitarbeiterglück und die Produktivität zu verbessern, verpflichten Sie sich zu bestimmten Plattformen und definieren Sie Richtlinien mit Ihrem Remote-Team für digitale Zusammenarbeit. Zum Beispiel nutzt du E-Mail für die Kommunikation mit Kunden, Slack oder Teams für die tägliche interne Kommunikation, Cloud-Telefonsysteme für schnelle Anrufe und Zoom für Meetings.

Es wäre ratsam, ein Modell zu adoptieren, das virtuelle Kommunikation bevorzugt, wobei asynchrone Kommunikation die Standardeinstellung ist. Dropbox, zum Beispiel, setzt klare Richtlinien für effektive Kommunikation in einer virtuell-ersten Umgebung, einschließlich, wie man seine Denkweise ändert und klarer, wärmer und inklusiver wird.

3. Hören Sie den Remote-Mitarbeitern zu

Als Führungskraft ist Zuhören Ihre Superkraft. Anstelle eines Top-Down-Managementansatzes sollten Sie Entscheidungen über Arbeitspraktiken gemeinschaftlich mit Ihren Mitarbeitern treffen, indem Sie offene Dialoge führen. Verabschieden Sie sich von der Vorstellung, alle Antworten zu kennen, und erkundigen Sie sich stattdessen bei Ihren Mitarbeitern, was ihnen wichtig ist – scheuen Sie sich nicht, auch schwierige Fragen zu stellen.

Zum Beispiel könnten Sie anfangs denken, dass tägliche Check-ins für dein Remote-Team notwendig sind, aber nachdem Sie die Mitarbeiter gefragt haben, was sie denken, stellen Sie fest, dass wöchentliche Meetings die klare Präferenz sind. Wenn sich Mitarbeiter gehört fühlen und in Entscheidungen einbezogen werden, werden sie sich stärker für ihre Arbeit engagieren und gerne beitragen.

Halte die Kommunikationswege mit Ihren Mitarbeitern offen und zeige ihnen Empathie und Mitgefühl. Hören Sie zu, ohne sich zu rechtfertigen, und signalisieren Sie, dass sie sich jederzeit an Sie wenden können, wenn sie Unterstützung benötigen.

Damon Bates, Executive Advisor und Berater bei Bates Communications,empfiehlt: „Stellen Sie offene Fragen, die zum Nachdenken anregen und dem Team helfen, über ‚Mir geht es gut‘ hinauszudenken. So können Sie Menschen unterstützen, wenn sie es benötigen. Zeigen Sie auch etwas von sich selbst, damit sie Ihre menschliche Seite erleben können.“

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4. Vertrauen Sie Ihren Mitarbeitern, dass sie sich selbst bewältigen können

Erfolgreiche Remote-Arbeit basiert auf Vertrauen. Als Manager geht es darum, eine Umgebung zu schaffen, in der Mitarbeiter ihre beste Arbeit leisten können – anstatt den Leuten zu sagen, wie sie ihre Arbeit machen sollen.

Geben Sie Ihren Mitarbeitern Autonomie und vermeiden Sie Mikromanagement, das sich negativ auf die Arbeitsmoral, Kreativität, Arbeitsleistung, Arbeitszufriedenheit und Mitarbeiterbindung auswirkt. Umgekehrt sind Mitarbeiter, die sich vertraut und respektiert fühlen, leistungsstark, was zu mehr Innovation führt.

Mitarbeiter zu vertrauen bedeutet jedoch nicht, Unterstützung zurückzuhalten. Raghu Krishnamoorthy, Senior Fellow und Direktor des Chief Learning Officer Doktorandenprogramms der University of Pennsylvania, argumentiert für Mikro-Verständnis über Mikro-Management. Mikro-Verständnis handelt davon, sich auf die richtige Detailtiefe einzulassen, um Ihr Remote-Team zu kennen, zu inspirieren und bei Aufgaben zu unterstützen.

Krishnamoorthy erklärt, „Mikro-Verständnis bedeutet zu vertrauen, aber sicherzustellen, dass keine unerwarteten Stolpersteine auftauchen; zu delegieren, aber da zu sein, um die Mitarbeiter vor dem Stolpern zu bewahren; und flexibel zu sein, aber immer die Warnzeichen zu beachten.“

Um eine Balance zwischen dem Vertrauen in Remote-Mitarbeiter und dem Anbieten von Unterstützung zu wahren, ermutige sie, das Eigentum an den Problemen, mit denen sie konfrontiert sind, zu übernehmen und um Hilfe zu bitten, wenn sie diese benötigen. Zum Beispiel, wenn ein Mitarbeiter auf ein Hindernis bei einem Projekt stößt, biete nicht nur an, es selbst zu beheben, sondern schlage vor, dass sie mit jemand anderem im Team sprechen, der ein ähnliches Problem hatte, oder ein Meeting mit dem Team einberufen, um Lösungen zu erarbeiten.

5. Fördern Sie die Verbindungen zwischen entfernten Mitarbeitern

Einsamkeit und das Gefühl, von Kollegen getrennt zu sein, sind die häufigsten Herausforderungen bei der Remote-Arbeit. Ohne die Schaffung von Möglichkeiten für sinnvolle Verbindungen, ist es allzu leicht für Mitarbeiter, die in verschiedenen Ländern verteilt sind, sich bei der Arbeit isoliert zu fühlen.

Die Zoom-Happy-Hour ist ein alter Bekannter, aber Sie möchten vielleicht ein bisschen kreativer werden, wenn es darum geht, soziale Interaktionen zu fördern. Hier sind einige Ideen, um Sie sich zu inspirieren:

Benutze ein Tool wie Donut, um Mitarbeitende dazu zu animieren, sich eins zu eins zu verbinden. Sie können sich über direkte Nachrichten verbinden, ein Videoanruf planen oder einen Spaziergang machen, um eine Bildschirmpause einzulegen. Das funktioniert großartig, um Leute aus verschiedenen Teams und Abteilungen zu verbinden.
Erstelle interessenbasierte Slack-Kanäle, denen Leute freiwillig beitreten können. Sie könnten dafür sein, Fotos von Haustieren zu teilen, einen Buchclub zu starten oder Lieblingsrezepte zu teilen. Ermutige die Leute, ihre eigenen Kanäle zu starten und andere einzuladen, beizutreten.
Füge offene Bürostunden zu deinem Kalender hinzu. Während dieser Zeitslots können Leute zu dir kommen, um sich kurz zu unterhalten, Ideen zu brainstormen oder um Hilfe zu bitten, wenn sie in einer schwierigen Lage sind.
Richte regelmäßige Lernsitzungen ein, die jeder arrangieren kann, um Wissen und Ideen mit dem Unternehmen zu teilen. Hab einen festen Termin, wie 14 Uhr am Donnerstag, um die Schwelle für die Buchung dieser Sitzungen zu senken. Ermutige Mitarbeitende, sich gegenseitig für verschiedene Themen zu nominieren.

Um soziale Interaktionen während regulärer Teammeetings zu fördern, stelle einfache Ein- und Auscheckfragen, wie „Auf welche Arbeit freuen Sie sich heute am meisten?“ oder „Befürchten Sie heute etwas?“

Vermeide toxische Positivität und erlaube den Leuten zu teilen, wie es ihnen geht, wie zum Beispiel, wenn sie einen harten Tag haben oder einen persönlichen Konflikt. Widerstehe dem Drang, sofort eine Lösung oder einen Rat zu geben – manchmal brauchen die Leute nur, gehört und unterstützt zu werden.

6. Wählen Sie einen hybriden Arbeitsansatz, der zu Ihrem Team passt

Während manche Ihrer ausländischen Mitarbeitenden remote arbeiten, könnten andere am Unternehmenshauptsitz basiert sein, was bedeutet, dass Sie hybride Arbeitsrichtlinien festlegen müssen.

Wenn es darum geht, ein hybrides Team zu leiten, gibt es keinen Ansatz, der für alle passt. Jedes Team muss ein Gespräch über ihr ideales hybrides Arbeitsmodell führen. Einige hybride Teams möchten sich vielleicht einmal im Monat im physischen Büro treffen, aber für andere könnte es aufgrund von Budget- und Visabeschränkungen nicht möglich sein, sich regelmäßig persönlich zu treffen.

Klären Sie den Zweck des Büros und den Wert, den es den Mitarbeitenden bringt. rkennen Sie an, dass die Bedürfnisse und Vorlieben der Mitarbeitenden in Bezug auf Arbeit und Sozialisierung variieren. Zum Beispiel bevorzugen 39 % der Mitarbeitenden in den USA, vollständig remote zu arbeiten, während 24 % eine hybride Arbeitsumgebung bevorzugen, laut einer Umfrage von Rippling aus dem Jahr 2022. Überlegen Sie, welche Flexibilität Sie den Mitarbeitenden bieten können, während Sie gleichzeitig Ihren eigenen Kollaborationsstilen treu bleiben? Ist es möglich, ausländischen Mitarbeitenden eine Subvention zu gewähren, damit sie in einem Coworking-Space arbeiten können, falls kein Büro in ihrer Stadt vorhanden ist?

Es ist möglich, eine Balance zwischen den Erwartungen als Unternehmen und der Ermöglichung von Mitarbeitenden zu finden, eine Work-Life-Harmonie zu finden. Ein hybrides Arbeitsmodell zu etablieren, erfordert eine Anpassung daran, wie Ihr Team am besten arbeitet, damit Sie die Leute in verschiedenen Umgebungen so engagiert und produktiv wie möglich halten können.

Eigenschaften eines erfolgreichen verteilten Teams

Vertrauensvolle Umgebung. Das Management und die Mitarbeitenden umarmen Verletzlichkeit und zeigen Empathie und Mitgefühl füreinander.
Befähigte Mitarbeitende. Entfernte Mitarbeitende verstehen ihre Rollen und was von ihnen erwartet wird, sind verantwortlich für ihre Arbeit und teilen offen ihre Meinungen.
Transparente Kommunikation. Das Remote-Team verwendet emotional intelligente Sprache und kommuniziert oft und gut. Richtlinien sind klar, Arbeitsabläufe sind transparent, und Informationen sind leicht zugänglich.
Inklusiv und fair. Personalleiter und HR-Verantwortliche schaffen Raum für verschiedene Perspektiven, fragen nach den Bedürfnissen der Leute und handeln dementsprechend.
Positive Unternehmenskultur. Mitarbeitende fühlen sich wertgeschätzt, haben eine Work-Life-Balance, machen Zeit für Lernen und Entwicklung und haben die Möglichkeit, sich mit ihren Kollegen zu verbinden.

Bewältigen Sie Ihr Remote-Team von einem System aus

Globale Teams stellen einen Wettbewerbsvorteil dar, und sie können eine kosteneffektive Möglichkeit für Unternehmen sein zu wachsen. Aber das Management von entfernten Mitarbeitenden in fremden Ländern bringt einzigartige Herausforderungen mit sich – von der Sicherstellung starker Kommunikation bis zur Auswahl der besten Werkzeuge und Technologien.

Die Verwendung mehrerer Systeme und manueller Prozesse für das Mitarbeitenden-Onboarding, die Verwaltung von Zeit und Anwesenheit und die Zuweisung von Trainings, schafft Datensilos und zusätzliche Arbeit. Mit Rippling jedoch können Sie mühelos erstklassige Talente aus aller Welt verwalten, indem Sie sämtliche Vorgänge in einem einzigen System zusammenführen.

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