Hoe betaal je internationale contractanten in Nederland
Als je op zoek bent naar een van 's werelds meest opwindende, opkomende tech-hubs, zoek dan niet verder dan Nederland. Het land heeft 99% 4G internetdekking en de hoofdstad, Amsterdam, is genoemd als een van de meest AI-klare steden ter wereld.
Het in dienst nemen van medewerkers in Nederland kan complex en tijdrovend zijn omdat je een juridische entiteit in het land moet hebben. Daarom zijn zoveel internationale bedrijven geïnteresseerd in het inhuren van Nederlandse freelancers, bekend als zelfstandige zonder personeel, of zzp’ers. Zzp'ers geven bedrijven de mogelijkheid om te werven uit de diverse en hooggeschoolde talentenpool van Nederland, maar met meer flexibiliteit.
Voordat je je eerste freelancer in Nederland inhuurt, zijn er enkele belangrijke dingen om te overwegen, zoals hoe je ze gaat betalen. Als je moet weten hoe je internationale salarisadministratie voor freelancers in Nederland uitvoert, ben je hier aan het juiste adres - lees verder voor een stapsgewijze uitleg.
Stap #1: Verifieer de identiteit van je freelancer
In Nederland is het wettelijk verplicht voor alle werkgevers om de identiteit van hun werknemers te verifiëren — dit geldt zowel voor medewerkers als zzp'ers. De regels over welke soorten ID je hiervoor kunt gebruiken zijn strikt — je hebt hun paspoort, Nederlandse ID-kaart of Nederlandse of Europese rijbewijs nodig. Controleer hun naam, leeftijd, lengte, nationaliteit, handtekening, en foto en zorg ervoor dat je een kopie van hun identiteitsdocument maakt voor de administratie van je bedrijf.
Stap #2: Classificeer je werknemers
Het correct classificeren van Nederlandse werknemers is cruciaal. Werknemers als freelancers classificeren in Nederland kan leiden tot boetes, achterstallige belastingen en andere harde straffen, waaronder:
- Achterstallige belastingen en sociale zekerheid
- Wettelijke rechten, inclusief betaald verlof
- Ontslagvergoeding als je wordt beschuldigd van het beëindigen van een contract met een freelancer die eigenlijk een werknemersrelatie heeft
- Overheidsboetes en straffen
- Verlies van intellectuele eigendomsbescherming
- Reputatieschade
De Nederlandse overheid biedt een tool (in het Nederlands) aan om werkgevers en werknemers te helpen hun relaties te evalueren om te zorgen dat ze niet verkeerd worden geclassificeerd.
In de tabel hieronder vind je enkele van de kenmerken die Nederlandse freelancers onderscheiden van werknemers.
Freelancers
Medewerkers
Hoge mate van zelfstandigheid. Nederlandse freelancers zijn vrij om te bepalen wanneer en hoe ze hun werk uitvoeren.
Meer sturing van de werkgever. Nederlandse medewerkers kunnen directe supervisie en instructies krijgen over wanneer en hoe te werken.
Werk mag geen deel uitmaken van de "kernactiviteiten" van het bedrijf.
Werk kan deel uitmaken van de ‘kernactiviteiten’ van het bedrijf.
Gereedschap en uitrusting worden door de freelancer geleverd.
Gereedschap en uitrusting worden door de werkgever geleverd.
Wordt gecompenseerd nadat het werk is uitgevoerd en er een factuur is ingediend.
Wordt gecompenseerd met regelmatige salarisbetalingen.
Geen recht op de meeste wettelijke voordelen, met uitzonderingen voor het minimumloon, eisen aan werkplekveiligheid en rustperiodes in bepaalde sectoren.
Recht op alle wettelijke voordelen in Nederland, inclusief betaalde vakantie, ziekteverlof, ouderschapsverlof, feestdagen en meer.
Niet-exclusief. Bedrijven kunnen freelancers niet verbieden diensten aan andere bedrijven te leveren.
Exclusieve diensten. Medewerkers kunnen contractueel verplicht zijn om voor slechts één bedrijf te werken.
Arbeidsovereenkomsten voor bepaalde tijd. Freelancers kunnen niet voor dezelfde werkgever werken voor "langdurige en continue" perioden.
Arbeidsovereenkomsten voor onbepaalde tijd. Werknemers werken voor onbepaalde tijd totdat een partij ervoor kiest de arbeidsovereenkomst te beëindigen.
Modelovereenkomsten
Modelovereenkomsten
Stap #3: Opstellen en ondertekenen van een modelovereenkomst
Om te helpen bij het voorkomen van classificatiefouten, kunnen werkgevers en freelancers in Nederland gebruikmaken van een "modelovereenkomst", een standaardcontract opgesteld door de Belastingdienst voor ZZP'ers en hun klanten. De belastingdienst biedt drie soorten modelovereenkomsten:
- Algemene modelovereenkomsten, die de meeste standaard freelancer-/ opdrachtgever-relaties dekken.
- Sector- of beroepsspecifieke modelovereenkomsten, die specifiek zijn voor bepaalde sectoren en soorten werk.
- Individuele modelovereenkomsten, die door freelancers worden gecreëerd en dan gratis ter gebruik worden aangeboden aan iedereen die in hetzelfde beroep werkt.
Het is ook een optie om je eigen modelovereenkomst op te stellen en deze vervolgens te laten beoordelen door de Belastingdienst, maar met zoveel geaccepteerde modelovereenkomsten die al beschikbaar zijn voor gebruik, is het over het algemeen sneller om een bestaande overeenkomst te gebruiken.
Stap #4: Zorgen voor veilige werkomstandigheden
Hoewel freelancers in veel landen zijn uitgesloten van de wettelijke voordelen waar werknemers recht op hebben, biedt Nederland enkele van de beste beschermingen ter wereld voor zelfstandigen. Werkgevers van alle werknemers, inclusief ZZP'ers, zijn verplicht om een veilige en gezonde werkomgeving te bieden die voldoet aan de Nederlandse arbeidswetgeving.
Stap #5: Bepaal de werkuren en rusttijden van je freelancer
Regels over werkuren en rustperioden staan omschreven in de Nederlandse arbeidswetten, maar deze zijn niet altijd van toepassing op freelancers. Een opvallende uitzondering is voor ZZP'ers die werken in rollen waarbij de veiligheid van een derde partij op het spel kan staan. Bijvoorbeeld, freelancers die werken in transport, zoals chauffeurs, zijn verplicht om verplichte rustdagen te nemen.
Stap #6: Bepaal de beste manier om je freelancers te betalen
Voordat je freelancers in Nederland kunt betalen, moet je bepalen hoe je ze gaat betalen. Met de opkomst van wereldwijde werkkrachten en remote werk, hebben werkgevers nu meer keuzes dan ooit voor het maken van internationale betalingen aan freelancers. Hier zijn enkele opties:
- Bankoverschrijvingen. Je kunt een Nederlandse bankrekening openen en deze gebruiken om geld te storten op de rekeningen van Nederlandse freelancers of je bank gebruiken om een internationale overschrijving te doen om een Nederlandse freelancer te betalen. Dit is een gangbare betalingsvorm in Nederland.
- Internationale postwissels. Deze al lang bestaande betalingsmethode kan traag zijn - vooral omdat de werkgever de postwissel fysiek moet kopen en de freelancer deze bij ontvangst fysiek moet storten. Postwissels kunnen ook gepaard gaan met kosten en slechte wisselkoersen. Dit is geen gebruikelijke praktijk in Nederland. Het gebruik van postwissels is helemaal niet gangbaar in Nederland.
- Digitale portefeuilles of betaalplatforms. Sommige werkgevers gebruiken platforms zoals Wise om geld over grenzen te verplaatsen. Onthoud dat wisselkoersen van dag tot dag kunnen veranderen, waardoor het moeilijk is om je uitgaven te voorspellen.
- Wereldwijde payroll-diensten. Normaal gesproken worden freelancers niet opgenomen in de loonlijst, omdat ze niet onderworpen zijn aan dezelfde inhoudingen als werknemers - in plaats daarvan factureren ze voor hun diensten, wat voor veel bedrijven via de crediteurenadministratie gaat. Dit is een gangbare betalingsvorm in Nederland.
Stap #7: Gebruik wereldwijde payroll-software om betalingen te verwerken
Zoals je zag in Stap #6, zijn er meerdere manieren om freelancers in Nederland te betalen. Maar de snelste en eenvoudigste manier is het betalen van freelancers via wereldwijde payroll-software. Dit is een gangbare betalingsvorm in Nederland.
Met Rippling, kun je werknemers en freelancers over de hele wereld betalen, in één betalingscyclus. Hier is een voorproefje van hoe het wereldwijde payroll-systeem van Rippling werkt:
Stap #8: Blijf voldoen aan belastingwetten
Hoewel belastingwetten nergens ter wereld bekend staan om hun eenvoud, zijn ze in Nederland bijzonder complex.
Een van de grootste nalevingsproblemen die je wilt vermijden is bekend als "permanent vestiging." Zelfs als je bedrijf buiten Nederland is gevestigd, als je Nederlandse werknemers inhuurt en ze bepaalde soorten zaken doen, kun je worden aangemerkt als een permanente vestiging in Nederland en verplicht zijn om lokale vennootschapsbelastingen te betalen. De belangrijkste trigger hiervoor is als je Nederlandse werknemers inkomsten voor je bedrijf genereren; bijvoorbeeld, als ze in IT of klantondersteuning werken, bevinden ze zich waarschijnlijk aan de juiste kant van deze regel, maar als ze in de verkoop werken, is dat wellicht niet zo.
Hoewel werkgevers in veel landen zijn vrijgesteld van loonbelasting voor ZZP'ers, is dit niet het geval in Nederland, waar ZZP'ers recht hebben op bepaalde werknemersbeschermingen. Bijvoorbeeld, werkgevers moeten meer werknemersverzekeringen betalen voor freelancers dan voor werknemers, omdat hun arbeidsregelingen kortetermijn zijn.
Houd er ook rekening mee dat buitenlandse werkgevers BTW moeten betalen op alle facturen voor ZZP'ers en onderaannemers. BTW kan doorgaans worden afgetrokken als voorbelasting.
FAQ over het betalen van zzp'ers in Nederland
Is het Nederlandse minimumloon van toepassing op ZZP'ers in Nederland?
Ja. In tegenstelling tot veel landen, zijn werkgevers in Nederland verplicht om minimumloon drempels te halen voor zowel werknemers als ZZP'ers. Vanaf begin 2024 is het Nederlandse minimumloon (voor mensen boven de 21 jaar) 13,27 EUR per uur. Het loon wordt elke zes maanden aangepast.
Krijgen Nederlandse ZZP'ers voordelen?
ZZP'ers in Nederland hebben niet dezelfde recht op alle voordelen als werknemers, maar ze hebben wel enkele rechten, waaronder:
- Minimumloon
- Eisen voor een veilige en gezonde werkplek
- Werkuren en rustdagen (in bepaalde sectoren)
Kun je ZZP'ers in Nederland in je eigen valuta betalen?
ZZP'ers in Nederland kunnen in elke valuta worden betaald, maar het is meestal het beste om hen in hun eigen valuta te betalen zodat ze kosten en wisselkoersen kunnen vermijden.
Kun je ZZP'ers in Nederland handmatig betalen?
Ja, en veel kleine ondernemers kiezen ervoor om de betalingen aan ZZP'ers handmatig te verwerken als een kostenbesparende maatregel. Maar handmatige loonverwerking kan zeer tijdrovend zijn, vooral naarmate je bedrijf groeit en als je werkt met meerdere ZZP'ers in Nederland of over de grenzen heen.
Het is ook belangrijk om erop te wijzen dat handmatige betalingsverwerking bepaalde risico's met zich meebrengt:
- Naleving. Handmatige loonverwerking betekent dat je het risico loopt op menselijke fouten en weglatingen. Bescherm jezelf en je bedrijf met Rippling, dat automatisch naleving afdwingt met alle toepasselijke lokale wetten, ongeacht waar je ZZP'ers wonen.
- Beveiliging. Handmatige loonverwerking brengt ook beveiligingsrisico's met zich mee, vooral als je spreadsheets of papieren documenten gebruikt. Gevoelige werknemersinformatie kan verloren gaan, gestolen worden of misbruikt worden.
Hoe verander je een ZZP'er in een werknemer in Nederland?
Hoewel het inhuren van freelancers financiële voordelen kan hebben, heb je soms toch een fulltime werknemer nodig. De uitdaging is ervoor te zorgen dat alle wettelijke vereisten in orde zijn: de Nederlandse arbeidswetten vereisen looninhoudingen, voordelen en meer voor werknemers waar je je geen zorgen over hoeft te maken voor freelancers. Bovendien moet je om werknemers in te huren een juridische entiteit in Nederland hebben - of dat nu via het oprichten van jouw eigen entiteit is of via het gebruik van een Employer of Record (EOR) service.
Beheer moeiteloos je internationale freelancers
Je kunt internationale freelancers direct betalen via Rippling, wat betekent dat je maar één systeem nodig hebt om alle soorten werknemers te betalen - waar ze ook zijn.
Rippling en zijn gelieerden bieden geen belasting-, juridisch of boekhoudkundig advies. Dit materiaal is opgesteld voor informatieve doeleinden, is niet bedoeld om te dienen als, en mag niet worden vertrouwd op voor, belasting-, juridisch, of boekhoudkundig advies. Je moet je eigen belasting-, juridische en boekhoudkundige adviseurs raadplegen voordat je enige activiteit of transactie onderneemt.
