Het beheer van apparaten van externe werknemers overzee - van onboarding tot offboarding
In een tijdperk van remote werken kunnen IT-beheerders niet altijd door een kantoorgang lopen en handmatig de computer van een nieuwe werknemer opstarten. Bedrijven zijn tegenwoordig verspreid over vele locaties die zich over meerdere continenten kunnen bevinden, waardoor werkgevers de grote taak hebben om honderden uiteenlopende apparaten te beheren, elk met een configuratie op maat voor de individuele werknemer.
Terwijl de door de pandemie veroorzaakte renaissance van thuiswerken wereldwijde wervingsmogelijkheden heeft geopend en kenniswerkers meer autonomie heeft gegeven, heeft het ook een nieuw, logistiek probleem ingeluid: het omgaan met de apparatuur van werknemers. Hoe kun je een apparaat naar een nieuwe werknemer in het buitenland sturen voordat ze beginnen met werken, het beschermen tegen cyberaanvallen, het updaten naarmate hun rol verandert, het terugkrijgen zodra ze vertrekken - en dan het proces over je wereldwijde team keer op keer herhalen?
We begeleiden je op de weg van de minste weerstand om eventuele hoofdpijn dossiers te minimaliseren en ervoor te zorgen dat je voldoet aan internationale regels.
Stap #1: Begrijp de apparaatbehoeften van je werknemers
Werkgevers zijn doorgaans verantwoordelijk voor het verstrekken van de apparatuur die medewerkers nodig hebben om hun werk te doen. Maar er is een beetje een grijs gebied met remote teamleden die werken vanuit huis.
Bedrijven hoeven niet altijd laptops en andere apparaten te verstrekken aan nieuwe remote werknemers. Sommige bedrijven voeren een beleid voor het gebruik van je eigen apparaat in waarbij remote werknemers hun eigen computers leveren. Hoewel het gebruik van persoonlijke apparaten kosten bespaart, kan het werkgevers kwetsbaar maken voor beveiligingsrisico's.
Je moet de lokale vereisten controleren voordat je beslist over je beleid, aangezien verschillende landen verschillende regels hebben. Kroatië en Chili vereisen bijvoorbeeld dat werkgevers alle thuiswerk apparatuur vergoeden. In de VS heeft Californië een vergelijkbaar vergoedingsbeleid. Ierland daarentegen, vereist dit niet, maar geeft remote werknemers belastingaftrek voor remote werkuitgaven, wat hun telefoonrekening en internetaansluiting kan omvatten.
Zelfs als het niet verplicht is, is het gebruikelijk voor werkgevers om thuiswerkvergoedingen te bieden voor remote werknemers om de kosten van kantoorartikelen te compenseren. En als je werknemer geen eigen apparaat heeft en een werkcomputer nodig heeft, moet je er een verstrekken.
Stap #2: Koop en verstuur de apparaten
De apparaat behoeften van je remote werknemers hangen af van hun rol. Een bedrijfstelefoon (en headset) kan dienen als een slimme vervanging voor een bureautelefoon voor verkopers om met klanten te communiceren. Het kan ook helpen bij social media managers om merkaccounts te beheren, en kan worden gegeven aan hele teams - zelfs collega's in verschillende tijdzones - om consistentie over hetzelfde besturingssysteem te waarborgen en eenvoudige toegang tot samenwerkingsapps te bieden.
Als extra voordeel kun je ook investeren in ergonomische werkmateriaal om de kans op nek-, rug- en schouderblessures te verkleinen, zoals een toetsenbord en muis. Sommige rechtsgebieden hebben ergonomische vereisten die invloed hebben op het soort materiaal dat je moet kopen. Volgens de UK's Health and Safety regelgeving, moeten werkgevers een Display Screen Equipment (DSE) beoordeling uitvoeren voor zowel remote als persoonlijke werknemers om te zorgen dat hun werkplekken gekantelde toetsenborden en verstelbare monitoren hebben (evenals een ergonomische stoel en ander kantoormeubilair dat helpt om blessures te voorkomen).
Alle verschillen tussen regionale vereisten en behoeften voor verschillende banen kan het moeilijk maken om apparaten te kiezen en te bezorgen - vooral op grote schaal, wanneer je ze allemaal wilt beheren. Het is echter belangrijk om te zorgen dat je remote werknemers de apparaten hebben die ze nodig hebben voor hun startdatum of promotie. Daarom is het een goed idee om te zoeken naar een oplossing die het voor personeelsmanagers mogelijk maakt om snel apparaten te kopen en te verzenden als onderdeel van het inwerkproces.
Stap #3: Stel toegang en rechten van werknemers in
Voordat remote werknemers aan de slag kunnen met hun nieuwe apparaten, moet je ervoor zorgen dat ze zijn ingesteld met alle apps, tools en integraties die je bedrijf gebruikt - en dat je ze vanaf een afstand kunt beheren. Het apparaat moet worden ingesteld voor IT-ondersteuning en cybersecurity beveiligingen, terwijl het ook werkgevers in staat stelt om apps op afstand te voorzien en te verwijderen afhankelijk van de werknemers cyclus.
Met Rippling kun je direct accounts van werknemers instellen en beveiligen, wetende dat elke werknemer vanaf dag één de nodige toegang en rechten heeft. Rippling biedt één centrale plek om al je werknemer apps in te stellen, te beheren en te deactiveren - van Google Workspace tot Slack.
Stap #4: Zorg dat apparaten veilig en up-to-date blijven
Zodra je remote werknemers hun werkapparaten ingesteld hebben voor hun werk, moet je ervoor zorgen dat ze beschermd zijn. Zoek naar IT-oplossingen die besturingssysteem updates kunnen verbergen tot je verifieert dat ze betrouwbaar zijn en ze dan op afstand op bedrijfsapparaten kunt implementeren. Je wilt ook een betrouwbaar beveiligingsplatform (EPP) dat cyberaanvallen detecteert en voorkomt dat ze zich verspreiden.
Bovendien moeten werkgevers worden gewaarschuwd wanneer er een beveiligingsdreiging is. Rippling integreert met SentinelOne, dat inbreuken signaleert (je kunt e-mail of Slack meldingen instellen) en beheerders in staat stelt om bestanden in quarantaine te plaatsen en gevoelige informatie te beschermen. Rippling kan ook data verkrijgen van zijn uitgebreide werknemersgegevens om rapporten te draaien over gecodeerde apparaten en beveiligingsinstallaties over alle verbonden apparaten. Werkgevers kunnen weten welke apparaten bedreigd worden en welke werknemers, teams en locaties daardoor worden beïnvloed.
Stap #5: Haal medewerker apparaten terug wanneer ze vertrekken
Als je werknemers bedrijfsapparaten geeft wanneer ze beginnen met werken, moet je diezelfde apparaten verzamelen wanneer ze stoppen. Wanneer een werknemer bij of in de buurt van het bedrijfshoofdkantoor weggaat, is dit relatief eenvoudig (hoewel tijdrovend); ze kunnen alle apparatuur die ze kregen toen ze begonnen persoonlijk overhandigen of terugsturen.
Met Rippling kun je Voorraadbeheer gebruiken om administratief werk te elimineren. Deze “cloud IT-kast” stuurt automatisch een retourdoos en vooraf betaald verzendlabel naar de werknemer, stuurt het naar een beveiligd magazijn om te worden gewist en gecontroleerd, en als het aan de standaarden voldoet, stuurt het naar een nieuwe werknemer. Je kunt ook een “apparaat retour” aangepaste workflow in het Rippling HRIS bouwen, die IT-beheerders waarschuwt zodra een werknemer wordt uitgeschreven als een automatische apparaat retour niet is geregeld.
Het beheren van werknemer computers op afstand
De IT-voetafdruk van je bedrijf hoeft niet beperkt te zijn tot één fysieke kantoorruimte. Beheer al je apparaten, van begin tot eind, vanaf een enkel dashboard. Gebruik Rippling om:
- Apps configureren en permissies instellen.
- Automatisch veilige besturingssysteem updates installeren en cyber dreigingen te detecteren
- Apparaten wissen, en ze vervolgens naar nieuwe werknemers sturen.
Leer meer over Rippling's beheer van mobiele apparaten en elimineer het administratieve werk voor je externe personeel.
Disclaimer: Rippling en zijn gelieerde ondernemingen bieden geen belasting, juridisch of boekhoudkundig advies. Dit materiaal is alleen voor informatieve doeleinden voorbereid en is niet bedoeld om, en mag niet worden gebruikt voor, belasting, juridisch of boekhoudkundig advies. Je moet je eigen belasting, juridische en boekhoudkundige adviseurs raadplegen voordat je enige verwante activiteiten of transacties onderneemt.
