Hoe betaal je internationale freelancers/ ZZP'ers in Australië
Wereldwijde bedrijven huren Australische freelancers in om gebruik te maken van het vaardige personeel van het land. Maar wanneer het tijd is om ze te betalen, welke stappen moet je nemen om te voldoen aan alle complexe arbeids- en belastingwetten van Australië?
Voordat je je eerste factuur ontvangt, lees verder om te leren wat je moet weten over het werken met freelancers, inclusief hoe je ze correct classificeert en hoe je ze aan boord brengt en betaalt volgens de arbeidswetten van Australië.
Hier is een stap-voor-stap gids over hoe je de salarisadministratie voor freelancers in Australië uitvoert.
Stap #1: Classificeer je werknemers
Het correct classificeren van Australische werknemers is cruciaal. Werknemers als freelancers classificeren kan resulteren in boetes, achterstallige belastingen en andere strenge straffen van Australische rechtbanken en de Australian Taxation Office (ATO). “Schijncontract” straffen kunnen omvatten:
- Door de rechtbank opgelegde boetes tot AUD 16.500 voor individuen en AUD 82.500 voor bedrijven.
- Betaal achterstallige betalingen voor elke gemiste bijdrage aan het superannuatie (Australië’s pensioensysteem), plus rente en administratiekosten.
- Extra boetes tot twee keer het bedrag van de superannuatiebijdrage.
- Een kostenpost voor het niet inhouden van belastingen ter volle hoogte van het bedrag dat had moeten worden ingehouden, inclusief een Medicare (Australië’s zorgsysteem) heffing.
Om werkgevers te helpen bepalen of een aanwerving voldoet aan de criteria voor een werknemer of onafhankelijke freelancer, heeft de Fair Work Ombudsman van de Australische overheid een reeks indicatoren uiteengezet die, wanneer alle samen overwogen, het onderscheid trekken:
Freelancers
Werknemers
Hoge mate van werknemercontrole. Freelancers krijgen over het algemeen meer autonomie om te bepalen hoe ze de werkzaamheden moeten voltooien en wanneer ze dat moeten doen.
Meer regie vanuit de werkgever. Werknemers zijn over het algemeen onderworpen aan meer controle en leiding van hun werkgever, die begeleiding geeft bij het uitvoeren van het werk en specifieke werkuren kan vaststellen.
Hulpmiddelen en uitrusting in eigendom van de werker.
Apparatuur en gereedschappen die doorgaans door het bedrijf worden verstrekt.
Minder geïntegreerd. Freelancers zijn doorgaans onafhankelijk, werken vaker op afstand en gebruiken hun eigen hulpmiddelen en apparatuur.
Sterk geïntegreerd. Werknemers zijn doorgaans meer geïntegreerd in de organisatie van de werkgever; zij kunnen bijvoorbeeld op het terrein van de werkgever werken.
Geen recht op voordelen. Freelancers hebben geen recht op dezelfde voordelen en bescherming als werknemers, en ze zijn verantwoordelijk voor het betalen van hun eigen belastingen.
Recht op voordelen. Werknemers hebben recht op bepaalde arbeidsvoordelen en beschermingen, zoals minimumloon, overwerkvergoeding en vakantiegeld. Ze kunnen ook recht hebben op voordelen zoals een ziektekostenverzekering, pensioenregelingen en betaald ziekteverlof.
Tijdsgebonden betrokkenheid. Freelancers worden doorgaans voor een specifiek project of een bepaalde periode ingeschakeld.
Onbepaalde tijd verbintenis. Werknemers worden over het algemeen voor onbepaalde tijd aangenomen.
Risico van verlies. Aannemers kunnen meer risico en aansprakelijkheid op zich nemen voor het werk dat ze uitvoeren.
Geen risico op verlies. Werknemers worden over het algemeen beschermd tegen aansprakelijkheid voor werkgerelateerde kwesties.
Onderaanneming. Freelancers kunnen werk delegeren aan een andere persoon of bedrijf.
Geen onderaanneming. Van medewerkers wordt verwacht dat zij hun werk zelf doen. Ze kunnen geen verantwoordelijkheden delegeren zonder goedkeuring van het bedrijf.
Stap #2: Bepaal de beste manier om je freelancers te betalen
Het eerste wat je moet doen voordat je freelancers in Australië kunt betalen, is bepalen hoe je ze gaat betalen. Met de opkomst van wereldwijde arbeidskrachten en remote werk, hebben werkgevers nu meer keuzes dan ooit om salarissen aan Australische freelancers te betalen. Hier zijn enkele opties:
- Bankoverschrijvingen. Je kunt een Australische bankrekening openen en deze gebruiken om geld te storten op de rekeningen van Australische freelancers, of je bank gebruiken om een wereldwijde overschrijving te doen om een Australische aannemer te betalen.
- Internationale postwissels. Deze lang bestaande betaalmethode kan traag zijn - vooral omdat de werkgever fysiek de postwissel moet kopen en de aannemer deze bij ontvangst fysiek moet storten. Postwissels kunnen ook gepaard gaan met kosten en slechte wisselkoersen.
- Digitale portefeuilles of betalingsplatforms. Let op dat niet alle digitale betalingsplatforms beschikbaar zijn in Australië (bijvoorbeeld, Venmo werkt alleen binnen de VS), hoewel sommige werkgevers platforms zoals Wise gebruiken om geld over grenzen te transfereren. Denk erom dat wisselkoersen van dag tot dag kunnen veranderen, wat het moeilijk maakt om je uitgaven te voorspellen.
- Wereldwijde payroll services. Normaal worden freelancers niet opgenomen in de payroll, aangezien ze niet onderhevig zijn aan dezelfde inhoudingen als werknemers - in plaats daarvan, sturen ze een factuur voor hun diensten, wat doorgaat via de crediteurenadministratie voor veel bedrijven. Maar met Rippling kun je Australische werknemers en Australische freelancers, waar ze ook zijn, in één betalingscyclus betalen.
Stap #3: Gebruik wereldwijde payroll software om betalingen te verwerken
Zoals je zag in Stap #2, zijn er meerdere manieren om freelancers in Australië te betalen. Maar de snelste en eenvoudigste manier is om freelancers te betalen door middel van wereldwijde payroll software.
Met Rippling, kun je werknemers en freelancers, over de hele wereld, in één betalingscyclus betalen. Hier is een voorbeeld van hoe het wereldwijde payroll systeem van Rippling werkt:
Stap #4: Zorg ervoor dat je freelancer de juiste belastinginformatie heeft
Werkgevers zijn niet verplicht om inkomstenbelasting in te houden en te betalen voor freelancers in Australië. De ATO stuurt freelancers activiteitenoverzichten om hun inkomen en zakelijke kosten bij te houden (om eventuele aftrekbare kosten te claimen), welke freelancers vervolgens elk kwartaal invullen en indienen.
Echter, sommige werkgevers maken vrijwillige afspraken met hun freelancers om belastingbetalingen namens hen te doen, via een proces dat bekend staat als Pay as You Go (PAYG) inhouding (deze betalingen doen is verplicht voor werknemers).
Om belastingaangifte te doen, hebben freelancers doorgaans nodig:
- Een individueel belastingbestandsnummer
- Een Australisch bedrijfsnummer (aangezien individuele freelancers hun eigen bedrijf runnen)
- Een PAYG-withholding registratie
- Een Registratie voor Goederen en Dienstenbelasting als je bedrijfsinkomen AUD 75,000 overschrijdt
Freelancers maken meestal hun eigen bijdragen aan het pensioenfonds. Echter, bedrijven moeten mogelijk betalingen namens de aannemer doen als de werker voornamelijk betaald wordt voor hun arbeid en niet afhankelijk van een specifiek resultaat (bijv. een freelance secretaresse die 15 uur per week administratief werk doet). In dat geval moeten werkgevers aannemers binnen vier weken na hun startdatum de keuze bieden uit een pensioenfonds en gegarandeerd een percentage van hun loon bijdragen.
Krijg je er hoofdpijn van? Een van de voordelen van het verwerken van betalingen via een wereldwijd payroll systeem zoals Rippling is het uitbesteden van het papierwerk - en ons de berekeningen en aangifte voor je laten doen.
FAQs over het betalen van freelancers in Australië
Moet je belasting inhouden bij het betalen van freelancers in Australië?
Nee, buitenlandse bedrijven hoeven geen loonbelasting in te houden bij het betalen van freelancers in Australië. Freelancers moeten zelf al hun belastingen betalen. Hoewel, als beide partijen het eens zijn, kunnen bedrijven vrijwillig belastingen inhouden ten behoeve van een freelancer.
Is het Australische minimumloon van toepassing op onafhankelijke contractanten in Australië?
Nee, wetten over het minimumloon zijn niet van toepassing op onafhankelijke freelancers in Australië.
Krijgen Australische freelancers voordelen?
Nee, onafhankelijke freelancers in Australië hebben geen recht op voordelen op dezelfde manier als werknemers. Het aanbieden van werknemersvoordelen aan freelancers kan zelfs het risico verhogen dat de rechtbanken zullen overwegen dat de freelancers verkeerd geclassificeerd zijn geweest.
Kun je freelancers in Australië betalen in je eigen valuta?
Hoewel je moet proberen om internationale freelancers te betalen in hun lokale munteenheid, kun je freelancers in Australië betalen in een andere valuta als ze hier schriftelijk mee instemmen.
Kun je handmatig freelancers in Australië betalen?
Ja, en het is gebruikelijk voor eigenaren van kleine bedrijven om handmatig betalingen aan freelancers te verwerken in een poging om kosten te besparen. Maar dit kan tijdrovend zijn, vooral naarmate je bedrijf groeit en als je samenwerkt met meerdere freelancers in Australië of over de grenzen heen.
Het is ook belangrijk om op te merken dat handmatige verwerking van betalingen enkele risico's met zich meebrengt:
- Naleving van wetgeving. Handmatige loonverwerking betekent dat je het risico loopt op menselijke fouten en weglatingen. Bescherm jezelf en je bedrijf met Rippling, dat automatisch naleving afdwingt met eventuele toepasselijke lokale wetten, ongeacht waar je freelancers wonen.
- Beveiliging. Handmatige loonverwerking brengt ook veiligheidsrisico's met zich mee, vooral als je spreadsheets of papieren dossiers gebruikt. Gevoelige informatie van werknemers kan verloren gaan, gestolen worden of misbruikt worden.
Maak de payroll automatisch door Rippling te gebruiken. Rippling synchroniseert alle HR-gegevens van je bedrijf met de loonlijst, waardoor handmatige gegevensinvoer volledig overbodig wordt. Werknemers en freelancers over de hele wereld krijgen snel (en nalevend) betaald in één betalingsronde.
Hoe verander je een freelancer in een werknemer in Australië?
Hoewel het inhuren van onafhankelijke freelancers/ in plaats van voltijdse werknemers financiële voordelen kan hebben, heb je soms een voltijdse werknemer nodig. De uitdaging is ervoor zorgen dat aan alle wettelijke vereisten is voldaan: de arbeidswetten van Australië vereisen looninhoudingen, voordelen en meer voor werknemers waarover je je geen zorgen hoeft te maken voor freelancers.
Met Rippling kun je moeiteloos freelancers beheren—evenals freelancers snel omzetten in fulltime werknemers - met wettelijk conforme papierwerk, voordelenadministratie, loonadministratie en meer. Rippling regelt alles, zodat je van aanwerving tot uitdiensttreding volgens de regels blijft.
Rippling helpt werkgevers ook bij het inhuren, betalen en beheren van freelancers, EOR-werknemers of werknemers op een eigen Australische entiteit van het bedrijf, dus ongeacht hoe je relatie met freelancers evolueert, heb je een solide basis voor je Australische personeelsbestand.
Rippling en zijn gelieerde ondernemingen verstrekken geen belasting-, juridisch of boekhoudkundig advies. Dit materiaal is alleen voor informatieve doeleinden voorbereid en is niet bedoeld om, en mag niet worden vertrouwd voor belasting-, juridisch, of boekhoudkundig advies. Je moet je eigen belasting-, juridische en boekhoudadviseurs raadplegen voordat je deelneemt aan enige gerelateerde activiteiten of transacties.
