Hoe internationale freelancers/ ZZP'ers in Canada te betalen
Met Canada's diverse en getalenteerde personeel is het geen wonder dat zoveel wereldwijde bedrijven ervoor kiezen om freelancers in dienst te nemen in Canada. Maar als het tijd is om hen te betalen, welke stappen moet je dan nemen om te voldoen aan alle complexe arbeids- en belastingwetten van Canada?
Voordat je je eerste factuur ontvangt, lees onze stap-voor-stap gids om te leren wat je moet weten om freelancers correct te classificeren, in dienst te nemen, en te betalen volgens de arbeidswetten van Canada.
Stap #1: Classificeer je werknemers
Het correct classificeren van Canadese werknemers is cruciaal. Het verkeerd classificeren van werknemers als freelancers kan leiden tot boetes, achterstallige belastingen, en andere harde straffen van instanties zoals de Canada Revenue Agency (CRA). Straffen kunnen onder meer omvatten:
- Tot 20% boete op onbetaalde inkomstenbelasting, werkloosheidsverzekering en premies voor het Canada Pension Plan (CPP), plus rente.
- Premies voor arbeidsongevallenverzekering, plus boetes en rente.
- Zowel het werkgevers- als het werknemersdeel van onbetaalde CPP-premies.
- Minimumloon, overuren, vakantiegeld, ouderschapsverlof en andere verplichte werknemersvoordelen in Canada.
- Mogelijke claims voor schadevergoeding van werknemers.
Om werkgevers te helpen bepalen of een aanwerving voldoet aan de criteria voor een werknemer of onafhankelijke freelancer, hebben Canadese rechtbanken een reeks testen gecreëerd. De rechtbanken en Canadese belastingautoriteiten kijken naar alle aspecten van een werkregeling en werknemersrelatie om de classificatie te bepalen. Een enkele test is meestal niet genoeg om een beslissing te nemen.
Freelancers
Werknemers
Hoge mate van werknemercontrole. Freelancers krijgen over het algemeen meer autonomie om te bepalen hoe ze de werkzaamheden moeten voltooien en wanneer ze dat moeten doen.
Meer regie vanuit de werkgever. Werknemers zijn over het algemeen onderworpen aan meer controle en leiding van hun werkgever, die begeleiding geeft bij het uitvoeren van het werk en specifieke werkuren kan vaststellen.
Hulpmiddelen en uitrusting in eigendom van de werker.
Apparatuur en gereedschappen die doorgaans door het bedrijf worden verstrekt.
Minder geïntegreerd. Freelancers zijn doorgaans onafhankelijk, werken vaker op afstand en gebruiken hun eigen hulpmiddelen en apparatuur.
Sterk geïntegreerd. Werknemers zijn doorgaans meer geïntegreerd in de organisatie van de werkgever; zij kunnen bijvoorbeeld op het terrein van de werkgever werken.
Geen recht op voordelen. Freelancers hebben geen recht op dezelfde voordelen en bescherming als werknemers, en ze zijn verantwoordelijk voor het betalen van hun eigen belastingen.
Recht op voordelen. Werknemers hebben recht op bepaalde arbeidsvoordelen en beschermingen, zoals minimumloon, overwerkvergoeding en betaald verlof. Ze kunnen ook recht hebben op voordelen zoals een ziektekostenverzekering, pensioenregelingen en betaald ziekteverlof.
Tijdsgebonden betrokkenheid. Freelancers worden doorgaans voor een specifiek project of een bepaalde periode ingeschakeld.
Onbepaalde tijd verbintenis. Werknemers worden over het algemeen voor onbepaalde tijd aangenomen.
Risico van verlies. Aannemers kunnen meer risico en aansprakelijkheid op zich nemen voor het werk dat ze uitvoeren.
Geen risico op verlies. Werknemers worden over het algemeen beschermd tegen aansprakelijkheid voor werkgerelateerde kwesties.
Niet-exclusieve diensten. Freelancers kunnen contractueel niet worden verplicht aan een enkel bedrijf; ze kunnen hun diensten aan meer dan één organisatie leveren.
Exclusieve diensten. Werknemers kunnen contractueel verplicht zijn om diensten te verlenen aan slechts één bedrijf.
Stap #2: Bepaal de beste manier om je freelancers te betalen
Het eerste wat je moet doen voordat je freelancers in Canada kunt betalen, is bepalen hoe je ze zult betalen. Met de opkomst van wereldwijde werkkrachten en thuiswerk hebben werkgevers nu meer keuzes dan ooit voor het maken van internationale betalingen aan freelancers. Hier zijn enkele opties:
- Bankoverschrijvingen. Je kunt een Canadese bankrekening openen en deze gebruiken om geld te storten op de rekeningen van Canadese freelancers, of je bank gebruiken om een wereldwijde bankoverschrijving te sturen om een Canadese freelancer te betalen.
- Internationale postwissels. Deze langdurige betalingsmethode kan traag zijn, vooral omdat de werkgever de postwissel fysiek moet aanschaffen, en de freelancer deze bij ontvangst fysiek moet storten. Postwissels kunnen ook gepaard gaan met kosten en slechte wisselkoersen.
- Digitale portemonnees of betalingsplatformen. Merk op dat niet alle digitale betalingsplatformen beschikbaar zijn in Canada (bijvoorbeeld Venmo werkt alleen binnen de VS), hoewel sommige werkgevers platformen zoals Wise gebruiken om geld over de grens over te maken. Onthoud dat wisselkoersen van dag tot dag kunnen veranderen, waardoor het moeilijk is om je uitgaven te voorspellen.
- Wereldwijde salarisadministratie diensten. Typisch, freelancers zijn niet opgenomen in de salarisadministratie, aangezien ze niet onderworpen zijn aan dezelfde inhoudingen als werknemers - in plaats daarvan factureren ze voor hun diensten, wat gaat via crediteuren voor veel bedrijven. Maar met Rippling, kun je Canadese werknemers en Canadese freelancers betalen, waar ze ook zijn, in een enkele betalingsrun.
Stap #3: Gebruik wereldwijde salarisadministratie software om betalingen te verwerken
Zoals je zag in Stap #2, zijn er meerdere manieren om freelancers in Canada te betalen. Maar de snelste en eenvoudigste manier is het betalen van freelancers via wereldwijde salarisadministratie software.
Met Rippling, kun je werknemers en freelancers, over de wereld, in een enkele betalingsrun betalen. Hier is een voorbeeld van hoe het wereldwijde salarissysteem van Rippling werkt:
Stap #4: Bereken en dien je belastingformulieren in
Hoewel werkgevers niet verplicht zijn om belastingen in te houden en te betalen voor freelancers in Canada, zijn ze wel verplicht om jaarlijks een aantal belastingformulieren in te dienen bij de freelancer en de CRA.
Bedrijven die freelancers in Canada in dienst nemen, moeten leveren:
- T4A formulieren aan de freelancers
- T4A overzichten aan de CRA
- T4A-NR aan grensoverschrijdende freelancers
- T5018s aan aannemers in de bouw
Krijg je er hoofdpijn van? Een van de voordelen van betalingen verwerken via een wereldwijd salarissysteem zoals Rippling is het uit handen geven van het papierwerk – en ons de berekeningen en het indienen voor jou laten doen.
FAQ's over het betalen van freelancers in Canada
Moet je belastingen inhouden bij het betalen van freelancers in Canada?
Nee, buitenlandse bedrijven hoeven geen loonbelasting in te houden bij het betalen van freelancers/ in Canada. Freelancers moeten zelf al hun belastingen betalen.
Is het Canadese minimumloon van toepassing op freelancers in Canada?
Nee, wettelijke minimumlonen zijn niet van toepassing op freelancers in Canada.
Krijgen Canadese freelancers voordelen?
Nee, freelancers in Canada hebben geen recht op dezelfde voordelen als werknemers. Het aanbieden van voordelen aan freelancers kan zelfs het risico vergroten dat de rechtbank oordeelt dat de freelancers verkeerd zijn geclassificeerd.
Kan je freelancers in Canada betalen in je eigen valuta?
Hoewel je internationale freelancers in hun lokale munteenheid moet proberen te betalen, kun je freelancers in Canada betalen in een andere valuta als ze hier schriftelijk mee instemmen.
Kan je freelancers in Canada handmatig betalen?
Ja, en het is gebruikelijk voor kleine bedrijfseigenaren om handmatig betalingen aan freelancers te verwerken in een poging om kosten te besparen. Maar dit kan tijdrovend zijn, vooral als je bedrijf groeit en als je werkt met meerdere freelancers in Canada of over de grenzen heen.
Het is ook belangrijk om te onthouden dat handmatig verwerken van betalingen enkele risico's met zich meebrengt:
- Naleving van wetgeving. Zelf de salarisadministratie doen betekent het risico op menselijke fouten en weglating. Bescherm jezelf en je bedrijf met Rippling, die automatisch naleving van toepasselijke lokale wetten afdwingt - ongeacht waar je freelancers wonen.
- Beveiliging. Handmatige salarisverwerking brengt ook beveiligingsrisico's met zich mee, vooral als je spreadsheets of papieren documenten gebruikt. Gevoelige informatie van werknemers kan verloren gaan, gestolen worden of misbruikt worden.
Maak loonadministratie automatisch door gebruik te maken van Rippling. Rippling synchroniseert alle HR-gegevens van je bedrijf met de loonadministratie, waardoor handmatige gegevensinvoer helemaal niet meer nodig is. Medewerkers en freelancers over de hele wereld worden snel (en volgens de wet) betaald in één betalingsronde. Bovendien is Rippling een geautoriseerde aanbieder van loonadministratie door het Canada Revenue Agency, Canada’s dienst voor federale inkomsten en voor de meeste provinciale en territoriale overheden.
Hoe verander je een freelancer in een werknemer in Canada?
Hoewel het inhuren van freelancers in plaats van voltijd werknemers financiële voordelen kan hebben, heb je soms een voltijd werknemer nodig. De uitdaging is ervoor te zorgen dat aan alle wettelijke vereisten wordt voldaan: De arbeidswetten van Canada vereisen loonbelasting inhoudingen, voordelen, en meer voor werknemers waar je je niet druk om hoeft te maken voor freelancers.
Met Rippling kun je gemakkelijk freelancers beheren- en ook snel freelancers overzetten naar voltijd werknemers - met wettelijk conforme papierwerk, voordelen administratie, loonadministratie, en meer. Rippling regelt alles, dus je blijft voldoen aan de wet van onboarding tot offboarding.
Rippling en haar gelieerde bedrijven bieden geen belasting-, juridisch of boekhoudkundig advies. Dit materiaal is opgesteld voor informatieve doeleinden alleen en is niet bedoeld om te dienen, en mag niet worden gebruikt als, belasting-, juridisch of boekhoudkundig advies. Je moet je eigen belasting-, juridische en boekhoudkundige adviseurs raadplegen voordat je deelneemt aan gerelateerde activiteiten of transacties.
