Hoe je internationaal freelancers / ZZP'ers betaalt in Ierland

Stap #1: Classificeer je werknemers correct

Aangezien verkeerde classificatie resulteert in minder fondsen voor sociale programma's zoals de Universal Social Charge (USC) en Pay Related Social Insurance (PRSI), waar werkgevers en personen geclassificeerd als werknemers wettelijk verplicht zijn om in te betalen, houden drie bestuursorganen een nauwlettend oogje in het zeil op werknemersclassificatie. Dit zijn het Office of the Revenue Commissioners (meestal gewoon “the Revenue” genoemd), de Workplace Relations Commission (WRC), en het Department of Social Protection. 

Je werknemers en freelancers verkeerd classificeren zal resulteren in serieuze boetes van elk (of alle) van deze drie instanties, waaronder:

• Het aansprakelijk stellen voor het terugbetalen van achterstallige belastingen en gemiste pensioen- en welzijnsbijdragen, evenals diverse boetes en straffen
• Je ongeschikt maken om werknemers in dienst te nemen die onderworpen zijn aan werkvergunningen (wat een soort werkvisum is dat niet-Ierse burgers moeten aanvragen om in Ierland te werken)
• Boetes tot 250.000 euro en zelfs 10 jaar gevangenisstraf

Bovendien, als een werknemer onjuist is geclassificeerd als een onafhankelijke freelancer, zodra het probleem is gesignaleerd door de overheidsinstanties, krijgt die persoon automatisch alle rechten die Ierse werknemers hebben, inclusief bescherming tegen oneerlijk ontslag en voordelen, terwijl je verplicht bent om alles te betalen wat je had moeten betalen, zoals achterstallige belastingen, tijdens hun dienstverband.

Gelukkig is er een manier om dit soort nare situaties te vermijden: Bekijk de Ierse classificatievereisten zorgvuldig, en begrijp wat een 'werknemer' scheidt van een 'freelancer'.  Ierland heeft vijf sleutelfactoren (ook wel 'juridische tests' genoemd) vastgesteld om te bepalen tot welke classificatie een individu behoort. 

Deze vijf factoren zijn als volgt:

• Wederzijdse verplichting. Dit verwijst naar of er wel of niet een overeenkomst is dat de werkgever moet accepteren het werk dat door het individu wordt uitgevoerd. Over het algemeen mag een werkgever werk dat is gedaan door een onafhankelijke contractant afwijzen als ze bijvoorbeeld vinden dat het niet aan hun normen voldoet. Dit kunnen ze niet doen bij een werknemer.
• Vervanging. Werknemers kunnen geen vervangers sturen om werk in hun plaats te doen als ze gewoon geen zin hebben om voor de dag naar kantoor te komen. Onafhankelijke contractanten mogen echter werk uitbesteden aan iemand anders.
• De ondernemingstest. Dit verwijst naar of de persoon die het werk doet ook als een bedrijfseigenaar kan worden beschouwd die kan profiteren van zijn eigen onderneming of een financieel verlies kan lijden. Iemand die geclassificeerd is als een werknemer van een bedrijf kan niet worden beschouwd als een bedrijfseigenaar en zou dus niet 'slagen' voor de ondernemingstest.
• Integratie. Deze test kijkt hoe integraal iemands werk is voor het draaiende houden van het bedrijf. Als het nodig is om het bedrijf draaiende te houden, en de persoon is dus 'geïntegreerd', zijn ze waarschijnlijk een werknemer. Als ze perifeer werk uitvoeren en hun verlies zou de dagelijkse werking van het bedrijf niet beïnvloeden, zijn ze waarschijnlijk een onafhankelijke contractant.
• Controle. Deze test controleert hoeveel controle de persoon heeft over hun eigen schema, waar ze werken, en hoe het werk wordt voltooid. Een individu dat zijn eigen schema bepaalt en overal kan werken waar ze willen, is een onafhankelijke contractant.

Stap #2: Bepaal de beste manier om je freelancers te betalen

Nadat je hebt bepaald dat je nieuwe werknemer inderdaad een freelancer is in de ogen van de Ierse arbeidswetten, moet je beslissen hoe je ze gaat betalen. Werk op afstand is sinds 2020 enorm in populariteit gestegen, en werkgevers en freelancers hebben meer keuzes dan ooit over hoe ze de betalingen afhandelen.

Hier zijn een paar opties die je kunt verkennen voor het betalen van je internationale freelancers:

• Bankoverschrijvingen. Je kunt een Ierse bankrekening openen en directe stortingen doen op de rekeningen van je Ierse freelancers. Als je liever een bankrekening in je eigen land gebruikt, kun je een wereldwijde overschrijving versturen.
• Internationale geldorders. Hoewel dit een van de oudste methoden is om freelancers, die niet in hetzelfde land wonen als hun werkgever, te betalen, is het niet de beste keuze. Je wordt belast met een vergoeding voor elke internationale geldorder die je verstuurt, en het maximale bedrag dat je in één keer kunt versturen is $1.000, wat ongelooflijk onhandig en duur is. Geldorders zijn ook een favoriete keuze van oplichters, dus het is beter om ze te vermijden.
• Digitale portefeuilles of betalingsplatforms. Digitale portefeuilles zijn om veel redenen geweldig, maar ze veroorzaken vaak problemen bij het betalen van freelancers internationaal, eenvoudigweg omdat verschillende landen verschillende digitale portefeuilles en betalingsplatforms hebben. Het zal moeilijk zijn om een betalingsplatform te vinden die jullie beiden kunnen gebruiken.
• Wereldwijde payroll services. Normaal gesproken worden freelancers niet opgenomen in de salarisadministratie, omdat ze niet onderhevig zijn aan dezelfde inhoudingen als werknemers - in plaats daarvan factureren ze voor hun diensten, die via de crediteurenadministratie van veel bedrijven verloopt. Maar met Rippling kunt u Ierse werknemers en Ierse freelancers betalen, waar ze ook zijn, in één enkele betaalrun. Bekijk Rippling

Bekijk Rippling

Stap #3: Gebruik wereldwijde salarisadministratiesoftware om betalingen te verwerken voor Ierse freelancers 

Zoals je zag in stap #2, zijn er meerdere manieren om freelancers in Ierland te betalen. Maar de snelste en eenvoudigste manier is freelancers betalen via wereldwijde salarisadministratiesoftware.

Met Rippling kun je werknemers en freelancers, over de hele wereld, in één betalingsronde betalen. Hier is een voorbeeld van hoe het wereldwijde salarissysteem van Rippling werkt:

Stap #4: Houd nauwkeurige gegevens bij voor juridische doeleinden

Werkgevers zijn wettelijk niet verplicht om belastingen af te trekken of voordelen te bieden aan freelancers; de laatsten zijn verantwoordelijk voor het betalen van hun eigen belastingen en het kopen van hun eigen ziekteverzekering en pensioenplannen. 

Echter, je moet wel nauwkeurige gegevens bijhouden van de informatie van elke freelancer en het contract dat je met hen hebt ondertekend, zodat je kunt bewijzen dat ze nauwkeurig zijn geclassificeerd mocht dat ooit een probleem worden.

Krijg je er hoofdpijn van? Een van de voordelen van het verwerken van betalingen via een wereldwijde salarisadministratiesysteem zoals Rippling is het uit handen geven van het papierwerk - en ons de berekeningen en aangiftes te laten doen.

FAQs over het betalen van freelancers in Ierland

Moet je belastingen inhouden bij het betalen van freelancers in Ierland?

Nee, buitenlandse bedrijven hoeven geen loonbelasting in te houden bij het betalen van freelancers in Ierland. Freelancers zijn verplicht om al hun eigen belastingen te betalen.

Is het Ierse minimumloon van toepassing op freelancers in Ierland?

Nee, de Ierse minimumloonwetten zijn niet van toepassing op freelancers.

Krijgen Ierse freelancers voordelen?

Nee. Zoals in veel andere landen komen freelancers niet in aanmerking voor voordelen in Ierland. Alleen mensen die als medewerkers zijn geclassificeerd, doen dat.

Kun je freelancers in Ierland betalen met je eigen valuta?

Ja, maar meestal is de valuta waarin ze betaald worden de beslissing van de freelancer, niet van de werkgever. Verwacht dat de meeste van je Ierse freelancers zullen vragen om in euro's betaald te worden; ze willen niet omgaan met de kosten en hoofdpijnen die komen met het converteren van valuta.

Kun je freelancers in Ierland handmatig betalen?

Ja, en het is gebruikelijk voor kleine bedrijfseigenaren om betalingen aan freelancers handmatig te verwerken om kosten te besparen. Maar dit kan tijdrovend zijn, vooral als je bedrijf groeit en als je met meerdere freelancers in Ierland of over grenzen heen werkt.

Het is ook belangrijk om op te merken dat handmatige verwerking van betalingen enkele risico's met zich meebrengt:

• Naleving van wetgeving. Het handmatig verwerken van salarisadministratie betekent het risico op menselijke fouten en weglatingen. Bescherm jezelf en je bedrijf met Rippling, dat automatisch voldoet aan eventuele toepasselijke lokale wetten - ongeacht waar je freelancers leven.
• Beveiliging. Handmatige salarisverwerking brengt ook beveiligingsrisico's met zich mee, vooral als je spreadsheets of papieren documenten gebruikt. Gevoelige informatie van werknemers kan verloren gaan, gestolen worden of verkeerd gebruikt worden.

Maak salarisadministratie automatisch door gebruik te maken van Rippling. Rippling synchroniseert alle HR-gegevens van je bedrijf met salarisadministratie, waardoor handmatige gegevensinvoer helemaal niet meer nodig is. Werknemers en freelancers over de hele wereld worden snel (en in overeenstemming met de regelgeving) betaald in een enkele betaalronde. Bovendien is Rippling een erkende payroll provider door het Office of the Revenue Commissioners.

Hoe maak je van een freelancer een werknemer in Ierland?

Hoewel het inhuren van freelancers ten opzichte van voltijdse medewerkers financiële voordelen kan hebben, heb je soms een voltijdse medewerker nodig. De uitdaging is ervoor te zorgen dat alle juridische vereisten in orde zijn: Ierse arbeidswetten vereisen wettelijke inhoudingen van het salaris zoals PRSI en de USC voor personen geclassificeerd als werknemers.

Met Rippling kun je freelancers moeiteloos beheren - evenals snel freelancers overzetten naar voltijdse medewerkers - met wettelijk conforme papierwerk, voordelenadministratie, salarisadministratie en meer. Rippling handelt alles af, dus je blijft aan de regels voldoen van onboarding tot offboarding.