10 dingen die werkgevers moeten weten over Poolse arbeids- en werkgelegenheidswetten

Werknemers wereldwijd aannemen geeft je toegang tot zeer gewild talent over de hele wereld, maar het kan voor werkgevers een hele opgave zijn om zich vertrouwd te maken met de nuances van lokale regelgeving. Bij het aannemen in Polen is het cruciaal om de Poolse arbeidswetgeving te begrijpen, vooral rondom secundaire voorwaarden, werknemersrechten en juiste aannameprocedures. De naleving van de Poolse wetgeving kan nog ingewikkelder worden aangezien werkgevers ook onderworpen zijn aan de regelgeving van de Europese Unie.

Hoe navigeer je door het web van Poolse en EU-werkplekregels en houd je alle veranderingen bij die van invloed zijn op je bedrijf? Deze gids biedt je de basis, zodat je vol vertrouwen kunt werven uit het getalenteerde arbeidspotentieel van Polen.

1. At-will dienstverband bestaat niet

In Polen kun je een werknemer alleen ontslaan zonder opzegtermijn om een "gerechtvaardigde reden", wat een hoge bewijslast vereist. Deze soorten ontslag, die ook bekend staan als disciplinaire ontslag, worden gebruikt in gevallen van ernstig wangedrag of criminele activiteit. Een werknemer kan terecht worden ontslagen als zij herhaaldelijk falen in het uitvoeren van de taken die van hun baan worden vereist. Bovendien, als een werknemer wordt veroordeeld voor een criminele activiteit die hen verhindert hun baan uit te voeren (hun rijbewijs verliezen door een DUI) kunnen zij ook onderworpen zijn aan ontslag.

Het arbeidscontract kan ook beëindigd worden door wederzijds goedvinden. Dit kan een overeengekomen compensatie en ontslagvergoeding bevatten, maar dit moet schriftelijk worden gedaan.

2. Werknemers verkeerd classificeren is een dure fout

Werknemers werken uitsluitend onder direct toezicht van een werkgever voor een onbepaalde tijd en hebben recht op secundaire voorwaarden. ZZP'ers werken zelfstandig op basis van een contract voor bepaalde tijd en hebben geen recht op secundaire voorwaarden. Deze werkcategorieën door elkaar halen kan resulteren in straffen voor verkeerde classificatie. Werkgevers die werknemers als ZZP'ers hebben geclassificeerd, krijgen in Polen boetes tot PLN 30.000 (€6.627 of $7.083) per geval, plus nabetaling, achterstallige belastingen en met terugwerkende kracht secundaire voorwaarden voor maximaal vijf jaar, inclusief rente.

3. Polen heeft sterke antidiscriminatiebescherming

De Poolse grondwet garandeert antidiscriminatiebeschermingen, met gelijke rechten en gelijke behandeling als fundamentele principes van arbeidsrecht. Het is strikt verboden om individuen te discrimineren op basis van hun geslacht, leeftijd, handicap, religie, nationaliteit, ras, politieke meningen, vakbondsleden, of enige andere factoren. In gevallen waarin antidiscriminatiebescherming wordt geschonden, ligt de bewijslast bij de werkgever. De werknemer hoeft alleen de gebeurtenis/omstandigheden te onderbouwen. De werknemer kan een compensatie eisen van niet minder dan het Poolse maandelijkse minimumloon van PLN 3600 (€795 of $850)—vanaf 1 juli 2023.

4. Illegale werknemers inhuren kan je duur komen te staan

Als je overweegt om te rekruteren of de activiteiten van je bedrijf in Polen uit te breiden, is het cruciaal om ervoor te zorgen dat alle werknemers de juiste werkvergunning hebben. Buitenlandse werknemers zonder de juiste vergunningen en visa inhuren is tegen de wet en kan resulteren in boetes en andere straffen. Als de werkgever aansprakelijk wordt bevonden, staat de werkgever een boete van maximaal PLN 30.000 (€6.627, $7.083) plus schulden voor een arbeidscontract gelijk aan drie maanden inclusief salaris, secundaire voorwaarden, en belastingen te wachten. Bovendien kan de werkgever de toegang tot Poolse en EU-subsidies en -fondsen verliezen. Wat betreft de werknemer, zij kunnen worden gedeporteerd en beboet. Als de werknemer wordt gedeporteerd, kan het zijn dat de werkgever de repatriëringskosten moet dekken.

5. Poolse werknemers hebben het recht om zich bij een vakbond aan te sluiten

In Polen is de vrijheid van associatie in vakbonden verzekerd voor alle personen die betaald werk verrichten. Een vakbond kan opgericht worden door een minimale groep van 10 werknemers die het recht hebben vakbonden te vormen. Zij hebben de autoriteit om naar eigen goeddunken de individuen (categorieën, groepen, beroepen) te bepalen die in aanmerking komen voor lidmaatschap van de vakbond.

Werkgevers en vakbonden stellen collectieve arbeidsovereenkomsten op, die de arbeidsvoorwaarden zoals soort werk, werkweek, werkdagen, werktijden, rustperiodes, nachtwerk en werkplek regelen en beheren.

6. Als je geen secundaire voorwaarden biedt, krijg je te maken met boetes, sancties en juridische gevolgen

Poolse werknemers hebben recht op een aantal verplichte secundaire voorwaarden zoals uiteengezet in de grondwet en arbeidswet. Deze omvatten: pensioen, zorgverzekering, werknemerskapitaalplan (PPK), sociale zekerheid, training voor gezondheid en veiligheid op het werk, werksverzekering / arbeidsverzekering, vakantietijd en wettelijke feestdagen. Het niet bieden van deze secundaire voorwaarden kan resulteren in boetes en andere sancties. Bijvoorbeeld, het niet bieden van training in gezondheid en veiligheid op het werk kan resulteren in een boete tot PLN 30.000 (€6.627 of $7.083).

7. Geheimhoudingsverklaringen (NDAs) zijn wettelijk bindend in Polen—met beperkingen

In Polen worden NDAs wettelijk gebruikt door bedrijven om handelsgeheimen en andere eigendomsinformatie te beschermen. Eén voorbehoud is dat de NDA geen bestaande wetten of regelgeving mag schenden. NDAs moeten redelijk zijn en niet gebruikt worden om crimineel gedrag te belemmeren. Deze overeenkomsten kunnen een apart document zijn of opgenomen als een clausule in een Poolse arbeidsovereenkomst.

8. Arbeids- en veiligheidsvoorschriften op het werk zijn de verantwoordelijkheid van de werkgever

Het recht op veilige en gezonde werkomstandigheden is vastgelegd in de Poolse grondwet en gedefinieerd in de Poolse Arbeidswet. De verantwoordelijkheid om te voldoen aan de eisen voor gezondheid en veiligheid op het werk ligt bij de werkgever. Seksuele intimidatie, pesten en discriminatie op de werkplek is illegaal in Polen en kan leiden tot juridische stappen. De werkgever is verplicht om klachten over intimidatie te onderzoeken.

9. Je moet de persoonlijke informatie van je medewerkers beschermen

In Polen beschermen strenge wetten de rechten van werknemers met betrekking tot persoonlijke gegevens. Het verwerken van persoonlijke gegevens wordt gereguleerd door de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van de Europese Unie en de Poolse wet op de bescherming van persoonsgegevens. Alle verzoeken om gegevens (in het geval van achtergrondcontroles) moeten voldoen aan de wet, de AVG en de Poolse Arbeidswet. Werkgevers moeten gegevensverzameling en -gebruik bijhouden.

10. Bedrijven die in Polen opereren, moeten loontransparantie garanderen

In 2023 heeft de EU nieuwe regels aangenomen over loontransparantie. Het doel van deze regelgeving is om loondiscriminatie aan te pakken en de loonkloof tussen mannen en vrouwen te dichten. Werkgevers zullen verplicht worden om informatie over de hoeveelheid beloning te delen en actie te ondernemen als hun loonkloof tussen genders meer dan 5% is. De richtlijn bevat ook vereisten met betrekking tot compensatie voor slachtoffers van loondiscriminatie, evenals straffen voor werkgevers die in strijd zijn met deze regelgeving. EU-lidstaten hebben drie jaar de tijd om de richtlijn in nationale voorschriften op te nemen, waarna deze van kracht wordt.

Veelgestelde vragen over Poolse arbeidswetten

Wat is het minimumloon in Polen?

Vanaf 1 juli 2023 is het maandelijkse minimumloon in Polen 3.600 PLN (€793 of $850). Het minimale uurloon is 23,5 PLN (€5,18 of $5,55).

Wat zijn de overwerkregels in Polen?

In Polen definieert het Ministerie van Gezin en Sociaal Beleid overwerk als werk dat langer duurt dan acht uur op één dag of meer dan 40 uur in een week. Er zijn limieten aan dagelijkse, wekelijkse en jaarlijkse overuren. Zwangere werknemers en minderjarigen mogen niet overwerken. Werknemers die voor een kind zorgen (tot de leeftijd van vier) mogen overwerken, zolang ze akkoord gaan. Dezelfde regels gelden voor deeltijdwerkers.

Dagelijkse limieten: Werkuren, inclusief overwerk, mogen niet langer zijn dan 13 uur per dag.

Wekelijkse limieten: Werkuren, inclusief overwerk, mogen niet langer zijn dan 48 uur. Dit zorgt ervoor dat werknemers niet consistent extreem lange uren over een korte periode werken.

Jaarlijkse limieten: Werknemers kunnen niet meer dan 150 overuren werken in een kalenderjaar.

Onder bepaalde omstandigheden is het mogelijk om een ander aantal overuren in een kalenderjaar vast te stellen. Het is echter belangrijk om op te merken dat ondanks eventuele variaties, de gemiddelde wekelijkse werktijdlimiet niet meer dan 48 uur mag bedragen.

Voor werknemers die in een gelijksoortig werktijdensysteem werken, omvat overwerk het volgende:

• Meer dan acht uur op een dag werken, als de geplande werktijd van de werknemer voor die dag acht uur of minder is, volgens hun toepasselijke werkrooster.
• Werken buiten de verlengde tijd (meer dan acht uur) van de dagelijkse werktijd gespecificeerd in het werkrooster van de werknemer.
• Gemiddeld meer dan 40 uur per week werken binnen een referentieperiode.

Vergoeding:

Medewerkers moeten hun reguliere loon ontvangen voor elk uur overwerk, plus:

50% extra vergoeding:

• Voor overwerk op reguliere werkdagen (inclusief "werkzame" zondagen en feestdagen). Als het overwerk als nachtwerk wordt beschouwd, stijgt het bijkomende percentage naar 100%.
• Voor overwerk op een vrije dag (vijfdaagse werkweek).
• Voor overwerk op niet-werkdagen die de toename van de dagelijkse werktijd boven acht uur compenseren (gelijkwaardig werkuren systeem).

100% extra vergoeding:

• Voor uren gewerkt tijdens de nacht.
• Voor uren gewerkt op zondagen en feestdagen die geplande vrije dagen zijn voor de werknemer.
• Voor uren gewerkt op een dag die de werknemer heeft ontvangen voor werken op een zondag of feestdag.
• Wanneer het werk de gemiddelde 40-urige werkweek overschrijdt.

Overwerk kan ook gecompenseerd worden met tijd vrij of een eenmalige betaling in speciale gevallen.

Wat zijn de vereiste secundaire voorwaarden in Polen?

Alle voltijdse Poolse werknemers hebben recht op de volgende wettelijke voordelen:

• Pensioenverzekering
• Arbeidsongeschiktheidsverzekering
• Werkloosheidsverzekering
• Arbeidsongevallenverzekering
• Werknemerskapitaalplan (PPK)
• Feestdagen
• Ziekteverlof
• Zwangerschapsverlof
• Vaderschapsverlof
• Ouderschapsverlof
• Jaarlijks verlof
• Andere werknemersvoordelen en rechten genoemd in het arbeidsrecht

Niet aanbieden van deze verplichte voordelen kan resulteren in boetes en strafrechtelijke aansprakelijkheid voor de werkgever.

Voor meer informatie over verplichte voordelen in Polen, lees onze complete gids.

Hoe ontsla ik werknemers in Polen?

Het ontslaan van werknemers staat misschien niet bovenaan je to-do lijst, maar je moet wel bewust zijn van de noodzakelijke stappen voordat je je team in Polen samenstelt.
Omdat at-will beëindiging niet wordt erkend in Polen, zijn de belangrijkste manieren om een arbeidsovereenkomst te beëindigen door wederzijdse overeenkomst, beëindiging met opzegtermijn en beëindiging zonder opzegtermijn.

Beëindiging van dienstverband door wederzijdse overeenkomst. De werkgever en werknemer komen de beëindigingsvoorwaarden schriftelijk overeen. Dit kan opzegging, extra compensatie en ontslagvergoeding omvatten. Wederzijdse overeenkomsten zijn niet onderhevig aan speciale beschermingen, zoals in het geval van zwangerschap of ouderschapsverlof. Voor meer over verplichte opzegtermijnen en ontslagvergoeding voor Poolse werknemers, zie onze gids.

Beëindiging van dienstverband met opzegging. Wanneer een arbeidsovereenkomst wordt beëindigd, verklaart één partij hun intentie om de arbeidsrelatie te beëindigen aan het einde van de opzegtermijn. Zowel de werknemer als de werkgever moeten schriftelijk hun intentie tot beëindiging van het contract aangeven. Voor contracten voor onbepaalde tijd die door de werkgever worden beëindigd, moet de opzegbrief de reden voor beëindiging vermelden en de werknemer informeren over hun recht om beroep aan te tekenen bij een arbeidsrechtbank.

Beëindiging van dienstverband zonder opzegging (disciplinaire beëindiging). Deze vorm van beëindiging kan onmiddellijk plaatsvinden, maar een geldige reden in dergelijke gevallen is vereist. Enkele voorbeelden:

• Een ernstige schending van de basisplichten van de werknemer (bijvoorbeeld slechte uitvoering van werk).
• De werknemer heeft een onrechtmatige daad gepleegd die hen ervan weerhoudt om te blijven werken in hun huidige baan (er moet een geldig gerechtelijk vonnis zijn).
• De werknemer heeft door eigen nalatigheid de vereiste licentie(s) voor het uitvoeren van hun werk verloren.

Beëindiging tijdens de proefperiode. Proeftijden worden gedekt door een apart soort arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd. Ze stellen werkgevers in staat om de geschiktheid van een recente werknemer voor een nieuwe baan te beoordelen. Werkgevers kunnen de werknemer tijdens hun proeftijd beëindigen met een opzegtermijn. De lengte van de opzegtermijn is afhankelijk van de lengte van de proeftijd.

Wil je meer weten over Poolse beëindigingsvereisten, inclusief opzegperiodes en claims voor onrechtmatig ontslag? Raadpleeg onze gids.

Neem Poolse werknemers in dienst en onboard ze met Rippling

Als je werknemers, freelancers of remote medewerkers in Polen in dienst neemt, heb je Rippling nodig.

Rippling maakt het gemakkelijk om werknemers en freelancers over de hele wereld te onboarden en te beheren.

Rippling en haar gelieerde ondernemingen verstrekken geen belasting-, boekhoudkundig of juridisch advies. Dit materiaal is opgesteld voor informatieve doeleinden alleen, en is niet bedoeld om, en mag niet worden vertrouwd als, belasting, juridisch of boekhoudkundig advies. U dient uw eigen belasting-, juridische en boekhoudkundige adviseurs te raadplegen voordat u deelneemt aan enige gerelateerde activiteiten of transacties.