Hoe internationale freelancers in Polen te betalen
Met de diverse en getalenteerde personeel in Polen, is het geen wonder dat zoveel internationale bedrijven ervoor kiezen om freelancers in Polen in te huren. Maar wanneer het tijd is om ze te betalen, welke stappen moet je dan nemen om te voldoen aan alle ingewikkelde arbeids- en belastingwetten van Polen?
Voordat je je eerste factuur ontvangt, lees verder om te leren wat je moet weten om freelancers correct te classificeren, ze aan boord te nemen, te voldoen aan de sociale zekerheidseisen, en ze volgens de Poolse en Europese Unie arbeidswetten te betalen. We hebben het stap voor stap uiteengezet.
Stap #1: Classificeer je werknemers
Het correct classificeren van Poolse werknemers is cruciaal. Werknemers als freelancers verkeerd classificeren kan resulteren in een boete van PLN 1.000 ($233) tot PLN 30.000 ($7.000) naast achterstallige belastingen, en andere zware straffen.
Onder Poolse en Europese Unie wetgeving kunnen bepaalde criteria helpen onderscheid te maken tussen afhankelijk werk en contractwerk. Een freelancer is zelfstandig, biedt zijn diensten op contractbasis aan, bepaalt zijn eigen werktijden en -methode en kan voor meer dan één klant werken. Ze ontvangen geen secundaire voorwaarden en ze dienen zelf hun belastingen in en betalen deze. Vergoeding is niet gebaseerd op het Poolse minimumloon en wordt niet maandelijks betaald.
Stap #2: Bepaal de beste manier om je freelancers te betalen
Het eerste wat je moet doen voordat je freelancers in Polen kunt betalen, is bepalen hoe je ze gaat betalen. Met de opkomst van wereldwijde arbeidskrachten en op afstand werken, hebben werkgevers nu meer keuzes dan ooit voor het maken van internationale betalingen aan freelancers. Hier zijn enkele opties:
- Bankoverschrijvingen. Je kunt een Poolse bankrekening openen en deze gebruiken om geld te storten op de rekeningen van Poolse freelancers of je bank gebruiken om een wereldwijde overschrijving te versturen om een Poolse freelancer te betalen. Je moet mogelijk officieel geregistreerd zijn als een bedrijf of juridische entiteit in Polen om een rekening te openen.
- Internationale geldorders. Deze lang bestaande betalingsmethode kan traag zijn—vooral omdat de werkgever de geldorder fysiek moet aanschaffen, en de freelancer deze bij ontvangst fysiek moet storten. Geldorders kunnen ook gepaard gaan met kosten en slechte wisselkoersen.
- Digitale portefeuilles of betaalplatforms. Let op dat niet alle digitale betaalplatforms beschikbaar zijn in Polen (bijvoorbeeld Venmo werkt alleen binnen de VS), hoewel sommige werkgevers platforms zoals Wise gebruiken om geld over te maken over grenzen heen. Onthoud dat wisselkoersen van dag tot dag kunnen veranderen, waardoor het moeilijk wordt om je uitgaven te voorspellen.
- Wereldwijde loondiensten. Normaal gesproken worden freelancers niet opgenomen in de salarisadministratie, omdat ze niet onderhevig zijn aan dezelfde inhoudingen als werknemers - in plaats daarvan factureren ze voor hun diensten, die via de crediteurenadministratie van veel bedrijven verloopt.
Stap #3: Gebruik wereldwijde loonsoftware om betalingen te verwerken
Zoals je zag in Stap #2, zijn er meerdere manieren om freelancers te betalen in Polen. Maar de snelste en eenvoudigste manier is het betalen van freelancers via wereldwijde loonlijst software.
Met Rippling kun je freelancers over de hele wereld betalen in één betalingsronde. Hier is een voorbeeld van hoe het wereldwijde salarisadministratiesysteem van Rippling werkt:
Stap #4: Bereken en verstuur je belastingformulieren
Hoewel werkgevers niet verplicht zijn om belastingen in te houden en te betalen voor freelancers in Polen, moeten ze mogelijk extra papierwerk invullen. Arbeidswetten veranderen voortdurend en het is gemakkelijk om iets te missen dat vereist is. Hoewel werkgevers niet verplicht zijn om belastingen in te houden en te betalen voor freelancers in Polen, vereist de IRS dat je alle betalingen aan buitenlandse freelancers rapporteert.
Veelgestelde vragen over het uitbetalen van freelancers in Polen
Moet je belastingen inhouden wanneer je freelancers betaalt in Polen?
Nee, buitenlandse bedrijven hoeven tijdens het kalenderjaar geen loonbelasting in te houden bij het betalen van freelancers in Polen. Freelancers zijn zelf verantwoordelijk voor hun belastingen.
Is het Poolse minimumloon van toepassing op freelancers in Polen?
Nee, wetten over minimumloon zijn niet van toepassing op freelancers in Polen.
Krijgen Poolse freelancers voordelen?
Nee, freelancers in Polen hebben geen recht op voordelen op dezelfde manier als werknemers. Voordelen bieden aan freelancers kan zelfs het risico verhogen dat de rechtbanken oordelen dat de freelancers verkeerd zijn geclassificeerd.
Kun je freelancers in Polen in je eigen munteenheid betalen?
Hoewel je internationale freelancers in hun lokale munteenheid (Poolse zloty of PLN) moet proberen te betalen, kun je freelancers in Polen in een andere valuta betalen. Er kunnen extra overboekingskosten zijn om dit te doen.
Kun je freelancers in Polen handmatig betalen?
Ja, en het is gebruikelijk voor kleine bedrijfseigenaren om handmatig betalingen aan freelancers te verwerken in een poging om kosten te besparen. Maar dit kan tijdrovend zijn, vooral naarmate je bedrijf groeit en als je met meerdere freelancers in Polen of over de grenzen heen werkt.
Het is ook belangrijk op te merken dat het handmatig verwerken van betalingen enkele risico's met zich meebrengt:
- Naleving van wetgeving. Het handmatig verwerken van de loonlijst betekent dat je het risico loopt op menselijke fouten en weglatingen. Bescherm jezelf en je bedrijf met Rippling, dat automatisch naleving van toepasselijke lokale wetten afdwingt - ongeacht waar je freelancers wonen.
- Beveiliging. Handmatige verwerking van de loonlijst brengt ook beveiligingsrisico's met zich mee, vooral als je spreadsheets of papieren documenten gebruikt. Gevoelige informatie van werknemers kan verloren gaan, gestolen worden of misbruikt worden.
Maak de loonlijst automatisch door Rippling te gebruiken. Rippling synchroniseert alle HR-gegevens van je bedrijf met de loonlijst, waardoor handmatige gegevensinvoer volledig overbodig wordt. Werknemers en freelancers over de hele wereld krijgen snel (en volgens de regels) betaald in één betalingsrun.
Hoe verander je een freelancer in een werknemer in Polen?
Hoewel het inhuren van onafhankelijke freelancers in plaats van voltijdmedewerkers financiële voordelen kan hebben, heb je soms wel een voltijdmedewerker nodig. De uitdaging is ervoor zorgen dat alle wettelijke vereisten in orde zijn om medewerkers in dienst te nemen en dat het arbeidscontract en de bescherming ervan legaal zijn.
De arbeidswetten in Polen vereisen loonaftrekkingen voor inkomstenbelasting (tegen de juiste belastingtarieven), zorgverzekering en gezondheidszorg, en het bieden van arbeidsvoorwaarden zoals jaarlijks verlof, zwangerschapsverlof, vaderschapsverlof, ontslagvergoeding, ziekteverlof, betaald verlof, betaalde feestdagen, opzegtermijn en meer voor medewerkers waar je je geen zorgen over hoeft te maken voor freelancers. Naleving van de regelgeving van ZUS Polen (de Poolse sociale verzekeringsinstelling) en andere arbeidswetten is ook vereist.
Beheer freelancers moeiteloos, waar ze ook zijn
Je kunt internationale freelancers rechtstreeks betalen via Rippling, wat betekent dat je slechts één systeem nodig hebt om alle soorten medewerkers te betalen - waar ze ook zijn.
Rippling and its affiliates do not provide tax, legal or accounting advice. This material has been prepared for informational purposes only, and is not intended to provide, and should not be relied on for, tax, legal or accounting advice. You should consult your own tax, legal and accounting advisors before engaging in any related activities or transactions.
