Hoe internationale freelancers te betalen in het Verenigd Koninkrijk
Het Verenigd Koninkrijk zit vol met levendige, dichtbevolkte steden zoals Londen, Edinburgh en Cardiff, allemaal met diverse, hoogopgeleide en getalenteerde Engelssprekende werkkrachten. Al deze factoren maken het inhuren van freelancers in het Verenigd Koninkrijk een populaire keuze onder bedrijven wereldwijd. Maar wanneer het tijd is om ze te betalen, welke stappen moet je dan nemen om te voldoen aan de Britse arbeidswetgeving?
In deze gids bespreken we de stappen om freelancers correct te classificeren, ze op de loonlijst te zetten en hun facturen te voldoen, terwijl je voldoet aan de Britse arbeidswetten.
Stap #1: Classificeer je werknemers correct
Hoewel de Britse arbeidswetgeving freelancers niet op dezelfde manier beschermt als voltijd werknemers, is het heel duidelijk over werknemersclassificatie: Je werknemers en freelancers verkeerd classificeren is een ernstige overtreding die je achterstallige belastingen en andere financiële boetes van His Majesty’s Revenue and Customs (HMRC) zal kosten.
Afhankelijk van de details van de zaak kunnen boetes van de HMRC bestaan uit:
- Tot 100% op de verschuldigde bedragen, naast het vereisen dat je de achterstallige belastingen zelf betaalt en rente op te late betalingen
- Met terugwerkende kracht pensioenbijdragen, naast het vereisen dat je onmiddellijk werknemers die als freelancers zijn geclassificeerd, inschrijft in de juiste pensioen- en sociale zekerheidsschema's
- Een vast tarief boete van £400, plus £50 per dag voor werkgevers met één tot vier werknemers en tot £10.000 voor bedrijven met meer dan 500 werknemers
In extreme gevallen, waar de HMRC kan bewijzen dat een werkgever opzettelijk en moedwillig een werknemer of freelancer verkeerd heeft geclassificeerd, kunnen door de betreffende toezichthouder strafrechtelijke aanklachten tegen die werkgever worden ingediend.
Om werkgevers te helpen de boetes die voortkomen uit het verkeerd classificeren van werknemers te vermijden, heeft de HMRC het uiterst eenvoudig gemaakt om de arbeidsstatus van iemand te controleren. Het enige wat je hoeft te doen is online gaan naar de gov.uk website en het Check Employment Status for Tax (CEST) hulpmiddel gebruiken. Als je problemen hebt of het CEST-hulpmiddel levert geen resultaten op, kun je contact opnemen met de HMRC voor hulp.
Ondanks de beschikbaarheid van deze hulpmiddelen, is het voor jou nog steeds verstandig om ten minste enigszins bekend te zijn met Inland Revenue 35 (vaak genoemd IR35) wetgeving, die ervoor zorgt dat freelancers hun belastingen niet ontwijken. Als een individu 'binnen' IR35-wetgeving valt, worden ze geclassificeerd als een werknemer. Als ze 'buiten' IR35-wetgeving vallen, zijn ze een freelancer.
Een werknemer moet in het VK als freelancer worden geclassificeerd als:
- Ze hun eigen schema's kunnen beheersen en hoe ze de aan hen toegewezen verantwoordelijkheden uitvoeren
- Ze niet direct worden begeleid door een specifieke manager van het bedrijf
- Ze het recht hebben om bepaalde taken volledig te weigeren
- Ze een vervanger mogen sturen om hun werk te voltooien
- Ze hun eigen uitrusting en gereedschap moeten gebruiken om hun werk te voltooien; er wordt niets door de werkgever voorzien
- Ze een factuur moeten indienen om betaling te ontvangen voor het werk dat ze hebben gedaan
- Ze offertes aan de werkgever geven of biedingen indienen om werk te ontvangen
- Als ze een dag vrij nemen, of het nu gaat om vakantie, persoonlijke redenen of omdat ze ziek zijn, worden ze niet betaald voor hun afwezigheid
Je moet een overeenkomst voor freelancers opstellen die deze en andere factoren zeer duidelijk schriftelijk vastlegt. Sla de overeenkomst niet over en vertrouw niet op mondelinge beloftes of e-mails om een officieel contract te vervangen dat een werknemer schriftelijk als freelancer vaststelt en je beschermt tegen juridische stappen.
Freelancers zijn verantwoordelijk voor het betalen van hun eigen belastingen, terwijl werkgevers verantwoordelijk zijn voor het inhouden van de belastingen van de salarissen van werknemers.
Stap #2: Bepaal de beste manier om je freelancers te betalen
Nu je jouw nieuwe medewerker hebt geclassificeerd als een freelancer, is het volgende wat je moet uitzoeken hoe je ze gaat betalen. De gig economie is enorm populair geworden tijdens de COVID-19 pandemie, en thuiswerken is een blijvertje. Beide factoren hebben ervoor gezorgd dat werkgevers meer keuzes dan ooit hebben om freelancers te betalen, zelfs als ze niet in hetzelfde land wonen als jij.
Hier zijn een paar opties die je kunt verkennen voor het betalen van je internationale freelancers:
- Bankoverschrijvingen. Open een bankrekening in het Verenigd Koninkrijk en doe directe stortingen op rekeningen van Britse freelancers. Je kunt ook een wereldwijde bankoverschrijving doen via je eigen bankrekening.
- Internationale postwissels. Postwissels bestaan al eeuwen, en ze zijn misschien het eerste waaraan je denkt wanneer je beslist hoe je je freelancer gaat betalen. Echter, om een paar redenen zijn ze niet de beste optie. Ten eerste, ze hebben een limiet van $1.000 en komen met kosten. Dus, elke keer als de loonstrookjes van je freelancers boven de $1.000 uitkomen, moet je een andere postwissel versturen en elke keer hoge kosten betalen. Daarnaast zijn ze niet erg veilig en zeer gevoelig voor oplichting. Legitieme freelancers zullen tegenwoordig waarschijnlijk niet vragen of je ze betaalt met deze methode, dus wees voorzichtig met iedereen die internationale postwissels kiest. Ze kunnen zich voordoen als een freelancer en proberen je op te lichten.
- Digitale portefeuilles of betalingsplatforms. Digitale portefeuilles kunnen geweldig zijn om freelancers te betalen die in hetzelfde land als u wonen. Als dat niet het geval is, zijn ze echter niet de beste keuze, eenvoudigweg omdat de digitale portefeuilles en betalingsplatforms die in elk land beschikbaar zijn, verschillen over de hele wereld. Bijvoorbeeld, een van de meest populaire e-wallets in het Verenigd Koninkrijk is Revolut, wat niet iets is wat Amerikaanse werkgevers gebruiken.
- Wereldwijde salarisadministratie services. Meestal zijn freelancers niet opgenomen in de loonlijst, omdat ze niet onderhevig zijn aan dezelfde inhoudingen als werknemers - in plaats daarvan factureren ze voor hun diensten, wat voor veel bedrijven via de crediteurenadministratie verloopt. Maar met Rippling kunt u werknemers en aannemers in het Verenigd Koninkrijk betalen, waar ze zich ook bevinden, in één betaalrun.
Stap #3: Gebruik wereldwijde salarisadministratie software om betalingen te verwerken
Zoals je in Stap #2 zag, zijn er meerdere manieren om freelancers in het VK te betalen. Maar de snelste en eenvoudigste manier is freelancers betalen via wereldwijde salarisadministratie software.
Met Rippling, kun je werknemers en freelancers, over de wereld, in één salarisrun betalen. Hier is een voorbeeld van hoe Rippling's wereldwijde salarisadministratie systeem werkt:
Stap #4: Krijg hulp van een wereldwijd salarisadministratie systeem
Werkgevers zijn niet verplicht om zich in te schrijven in het PAYE-schema wanneer ze freelancers inhuren omdat laatstgenoemden verantwoordelijk zijn voor het betalen van hun eigen belastingen. Ze hoeven zich alleen in te schrijven in het schema als ze werknemers inhuren.
Krijg je er hoofdpijn van? Een van de voordelen van het verwerken van betalingen via een wereldwijd salarisadministratie systeem zoals Rippling is het overnemen van het papierwerk - en het laten doen van de berekeningen en het indienen voor jou.
FAQs over freelancers betalen in het VK
Moet je belastingen inhouden wanneer je freelancers in het VK betaalt?
Nee, buitenlandse bedrijven hoeven geen loonbelasting in te houden bij het betalen van freelancers in het VK. Freelancers zijn verplicht al hun eigen belastingen te betalen.
Is het minimumloon van toepassing op freelancers in het Verenigd Koninkrijk?
Nee. Zelfstandigen, waaronder freelancers, hebben geen recht op het nationaal minimumloon.
Krijgen Britse freelancers voordelen?
Nee, freelancers in het VK hebben geen recht op werknemersvoordelen. Als je ze toch aan je freelancer biedt, is de kans groot dat de HMRC je classificatiesysteem nader gaat bekijken en loop je het risico wettelijk aansprakelijk te worden gesteld voor de niet-betaalde belastingen en andere boetes die eerder in deze gids zijn besproken.
Kun je freelancers in het VK betalen in je eigen valuta?
Ja, je kunt Britse freelancers in je eigen valuta betalen, maar ze moeten hiermee akkoord gaan. Het is echter onwaarschijnlijk dat je nieuwe werknemer hiermee instemt. Ze zullen waarschijnlijk vragen om in GBP betaald te worden om het gedoe en de kosten die gepaard gaan met het omwisselen van valuta te vermijden.
Kun je freelancers in het VK handmatig betalen?
Ja, en het is gebruikelijk dat kleine bedrijfseigenaren handmatig de betalingen aan freelancers verwerken om kosten te besparen. Maar dit kan tijdrovend zijn, vooral als je bedrijf groeit en als je met meerdere freelancers in het VK of over de grenzen heen werkt.
Het is ook belangrijk om op te merken dat handmatige betalingsverwerking enkele risico's met zich meebrengt:
- Naleving van wetgeving. Zelf de loonadministratie doen betekent dat je het risico loopt op menselijke fouten en weglatingen. Bescherm jezelf en je bedrijf met Rippling, dat automatisch voldoet aan alle toepasselijke lokale wetten - ongeacht waar je freelancers wonen.
- Beveiliging. Handmatige loonverwerking brengt ook beveiligingsrisico's met zich mee, vooral als je spreadsheets of papieren documenten gebruikt. Gevoelige informatie van medewerkers kan verloren gaan, gestolen worden of misbruikt worden.
Maak de loonadministratie automatisch door gebruik te maken van Rippling. Rippling synchroniseert alle HR-gegevens van je bedrijf met de loonadministratie, waardoor handmatige gegevensinvoer volledig overbodig wordt. Medewerkers en freelancers over de hele wereld worden snel (en volgens de wet) betaald in één betaalronde. Bovendien is Rippling een door de HMRC geautoriseerde loonaanbieder.
Hoe verander je een freelancer in een werknemer in het VK?
Hoewel het inhuren van freelancers in plaats van fulltime werknemers financiële voordelen kan hebben, heb je soms een fulltime werknemer nodig. De uitdaging is ervoor te zorgen dat aan alle wettelijke vereisten is voldaan: de Britse arbeidswetten vereisen inhoudingen op het salaris, waaronder pensioen- en socialezekerheidsbijdragen, voordelen, en meer voor werknemers waar je je geen zorgen over hoeft te maken voor freelancers.
Met Rippling kun je moeiteloos freelancers beheren - en snel freelancers naar fulltime werknemers overzetten - met wettelijk conforme papierwerk, voordelenadministratie, loonadministratie en meer. Rippling handelt het allemaal af, zodat je van onboarding tot offboarding aan de wetgeving voldoet.
Rippling en zijn gelieerde ondernemingen verstrekken geen belasting-, juridisch of boekhoudkundig advies. Dit materiaal is opgesteld voor informatieve doeleinden en is niet bedoeld om te dienen als, en mag niet worden vertrouwd op voor belasting-, juridisch, of boekhoudkundig advies. Je moet je eigen belasting-, juridische en boekhoudkundige adviseurs raadplegen voordat je enige activiteit of transactie onderneemt.
