How to run international payroll for employees in Ireland (Updated 2023)

Stap #1: Registreer als werkgever bij het ROS-portaal

Als je besluit om zelf een entiteit in Ierland op te zetten in plaats van een EOR te gebruiken—wat we hieronder bespreken—moet je jezelf als werkgever registreren en de Belastingdienst, ook wel bekend als gewoon “Revenue,” informeren over je naam, adres en de intentie om betaalde werknemers in dienst te nemen. Je kunt ze je informatie gemakkelijk sturen via de ROS Registratie Portal. E-registratie is de voorkeursmethode voor het registreren van bedrijven, maar het is niet voor iedereen beschikbaar (hierover later meer).

Zodra je je bedrijf hebt geregistreerd, word je onderdeel van het PAYE (Pay-As-You-Earn) systeem, wat essentieel is voor het betalen van werknemers in Ierland. Dit systeem helpt werkgevers bij het berekenen en inhouden van de juiste bedragen aan inkomstenbelasting, sociale verzekeringspremies (PRSI), en universele sociale heffing (USC) van het salaris van elke werknemer. Zelfs als de directeur de enige betaalde werknemer van het bedrijf is, moet je registreren.

Wat is de PRSI?

PRSI, of Pay Related Social Insurance, is de inhouding van elke loonstrook die gaat naar het Ierse Sociale Verzekeringsfonds (SIF). Zowel werkgevers als werknemers tussen de 16 en 66 jaar zijn verplicht bij te dragen aan het SIF, dat wordt beheerd door de Minister van Financiën en betaalt voor sociale uitkeringen zoals de basisaanvullende welzijnsuitkering, die wordt gebruikt om mensen te helpen die niet genoeg inkomen hebben om zichzelf te ondersteunen.

Wat is de USC?

USC, of Universal Social Charge, is een soort inkomstenbelasting die je moet betalen als je bruto jaarinkomen meer dan €13.000 bedraagt. Het is los van de standaard inkomstenbelasting die de Belastingdienst ook int van werknemers in Ierland, en je moet mogelijk de USC betalen over bepaalde vormen van inkomsten die zijn vrijgesteld van standaard inkomstenbelasting.

Kan ik in plaats daarvan een EOR gebruiken?

 Ja, het is helemaal oké om een Employer of Record (EOR) te gebruiken in plaats van zelf te proberen je bedrijf uit te breiden naar Ierland. Sterker nog, veel bedrijven die besluiten te opereren in de Republiek Ierland gebruiken EORs zoals Rippling voor het uitvoeren van salarisadministratie, uitgeven van voordelen en navigeren door internationale nalevingskwesties. 

Navigeren door de complexe belastingkwesties en wetten die de Belastingdienst oplegt aan buitenlandse bedrijven is een aanzienlijke administratieve last, en de meeste kleinere bedrijven hebben niet de tijd of middelen om te sparen.

Bovendien, wanneer je Rippling gebruikt, hoef je niet je systemen te veranderen terwijl je je bedrijf uitbreidt. Rippling's EOR is gebouwd op onze eigen salarisadministratie-rails, wat betekent dat wanneer de tijd daar is, je kunt overstappen van onze EOR naar wereldwijde salarisadministratie via je eigen entiteiten—in minuten. Om het simpel te zeggen, een employer of record (EOR) kan je helpen je personeel in Ierland te beheren zonder dat je een plaatselijke vestiging hoeft op te zetten. Ze zijn je betrouwbare partner voor alles van salarisadministratie tot voordelen tot naleving. Op deze manier kun je je concentreren op het laten groeien van je bedrijf. Een EOR is als een lokale vriend die de kneepjes van het vak kent. Ze zullen je helpen navigeren door het Ierse zakelijke landschap en ervoor zorgen dat je werknemers nauwkeurig en op tijd worden betaald. Ze zullen ook alle complexe nalevingskwesties afhandelen, zodat jij dat niet hoeft te doen.

Bekijk Rippling Global EOR

Wie komt er niet in aanmerking voor e-registratie?

Bepaalde entiteiten komen niet in aanmerking om te e-registreren met het ROS en moeten een papieren aanvraag indienen. hieronder vallen bedrijven die geen directeur hebben die in Ierland woont en non-profitorganisaties, liefdadigheidsinstellingen, executeurs en trusts die niet vertegenwoordigd worden door een agent.

Zorg ervoor dat je je aanvraag correct indient: Als je documenten opstuurt, maar in aanmerking komt om het online portaal te gebruiken, krijg je het gewoon terug in de post met instructies over hoe het ROS te gebruiken.

Met Rippling kun je werknemers in Ierland aannemen en betalen met beide methoden:

• Rippling biedt een native wereldwijde salarisadministratie systeem, waarmee je werknemers die werken in het VK - en over de hele wereld - in een enkele salarisronde kunt betalen.
• We hebben ook onze eigen native EOR-dienst, waarmee je werknemers in het VK kunt aannemen en betalen, zelfs als je daar geen entiteit hebt opgezet.

Bekijk Rippling

Stap #2: Kies een wereldwijde salarissoftwareoplossing

Het is belangrijk om eerst de twee soorten internationale salarisoplossingen te begrijpen: wereldwijde salarisverwerkers en wereldwijde salarisaggregators. Je kunt beide leren kennen in onze gids.

• Wereldwijde salarisverwerkers, zoals Rippling, verwerken daadwerkelijk je salaris, verzenden fondsen en berekenen en dienen belastingen in elk land in via hun eigen software. Simpel gezegd: wereldwijde salarisverwerkers stellen je in staat om je internationale werknemers net zo gemakkelijk te betalen als je lokale werknemers: samen in een enkele salarisronde.
• Wereldwijde salarisaggregators, zoals Deel en Papaya Global, verzamelen lokale salarisproviders in elk land en verzenden handmatig je salarisbestanden naar hen. Deze komen met veel beperkingen: Je wordt gedwongen om salaris tot 30 dagen van tevoren in te dienen. Je kunt de tijd van werknemers niet volgen en automatisch synchroniseren in hetzelfde systeem.
  

Onthoud: Payroll aggregators kunnen geen salaris verwerken via bedrijven die hun eigen entiteiten gebruiken. Maar met native wereldwijde salarisverwerkers, zoals Rippling, hoef je niet van systemen te wisselen terwijl je opschaaft. Je kunt werknemers van onze EOR naar je eigen lokale entiteit verplaatsen, zonder systemen uit te rukken en te vervangen om dit te bereiken.

Bekijk Rippling

Stap #3: Bepaal de arbeidsstatus van je werknemers

Voordat je nieuwe werknemers aan boord haalt, zorg ervoor dat de teamleden die je inhuurt correct zijn geclassificeerd als werknemers, niet als freelancers. Niet alleen is het verkeerd classificeren van een teamlid een overtreding van de Ierse arbeidswetgeving, maar de classificatie van een werknemer bepaalt of ze een arbeidsovereenkomst krijgen (die voor werknemers is) of een contract voor diensten (die voor onafhankelijke contractanten is). De contracten verschillen juridisch van elkaar—wat het belang van het correct classificeren van werknemers benadrukt.

Ierse wetgevers hebben specifieke criteria vastgesteld om je te helpen een werknemer te classificeren als werknemer of als een freelancer. De lijsten behandelen misclassificatiefactoren zoals:

• Controle: Werknemers staan onder controle en leiding met betrekking tot hoe, wanneer en waar hun werk wordt gedaan.
• Werkuren: Werknemers werken vaste uren of krijgen een aantal uren per week of maand.
• Exclusiviteit van dienst: Werknemers werken meestal alleen voor de werkgever.
• Betaling: Werknemers ontvangen vaste uur-, week-, of maandsalarissen, in tegenstelling tot freelancers die betaald worden op basis van facturen voor verricht werk.
• Mogelijkheid tot onderaanneming: Werknemers kunnen geen werk uitbesteden, terwijl freelancers dat wel kunnen—indien dit is overeengekomen in de overeenkomst.
• Tools en uitrusting: Werknemers hoeven hun eigen werkmateriaal, gereedschap of apparatuur niet aan te leveren.
• Blootstelling aan risico: Werknemers worden niet blootgesteld aan persoonlijk financieel risico bij het uitvoeren van het werk, terwijl een freelancer de mogelijkheid heeft om winst te maken uit het werk en ook risico loopt afhankelijk van de efficiëntie.
• Investering en management: Werknemers hebben geen verantwoordelijkheid voor investering of management.
• Onkosten: Het ontvangen van onkostenvergoedingen wijst op een werkgever-werknemer relatie
• Secundaire voorwaarden: Werknemers hebben recht op jaarlijkse vakantie, ziekteverlof en bedrijfsvoordelen.
• Belastingen: Bij werknemers wordt belasting ingehouden op lonen via het PAYE-systeem (in tegenstelling tot registratie voor zelfbeoordeling van belastingaangiftes of BTW).

Stap #4: Verzamel informatie van je werknemers voor de loonlijst

Dus, je hebt je geregistreerd als werkgever in Ierland, je hebt jezelf opgezet met het PAYE-systeem, en je bent klaar om werknemers op je loonlijst te zetten. Hiervoor moet je de volgende informatie van elke werknemer verzamelen:

• Naam, geboortedatum, adres en contactinformatie
• Hun Persoonlijk Publiek Dienst Nummer (PPSN)

Het PPSN is een referentienummer dat de Ierse regering aan elke burger toekent om hen te identificeren.

Stap #5: Kies om te betalen in je lokale munteenheid of in Euro's

Ierse wetgeving geeft niet veel richtlijnen of je werknemers in Ierland in Euro's (hun lokale munteenheid) moet betalen of niet. Werknemers willen meestal Euro's om wisselkoerskosten te vermijden, maar als je iemand inhuurt voor een topbaan met een groot salaris, kan een potentiële werknemer je vragen hen in USD te betalen.

Wat je ook beslist, zorg ervoor dat jij en de werknemer het eens zijn voordat er contracten worden ondertekend. Het is meestal het beste om het salaris van de persoon in te stellen in de valuta waarin ze willen worden betaald, om ervoor te zorgen dat ze consistent het juiste bedrag ontvangen.

Met Rippling kun je iedereen in Euro's betalen, in enkele minuten, zonder te wachten op overschrijvingen of wisselkoers.

Stap #6: Voer de loonlijst uit

Je hebt een entiteit (ofwel je eigen of via een EOR), je hebt je wereldwijde loonlijstsysteem opgezet, en je hebt ervoor gezorgd dat je werknemers correct zijn geclassificeerd onder Ierse wetgeving.

Tijd om de loonlijst uit te voeren! Hier is een voorproefje van hoe het wereldwijde loonlijstsysteem van Rippling werkt:

Stap #7: Dien je belastingbetalingen in bij Revenue

Elke keer dat je je werknemers betaalt—of de betalingsperiode nu wekelijks of maandelijks is—moet je looninformatie indienen bij Revenue. Dit moet worden gedaan op of vóór de betaaldag. Revenue zal dan deze informatie gebruiken om je een verklaring van je belastingverplichting te sturen tegen de 5e van de volgende maand, die je moet accepteren en betalen, hetzij 23 dagen na het einde van de maand als je het ROS Portal gebruikt, of 14 dagen als je de aangifte hebt ingediend en van plan bent een betaling te doen via een andere methode. 

Hoe vaak moet ik belastingen betalen aan Revenue?

Het is belangrijk om op te merken dat Revenue vereist dat je elke maand je belastingen betaalt ongeacht hoe vaak je je werknemers betaalt of of je wekelijks of maandelijks looninformatie indient. 

Zijn er uitzonderingen op de maandelijkse betalingsregel?

Ja. Bedrijven die in aanmerking komen, kunnen hun belastingbetalingen aan Revenue doen op kwartaalbasis in plaats van maandelijks. Om in aanmerking te komen, moet je:

• Minder dan €28.800 per jaar verschuldigd zijn aan inkomstenbelasting, PRSI en USC
• Minstens 12 maanden een geregistreerde werkgever zijn
• Volledig up-to-date zijn met alle belastingaangiften en betalingen van voorgaande jaren

Als je denkt dat je aan deze kwalificaties voldoet, kun je een aanvraag indienen bij de Collector General's Division om de wijziging in je betalingsschema te maken.

Rippling kan je werk verminderen door automatisch je belastingen in Ierland te berekenen en in te dienen. Rippling kan je ook helpen up-to-date te blijven met je belastingverplichtingen en ervoor zorgen dat je altijd voldoet aan de Ierse belastingwetten.

Veelgestelde vragen over het uitvoeren van de loonlijst in Ierland

Wat zijn loonbelastingen in Ierland?

Werkgevers in Ierland zijn verantwoordelijk voor het inhouden van inkomstenbelasting, Pay Related Social Insurance (PRSI) en de Universal Social Charge (USC) van de lonen van werknemers volgens hun belastingschijven.

Inkomstenbelastingtarieven

De inkomstenbelastingtarieven voor werknemers zijn 20% en 40%. Ierse burgers betalen het 20% belastingtarief over een bepaald deel van hun inkomen tot aan een door de overheid bepaald bedrag, het standaardtarief afkappunt genoemd. Ze betalen het 40% tarief over eventueel inkomen boven die limiet. In 2024 is het standaardtarief afkappunt voor een alleenstaande in Ierland €42.000. Dus, als ze €62.000 verdienen, zouden ze een belastingtarief van 20% betalen over de eerste 42.000 en 40% over de resterende 20.000.

Je kunt de standaard belastingtarieven voor 2023 hier vinden.

PRSI klassen en tarieven

Zowel werkgevers als werknemers zijn verantwoordelijk voor het betalen van PRSI-bijdragen. Hoeveel ieder moet betalen wordt bepaald door of ze zijn ingedeeld als Klasse A, B, C, D, E, of H. De klassen verwijzen naar welke industrie de werkgever en werknemer toe behoren en bepalen ook hun PRSI-bijdrage tarieven. 

De meeste industriële, commerciële en dienstverlenende banen vallen onder Klasse A, en het is waarschijnlijk dat dit de categorie is waar jij en je werknemers onder vallen. De PRSI-bijdrage tarieven voor Klasse A zijn als volgt:

• Werknemers die meer dan €352 per week verdienen, betalen 4% PRSI; degenen die minder verdienen dan dat bedrag betalen niets.
• Klasse A werkgevers betalen 8,8% PRSI over wekelijkse lonen tot €441 en 11,05% over inkomsten boven dat bedrag.

USC tarieven

Elke werknemer in Ierland die meer dan €13,000 verdient, moet USC betalen over al hun inkomsten. De overheid publiceert elk belastingjaar standaardtarieven voor USC; voor 2023, zijn deze als volgt:

• 0,5% USC over je inkomsten tot €12,012
• 2% USC van €12,012.01 tot €22,920
• 4,5% USC van €22,920.01 tot €70,044
• 8% boven €70,044

Elke werknemer met zelfstandig inkomen meer dan €100,000 moet 11% USC betalen.

Wat zijn de boetes voor te laat belastingaangifte doen in Ierland?

De Belastingdienst legt boetes op op basis van of het je betaling of je belastingaangifte is die te laat is.

Als je betaling te laat is

Als je je volledige betaling niet op tijd doet, wordt je een rentepercentage van 0.0219% per dag in rekening gebracht totdat je je belastingverplichtingen hebt voldaan. Zelfs als je het niet eens bent met dit bedrag, kun je dit niet aanvechten.

Als je je belastingaangifte te laat indient

Je moet een toeslag betalen, afhankelijk van hoeveel tijd er is verstreken sinds de indieningsdeadline.

• Als je je aangifte binnen twee maanden na de vervaldatum indient, is de toeslag 5% van de verschuldigde belasting, tot een maximum van €12,695.
• Als de deadline meer dan twee maanden geleden is verstreken, stijgt de toeslag naar 10% van de belasting die je verschuldigd bent, tot een maximum van €63,485.

Wat is het gemiddelde salaris voor werknemers in Ierland?

Het Centraal Bureau voor de Statistiek van Ierland schat dat het gemiddelde salaris rond de €44,202 per jaar is, of ongeveer €3,683 per maand.

Wat is het nationaal minimumloon in Ierland?

Vanaf januari 2024 is het nationaal minimumloon in Ierland momenteel €12.70 voor werknemers van 20 jaar en ouder. 

Hoeveel kost het om loonadministratie te doen in Ierland?

De exacte kosten voor het uitvoeren van de loonadministratie in Ierland variëren op basis van een verscheidenheid aan factoren. Over het algemeen wordt je echter per werknemer in rekening gebracht, plus extra kosten afhankelijk van hoe vaak je salarisbetalingen doet en welke functies je wilt opnemen in je software.

Kan ik handmatig de loonadministratie voor werknemers in Ierland uitvoeren?

Sommige kleine bedrijfseigenaren besluiten dat ze liever zelf de loonadministratie in huis doen in een poging om geld te besparen. Echter, elke loonrun is een tijdrovend proces dat alleen maar meer van je tijd zal opslokken naarmate je bedrijf groeit. Daarnaast, als je besluit de loonadministratie zelf te verwerken, zijn er potentiële risico's om in gedachten te houden, zoals:

• Naleving: Handmatig de loonadministratie in Ierland uitvoeren, zonder gebruik te maken van lokale wereldwijde loonadministratiediensten, stelt je bloot aan handmatige fouten en weglatingen, wat kan resulteren in zware boetes. Rippling verzorgt je nalevingswerk voor je, inclusief het aftrekken van het juiste bedrag aan inkomstenbelasting, PRSI en USC. Zo kun je bijvoorbeeld fouten maken bij het berekenen van het bedrag aan belasting dat van werknemerslonen moet worden ingehouden, of je kunt er niet in slagen belastingaangiften op tijd in te dienen. Deze fouten kunnen resulteren in boetes en sancties van de Belastingdienst.
• Beveiliging: De loonadministratie handmatig verwerken kan beveiligingsrisico's met zich meebrengen, vooral als je spreadsheets of papieren documenten gebruikt. Dit verhoogt het risico dat gevoelige werknemersinformatie verloren gaat, gestolen wordt of misbruikt.

Rippling synchroniseert alle HR-gegevens van je bedrijf met de loonlijst, dus je hoeft nooit een calculator te gebruiken of handmatig gegevens in te voeren, zoals uren en loonbelastingaftrek. Rippling verzorgt ook je belasting- en nalevingswerk, van inkomstenbelasting tot PRSI en USC. Bovendien zijn wij een door de Belastingdienst geautoriseerde loonadministratieverstrekker.

Hoe betaal je freelancers in Ierland? 

• Zorg er eerst voor dat je deze persoon correct classificeert als een freelancer (je kunt Rippling's gratis Werknemer Classificatie Analyzer gebruiken).
• Spreek vervolgens de betalingsvoorwaarden af met de aannemer: het uurtarief of projecttarief, de betalingsfrequentie en de betalingsmethode (directe storting, virtuele portemonnee, enz.). 
• Verzamel hun looninformatie, inclusief hun naam, geboortedatum, contactinformatie en bankrekeninginformatie. 
• Gebruik je gekozen loonadministratiesoftware om de aannemer in euro's te betalen. Met Rippling, kun je zowel aannemers als werknemers in euro's betalen, in één betalingsronde, zonder te wachten op overboekingen of conversie.

Onthoud: Werkgevers die onafhankelijke freelancers in Ierland inhuren zijn niet verantwoordelijk voor het inhouden van belasting, PRSI en USC van hun salarissen. Dat is aan de werker. Echter, werkgevers moeten nauwkeurige administratie bijhouden van hun werk- en looninformatie en ervoor zorgen dat de werker correct is geclassificeerd. Het is ook goed om in gedachten te houden dat onafhankelijke aannemers geen werknemers zijn en dit betekent dat zij niet dezelfde rechten en bescherming hebben als werknemers, zoals betaald ziekteverlof, betaalde vakantie, en zorgverzekering.