6 meilleures pratiques pour gérer les employés à distance à l'étranger
Les équipes mondiales d'employés internationaux à distance sont devenues la norme plutôt que l'exception. En fait, si la possibilité de travailler chez soi était retirée, les deux tiers des employés commenceraient immédiatement à chercher un emploi offrant de la flexibilité, et 39% quitteraient simplement leur emploi, selon le rapport 2022 sur l'état du travail à distance par Global Workplace Analytics et Owl Labs.
Les équipes décentralisées sont l'avenir, donc les stratégies de travail à distance sont une partie essentielle de votre boîte à outils managériale. Une fois que vous avez surmonté l'obstacle de la recherche, de l'embauche et de l'intégration des candidats à l'étranger dans votre entreprise, le travail continu de gestion, de direction et de mentorat commence.
Comment réussir la gestion de votre équipe à distance et encourager la collaboration à travers différentes zones horaires ? Nous avons ce qu'il vous faut avec ces six meilleures pratiques. Découvrons tout cela ensemble.
1. Définissez clairement les attentes pour votre équipe à distance dès le départ
Une première étape clé pour gérer le talent mondial à distance est de définir des attentes très claires pour l'équipe. Cela aidera à éviter la confusion et à promouvoir un environnement de travail à distance plus efficace.
Définissez les attentes concernant :
La disponibilité
Quand attendez-vous que les travailleurs à distance soient en train de travailler et soient disponibles ? Doivent-ils travailler aux heures standard dans leurs fuseaux horaires, ou sur celui du siège de l'entreprise ?
Définissez des horaires de base pour les réunions et le travail synchrone afin qu'il y ait une attente claire de quand tout le monde sera en ligne, sans que les membres de l'équipe à distance aient l'impression de devoir être réactifs 24/7. Encouragez toute l'équipe à installer une application de fuseau horaire comme Time Buddy afin qu'ils soient conscients de quand tout le monde est disponible.
Si un emploi du temps strict de 9 à 5 n'est pas crucial, encouragez les employés travaillant à domicile à essayer des journées de travail non linéaires et à expérimenter quelles sont les meilleures heures de travail pour eux.
Le temps de réponse
Certains employés s'attendent-ils à des réponses rapides comme l'éclair par courriel, tandis que d'autres pensent que répondre en deux jours est raisonnable ? Quel est le temps de réponse attendu pour les messages privés Slack ?
Ayez une conversation autour des temps de réponse avec votre équipe et établissez des directives pour que tout le monde soit sur la même longueur d'onde. Vous pourriez convenir que tous les messages doivent être répondus avant la fin du prochain jour ouvrable, par exemple.
Rappelez-vous que la direction donne le ton pour toute l'entreprise. Si vous répondez aux messages à 23 h, les nouvelles recrues pourraient penser que c'est ce qu'on attend d'eux aussi. Demandez aux employés de planifier les messages et les emails pour les moments où leurs collègues sont disponibles, ou précisez qu'ils ne sont pas censés répondre le soir ou le week-end.
Les réunions
Votre équipe aura-t-elle des horaires de réunion fixes ? À quelle fréquence vous rencontrerez-vous en temps réel ? Assurez-vous de planifier les réunions d'équipe afin que les employés de différents pays n'aient pas à y participer trop tôt ou trop tard dans leur journée. Par exemple, au lieu de privilégier par défaut des réunions d'une heure, vous pourriez essayer de faire en sorte que les réunions de 45 minutes deviennent la norme pour donner aux employés plus de marge de manœuvre dans leurs agendas.
Assurez-vous que toute personne qui fixe une réunion a un objectif précis et un ordre du jour, et n'invite que les personnes pertinentes. Le but est-il de partager des informations, de demander des avis pour une décision, ou de prendre une décision ensemble ? Si les employés ne reçoivent pas l'ordre du jour de la réunion, ils peuvent en demander un.
Communiquez si vous attendez des employés qu'ils gardent leur caméra allumée la plupart du temps, et partagez les directives de base pour les réunions, comme rester en sourdine si vous ne parlez pas.
Les performances au travail
Des objectifs bien définis aident les employés à prioriser leur travail et à comprendre ce qui doit être réalisé. Pour que les nouveaux embauchés partent du bon pied, créez conjointement un plan de 30-60-90 jours pour leurs trois premiers mois dans l'entreprise, et planifiez des points d'étape pour adapter le plan selon les besoins.
Pour clarifier les rôles et responsabilités individuels pour différents projets, vous pouvez également utiliser une matrice RACI où vous décrivez les différents types de responsabilité : responsable, comptable, consulté et informé.
Mettez-vous d'accord sur un système avec votre équipe pour suivre les progrès et les résultats, que ce soit des rapports d'avancement hebdomadaires via un outil de gestion de projet comme Trello ou Basecamp, des points d'étape quotidiens via Slack, ou des réunions bimensuelles par un outil de vidéoconférence comme Zoom.
Organiser des points d'étape réguliers avec les employés est indispensable, puisque les interactions spontanées n'arrivent pas dans un environnement de travail à distance. Il est aussi important de définir des attentes autour du mentorat de carrière, car les employés considèrent les opportunités d'apprendre et de grandir comme le principal moteur de la culture de travail.
2. Établissez des politiques pour les outils de collaboration
Avec le passage au travail à distance accéléré par la pandémie, la technologie a pris un rôle central. Il existe plus d'options que jamais pour collaborer numériquement - une enquête de Gartner révèle une augmentation de 44% de l'utilisation des outils de collaboration par les employés depuis 2019.
Bien que les outils de communication numérique soient cruciaux pour les équipes distribuées, ils causent également une surcharge de plateformes. Les communications de travail comme les emails, Teams et Slack sont les plus grandes distractions pour les travailleurs à distance, selon une étude de 2021 réalisée par Wakefield Research pour la plateforme d'email Superhuman.
Pour lutter contre la surcharge d'informations et améliorer le bonheur des employés et leur productivité, engagez-vous sur des plateformes spécifiques et définissez des politiques avec votre équipe à distance sur comment collaborer numériquement. Par exemple, vous utilisez l'email pour la communication avec les clients, Slack ou Teams pour la communication interne quotidienne, les systèmes téléphoniques cloud pour les appels rapides, et Zoom pour les réunions.
Vous pourriez adopter un modèle virtuel d'abord pour votre équipe distribuée où la communication asynchrone est la norme. Dropbox, par exemple, établit des lignes directrices claires pour comment communiquer efficacement dans un environnement d'abord virtuel, y compris comment changer votre état d'esprit et être plus clair, chaleureux et inclusif.
3. Écoutez les travailleurs à distance
En tant que leader, écouter est votre super pouvoir. Au lieu d'adopter une approche de gestion de haut en bas, prenez des décisions sur les pratiques de travail ensemble avec les employés en ayant des conversations ouvertes. Lâchez l'idée que vous avez toutes les réponses, et demandez plutôt aux employés ce qui est important pour eux, et n''évitez pas des questions difficiles.
Par exemple, vous pourriez initialement penser que des points d'étape quotidiens sont nécessaires pour votre équipe à distance, mais après avoir demandé aux employés ce qu'ils en pensent, vous réalisez que des réunions hebdomadaires sont nettement préférées. Quand les employés se sentent écoutés et sont impliqués dans la prise de décision, ils seront plus engagés dans leur travail et heureux de contribuer.
Gardez les lignes de communication ouvertes avec vos employés et montrez-leur de l'empathie et de la compassion. Écoutez sans être sur la défense, et soyez clair sur le fait qu'ils peuvent venir vers vous quand ils ont besoin de soutien.
Damon Bates, conseiller exécutif et consultant chez Bates Communications, conseille ; “Posez des questions ouvertes qui provoquent la réflexion et aident l'équipe à penser au-delà de "je vais bien", afin que vous puissiez aider les gens quand ils en ont besoin. Et vous pouvez vous révéler un peu à eux pour qu'ils vivent aussi votre côté humain.”
4. Faites confiance à votre effectif à distance pour se gérer
Le succès du travail à distance repose sur la confiance. En tant que gestionnaire, votre travail consiste à créer un environnement où les employés peuvent faire de leur mieux et non pas à leur dire comment faire leur travail.
Donnez de l'autonomie aux employés et évitez de les microgérer, ce qui a un impact négatif sur le moral des employés, la créativité, la performance au travail, la satisfaction professionnelle et la rétention. Inversement, les employés qui se sentent de confiance et respectés sont de hautes performances, ce qui conduit à plus d'innovation.
Faire confiance aux employés, cependant, ne signifie pas retenir le soutien. Raghu Krishnamoorthy, Senior Fellow et Directeur du programme doctoral Chief Learning Officer de l'Université de Pennsylvanie, milite pour la micro-compréhension au lieu du micro-management. La micro-compréhension concerne l'implication au niveau de détail approprié et de connaître, inspirer et aider votre équipe à distance dans la réalisation des tâches.
Krishnamoorthy explique, “La micro-compréhension concerne la confiance, mais en s'assurant qu'il n'y a pas de chocs imprévus ; déléguer, mais être là pour empêcher les travailleurs de trébucher ; et être flexible, mais toujours prêter attention aux signaux d'alerte.”
Pour trouver l'équilibre entre faire confiance aux employés à distance et offrir du soutien, encouragez-les à prendre en charge les problèmes auxquels ils sont confrontés et à demander de l'aide quand ils en ont besoin. Par exemple, si un employé rencontre un obstacle avec un projet, ne proposez pas juste de le régler vous-même, mais suggérez qu'il parle à quelqu'un d'autre de l'équipe qui a rencontré un problème similaire, ou organisez une réunion d'équipe pour brainstormer des solutions.
5. Encouragez les liens entre les employés à distance
La solitude et le sentiment de déconnexion des collègues sont les défis les plus courants rencontrés dans le travail à distance. Sans créer d'opportunités pour une connexion significative, il est trop facile pour les employés répartis dans différents pays de se sentir isolés au travail.
L'apéro Zoom est un classique, mais vous pouvez également faire preuve d'un peu plus de créativité pour encourager les interactions sociales. Voici quelques idées pour commencer :
- Utilisez un outil comme Donut pour inciter les employés à se connecter en tête-à-tête. Ils peuvent se connecter par message direct, programmer un appel vidéo ou organiser une promenade pour prendre une pause écran. Cela fonctionne très bien pour connecter des personnes de différentes équipes et départements.
- Créer des canaux Slack basés sur les intérêts auxquels les gens peuvent se joindre de manière facultative. Ils pourraient être pour partager des photos d'animaux de compagnie, démarrer un club de lecture ou partager des recettes favorites. Encouragez les gens à créer leurs propres canaux et à inviter d'autres personnes à se joindre à eux.
- Ajoutez des heures de bureau ouvertes à votre agenda. Pendant ces créneaux horaires, les gens peuvent se joindre à vous pour une petite discussion, brainstormer pour faire émerger de nouvelles idées, ou demander de l'aide s'ils sont dans une situation difficile.
- Organisez régulièrement des sessions d'apprentissage que n'importe qui peut arranger pour partager des connaissances et des idées avec l'entreprise. Ayez un créneau réservé, comme 14h le jeudi, pour abaisser le seuil de réservation de ces sessions. Encouragez les employés à nominer les uns les autres pour différents sujets.
Pour encourager les interactions sociales lors des réunions d'équipe régulières, posez des questions simples de départ et de clôture, comme « sur quoi avez-vous le plus hâte de travailler aujourd'hui ? » ou « y a-t-il quelque chose que vous redoutez aujourd'hui ? »
Évitez la positivité toxique et permettez aux gens de partager comment ils se sentent, comme s'ils passent une journée difficile ou s'ils font face à une question personnelle. Résistez à l'envie de donner une solution ou un conseil immédiatement, parfois les gens ont juste besoin d'être entendus et de se sentir soutenus.
6. Adoptez une approche de travail hybride qui convient à votre équipe
Alors que certains de vos employés à l'étranger sont en télétravail, d'autres pourraient être basés au siège de l'entreprise, ce qui signifie que vous devez établir des politiques de travail hybride.
Quand il s'agit de diriger une équipe hybride, il n'existe pas d'approche universelle. Chaque équipe doit avoir une conversation sur leur modèle de travail hybride idéal. Certaines équipes hybrides pourraient choisir de se rencontrer une fois par mois au bureau physique, mais pour d'autres, se rencontrer en personne de manière régulière pourrait ne pas être possible en raison de contraintes budgétaires et de visa.
Clarifiez l'objectif du bureau et la valeur qu'il apporte aux employés. Reconnaissez que les employés auront des besoins et des préférences différents quand il s'agit de travailler et de socialiser. Par exemple, 39% des employés à travers les États-Unis préfèrent travailler entièrement à distance, tandis que 24% préfèrent un environnement de travail hybride, selon une enquête Rippling de 2022. Quelle flexibilité pouvez-vous offrir aux employés, tout en respectant également les styles de collaboration de votre entreprise ? Pouvez-vous subventionner les employés à l'étranger pour travailler dans un espace de coworking si vous n'avez pas de bureau dans leur ville ?
Il est possible de trouver un équilibre entre la mise en place d'attentes en tant qu'entreprise et la possibilité offerte aux employés de trouver une harmonie travail-vie. Établir un modèle de travail hybride implique de s'adapter à la façon dont votre équipe travaille au mieux afin de garder les gens aussi engagés et productifs que possible dans différents environnements.
Les caractéristiques d'une équipe distribuée réussie
- Environnement de confiance. Le manager et les employés embrassent la vulnérabilité et montrent de l'empathie et de la compassion les uns envers les autres.
- Employés autonomes. Les employés distants comprennent leurs rôles et ce qu'on attend d'eux, sont responsables de leur travail et partagent ouvertement leurs opinions.
- Communication transparente. L'équipe distante utilise un langage émotionnellement intelligent et communique souvent et bien. Les politiques sont claires, les flux de travail sont transparents et l'information est facilement accessible.
- Inclusif et équitable. Les managers et les leaders RH font de la place pour des perspectives diverses, demandent aux gens ce dont ils ont besoin et agissent en conséquence.
- Culture d'entreprise positive. Les employés se sentent valorisés, ont un équilibre travail-vie personnelle, prennent du temps pour l'apprentissage et le développement, et ont des opportunités de se connecter avec leurs collègues.
Gérez votre équipe à distance depuis un seul système
Les équipes mondiales sont un avantage concurrentiel, et elles peuvent être un moyen économique pour les entreprises de grandir. Mais gérer des employés à distance dans des pays étrangers implique des défis uniques, de l'assurance d'une communication forte au choix des meilleurs outils et technologies.
Utiliser plusieurs systèmes et des processus manuels pour intégrer les employés, gérer le temps et la présence, et assigner des formations, par exemple, crée des silos de données et du travail inutile. Mais avec Rippling, vous pouvez gérer sans effort les meilleurs talents du monde entier en réunissant tout dans un seul système.
Rippling est la solution ultime pour embaucher, payer et gérer les gens à l'étranger. Découvrez pourquoi Rippling est essentiel pour toute entreprise ayant des objectifs de croissance.
Rippling et ses filiales ne fournissent pas de conseil fiscal, comptable ou juridique. Ce matériel a été préparé à des fins d'information uniquement et ne vise pas à fournir, et ne doit pas être utilisé pour des conseils fiscaux, légaux ou comptables. Vous devriez consulter vos propres conseillers fiscaux, légaux et comptables avant de vous engager dans des activités ou transactions liées.
