M9 Solutions est une petite entreprise spécialisée dans les services et les solutions informatiques au niveau fédéral, qui doit relever un défi de taille : la croissance prévue.  M9 a acquis la réputation de DELIVERING THE DIGITAL FUTURE™ (ASSURER L’AVENIR NUMÉRIQUE) en fournissant aux entrepreneurs gouvernementaux les meilleurs talents dans des domaines spécialisés, comme la transformation numérique, la migration vers le cloud, les applications et l’infrastructure, la cybersécurité, le développement de logiciels et l’analyse de données.

"Nos clients de longue date reviennent vers nous parce qu’ils savent que nous recrutons de très bons éléments et que nous entretenons des relations étroites avec nos gestionnaires de comptes », déclare Bryn Bernstein, responsable des ressources humaines chez M9. 

Un élément essentiel de la capacité de l’entreprise à se démarquer a été l’attention qu’elle a portée à l’expérience exceptionnelle de ses employés. Depuis plus de quatorze ans, M9 est un endroit où il fait bon travailler. Mais lorsqu’il est apparu que M9 allait croître de manière significative en un an, on s’est demandé si les systèmes en place pouvaient supporter un effectif plus important. 

« Le taux de croissance de notre entreprise a vraiment commencé à s’accélérer », explique Kim Krueger, spécialiste des opérations chez M9. « Nous avions besoin d’une solution qui puisse évoluer avec nous. »

À l’époque, Mme Krueger avait constaté de visu les limites de la gestion de l’information sur les ressources humaines (HCIM) de M9. Elle n’aimait pas la façon dont le logiciel encombrant compliquait l’expérience d’intégration et les étapes manuelles supplémentaires qui ralentissaient le processus. Une nouvelle solution serait la bienvenue, non seulement pour Mmes Bernstein et Krueger, mais aussi pour tout le monde au sein de M9.

L’accueil de nouveaux employés sans effort

« Je m’occupe principalement de l’intégration et de la désinsertion de nos employés », explique Mme Krueger. « Je m’efforce en permanence de faciliter ces processus pour mon équipe, pour le reste de l’entreprise et pour les nouveaux employés. » 

Notre ancien système d’avantages sociaux était plus convivial que certains de ses anciens concurrents, mais il était insuffisant pour répondre à la croissance de l’effectif de M9. Mme Krueger souhaitait une plateforme qui permette de personnaliser davantage les différents forfaits de rémunération de M9. 

« Nous avons fait un maximum de modèles. Leurs modèles n’étaient cependant pas très robustes.  Nous pouvions déterminer les documents à envoyer à un nouvel employé, mais il n’y avait pas plus de granularité que cela. Nous ne pouvions pas modifier une lettre d’offre à l’avance, par exemple. Nous pouvons le faire avec Rippling, ce qui est énorme. » 

La personnalisation étant limitée, Mme Krueger a dû noter mentalement quels employés bénéficiaient de dispositions spécifiques. Elle s’est retrouvée à se poser des questions telles que : « Ce nouvel employé aura-t-il une adresse électronique M9? Quelle politique de congés rémunérés s’applique à lui? » De plus, elle devait effectuer toutes ces modifications manuellement. 

En mettant en œuvre Rippling, M9 a été en mesure de réduire considérablement les tâches manuelles requises par l’équipe RH et l’équipe d’intégration de nouveaux employés. Alors qu’elle devait auparavant se souvenir de tout, Rippling automatise désormais le provisionnement des comptes des nouveaux employés grâce à des règles intelligentes.

« Avec Rippling, le processus d’intégration peut prendre de 60 à 120 secondes », explique Mme Krueger. « Si c’est plus lent, c’est simplement à cause de ma vitesse d’accès à l’internet. »

Se concentrer sur les gros poissons 

Mme Krueger est peut-être l’utilisatrice expérimentée de Rippling chez M9, mais ses collègues en ont également bénéficié. Auparavant, si elle était absente, un autre membre de l’équipe opérationnelle devait trier les documents de processus internes pour assurer le bon déroulement de l’intégration des nouveaux employés. 

Grâce aux flux de travail de Rippling, Mme Krueger ne se contente pas de gagner du temps, elle évite à ses collègues d’avoir à assumer son travail. Pour M9, la mise en œuvre de Rippling a permis de rationaliser de nombreux défis liés à une entreprise à croissance rapide. 

La précision, par exemple. Avant Rippling, Mme Krueger veillait à réconcilier les informations entre les nombreux systèmes et dossiers de M9. 

« M9 est un environnement où tout va très vite », dit-elle. « Parfois, les informations que les responsables du recrutement introduisent dans les systèmes de suivi des candidatures ne correspondent pas à celles des autres systèmes. « Avant Rippling, je devais agir comme un filtre, en triant ces divergences. Aujourd’hui, Rippling est la seule source de vérité pour notre entreprise » 

En automatisant les flux de travail et en consolidant les systèmes, Rippling a libéré la bande passante de Mme Krueger et de son équipe pour leur permettre de se concentrer sur des objectifs commerciaux plus importants que la saisie de données et l’audit. « Rippling nous permet de réorienter notre attention vers d’autres choses. Maintenant que les avantages sociaux et la paie sont regroupés au même endroit, nous savons que Rippling fait des mises à jour dans ces domaines. » 

Les employés le ressentent aussi

Avant Rippling, les avantages sociaux, les paies et des dizaines d’autres applis commerciales étaient gérés par des systèmes distincts chez M9. Pour accéder à tous les logiciels nécessaires à leur travail quotidien, les employés devaient se souvenir de plusieurs identifiants. 

« Cela n’a pas fait une bonne première impression », déclare M. Krueger. « Obliger les gens à garder la trace de toutes ces informations n’est pas une très bonne expérience pour les employés. » 

En consolidant des systèmes cloisonnés en un centre unique, Rippling a facilité la vie de tous les employés de M9. Ils n’ont qu’à se souvenir d’un seul identifiant pour accéder aux avantages sociaux, à la paie et à toutes les intégrations que M9 utilise avec Rippling. 

« Notre mosaïque de plateformes était beaucoup moins convivial », explique Mme Krueger. « Aujourd’hui, tout le monde sait que Rippling est la référence en matière d’avantages sociaux, de paie, etc. 

Un partenaire de croissance

Mme Bernstein estime que l’expérience des employés est l’une des qualités qui distinguent M9 des autres entreprises. Elle essaie constamment de l’améliorer pour influencer les indicateurs qui comptent, comme la rétention.  Au fur et à mesure de la croissance de M9, Rippling est devenu un élément essentiel de la planification stratégique de Mme Bernstein. 

« J’exécute des rapports dans Rippling tout le temps », dit-elle. « J’utilise des rapports préétablis ainsi que quelques rapports que j’ai créés. Je consulte probablement mes rapports Rippling trois à cinq fois par jour. » 

Rippling est ainsi devenu un partenaire fiable pendant une période de changement chez M9.  Mme Bernstein estime que le centre d’aide est suffisamment solide pour répondre à la plupart des questions, mais elle sait aussi qu’elle peut obtenir une réponse rapide en utilisant la fonction Live Chat de Rippling.

« Avec les autres produits SIRH que j’ai utilisés, ma question finissait par se perdre en route. Je n’avais pas de réponse. Le service client de Rippling est bien supérieur aux autres systèmes que nous avons utilisés, en termes de documentation et de temps de réponse ». 

Mme Bernstein est enthousiasmée par la croissance de Rippling. Elle et ses coéquipiers ont été impressionnés par la fréquence à laquelle Rippling lance de nouveaux produits. Lorsque l’un d’entre eux reçoit le courriel de mise à jour mensuelle de Rippling, il le fait circuler avec enthousiasme. Rippling est un partenaire formidable qui écoute vraiment les suggestions de M9 et prend des mesures à partir de nos commentaires pour améliorer l’expérience de l’utilisateur et de l’administrateur. « Comme Rippling continue d’évoluer, nous suivons son exemple », ajoute Mme Krueger. « Avant Rippling, nous essayions de garder la tête hors de l’eau. Maintenant, nous sortons des sentiers battus. Nous apprécions le fait que Rippling ne soit pas un simple système statique de ressources humaines. 

Au cours d’une année de croissance incroyable, Rippling a permis à M9 de gagner du temps, de séduire de nouveaux employés et de se concentrer sur les problèmes les plus importants. Et ce n’est que le début. D’ici 2025, M9 devrait compter plus de 500 employés. Heureusement, Rippling sera de la partie. 

« Rippling était la solution qui pouvait regrouper tous les systèmes RH importants en un seul endroit et permettre diverses intégrations au fur et à mesure de notre croissance », explique Mme Bernstein. « Tout simplement, Rippling est la solution qui peut évoluer avec nous. »