M9 est une petite entreprise spécialisée dans les services et solutions informatiques à l’échelle nationale. Elle était face à un défi de taille : sa croissance prévisionnelle.  M9 s’était construit une réputation pour sa capacité à METTRE EN PLACE LE FUTUR NUMÉRIQUE™ en fournissant aux entrepreneurs du gouvernement les meilleurs talents dans des domaines spécialisés, tels que la Transformation Numérique, la Migration vers le Cloud, les Applications et l’Infrastructure, la Cybersécurité, le Développement Logiciel et l’Analyse de données.

" Nos clients de longue date reviennent vers nous car ils savent que nous mettons à leur disposition d’excellents profils, et ils entretiennent des relations solides avec nos gestionnaires de comptes », explique Bryn Bernstein, responsable Ressources Humaines chez M9. 

L’entreprise est parvenue à se démarquer en grande partie par ses efforts pour prodiguer une expérience employé de haute qualité. Depuis plus de quatorze ans, M9 est une entreprise où on a envie de travailler. Mais lorsqu’il est apparu que M9 allait connaître une croissance significative en l’espace d’une année, des doutes ont émergé quant à la capacité des systèmes en place à s’adapter à un effectif plus important. 

« Le taux de croissance de l’entreprise commençait vraiment à s’accélérer » explique Kim Krueger, Spécialiste des opérations chez M9. « Il nous fallait une solution capable d’évoluer avec nous. »

À l’époque, Mme Krueger avait pu constater par elle-même les limites de la gestion de l’information des ressources humaines au sein de M9. Elle n’aimait pas le logiciel peu intuitif alors utilisé, qui compliquait l’expérience d’intégration, ni les étapes manuelles additionnelles qui ralentissaient le processus. Une nouvelle solution aurait été accueillie à bras ouverts, pas seulement par Mme Krueger, mais par tout le monde chez M9.

L’accueil et l’intégration sans efforts

« Ma première préoccupation est l’intégration et la gestion des départs de nos employés », explique Mme Krueger. « J’essaie continuellement de rendre ces processus plus simples pour mon équipe, pour le reste de l’entreprise et pour les nouveaux employés. » 

Notre système d’avantages sociaux précédent était plus adapté aux utilisateurs que certains systèmes concurrents, mais restait insuffisant pour s’adapter à la croissance des effectifs au sein de M9. Kim Krueger souhaitait une plateforme permettant davantage de personnalisation pour les différents programmes de rémunération proposés par M9. 

« Nous avons créé autant de modèles préétablis que possibles. Mais les modèles proposés par les anciens systèmes n’étaient pas assez robustes.  Nous pouvions savoir quels documents avaient été envoyés à chaque nouvel employé, mais il était impossible d’avoir plus de précisions que cela. Il était impossible d’apporter de modifications à une lettre d’offre d’emploi avant de l’envoyer, par exemple. Nous pouvons le faire dans Rippling, ce qui est fantastique. » 

Les possibilités de personnalisation des anciens systèmes étant limitées, Mme Krueger se voyait obligée de retenir mentalement quels employés faisaient l’objet de dispositions spécifiques. Elle se retrouvait à se poser des questions telles que : « Faut-il attribuer une adresse e-mail M9 à ce nouvel employé ? Quelle politique s’applique à cet employé en matière de congés payés ? » En plus de cela, elle devait saisir toutes ces modifications manuellement. 

En implémentant Rippling, M9 est parvenu à réduire considérablement les tâches manuelles requises par les équipes de RH et d’intégration. Là où Kim Krueger devait auparavant se souvenir de tout, Rippling automatise à présent l’attribution des comptes des nouveaux employés grâce à des règles intelligentes.

« Avec Rippling, le processus d’intégration prendre entre 60 et 120 secondes », précise Mme Krueger. « Et lorsque c’est plus lent que ça, c’est simplement ma connexion internet qui n’est pas assez rapide.»

Se concentrer sur l’essentiel 

Si Mme Krueger est la principale utilisatrice de Rippling chez M9, ses collègues en bénéficient également. Auparavant, lorsque Mme Krueger était absente, un membre de l’équipe des opérations devait naviguer à travers des documents de procédures internes pour que l’accueil et l’intégration se poursuivent normalement. 

Grâce aux processus de travail de Rippling, Mme Krueger ne gagne pas seulement du temps pour elle-même : elle épargne aussi à ses collègues d’avoir à endosser son rôle lorsqu’elle n’est pas là. Pour M9, implémenter Rippling a simplifié une grande partie des défis qui accompagnent la croissance rapide d’une entreprise. 

La précision, par exemple. Avant Rippling, Mme Krueger devait veiller à rapprocher méticuleusement les informations à travers les nombreux systèmes et registres de l’entreprise. 

« Chez M9, tout va très vite », explique t-elle. « Parfois, les informations que les responsables en charge du recrutement saisissaient dans les systèmes de suivi de candidats ne correspondaient pas à celles figurant dans d’autres systèmes. Avant Rippling, c’est à moi que revenait la tâche de filtrer et de remédier à ces incohérences. Aujourd’hui, Rippling est la seule et unique source de vérité de l’entreprise. » 

En automatisant les processus de travails et en regroupant les systèmes, Rippling a libéré de la disponibilité pour Mme Krueger et son équipe, leur permettant de se concentrer sur les objectifs commerciaux importants, et non sur la saisie et la vérification de données. « Rippling nous permet de concentrer notre attention sur d’autres choses. À présent que les avantages sociaux et la gestion de la paie sont réunis sur une seule et même plateforme, nous savons que Rippling s’occupe d’effectuer les mises à jour dans ces domaines. » 

Un ressenti partagé par les employés

Avant Rippling, les avantages sociaux, la gestion de la paie et des dizaines d’autres applications d’entreprise étaient administrées via des systèmes séparés chez M9. Pour accéder à tous les logiciels dont ils avaient besoin au quotidien, les employés devaient mémoriser plusieurs identifiants différents. 

« Ça n’était pas terrible, comme première impression. », relate Krueger. « Obliger les gens à retenir toutes ces informations n’est pas idéal en matière d’expérience employé.» 

En regroupant des systèmes auparavant cloisonnés sur une seule et même plateforme, Rippling a permis de simplifier la vie de tous les employés de M9. Il leur suffit à présent de retenir un seul identifiant pour accéder aux avantages sociaux, à la gestion de la paie et à toutes les intégrations que M9 utilise avec Rippling. 

« Notre ensemble disparate de plateformes était beaucoup moins adapté aux utilisateurs », déclare Mme Krueger. « À présent, chacun sait que c’est sur Rippling que tout se passe : les avantages sociaux, la gestion de la paie, et tout le reste.» 

Un partenaire de croissance

Mme Bernstein estime que l’expérience employé au sein de M9 est ce qui distingue l’entreprise des autres firmes. Elle travaille continuellement à améliorer cette expérience, afin d’avoir un impact sur les indicateurs importants, tels que la rétention des employés.  Au fur et à mesure de la croissance de M9, Rippling est devenu un élément essentiel de la planification stratégique pour Mme Bernstein. 

« Je suis constamment en train de créer des rapports sur Rippling »; déclare-t-elle. « J’utilise des rapports préétablis, ainsi que certains que j’ai créés moi-même. Je consulte probablement mes rapports Rippling trois à cinq fois par jour. » 

En cela, Rippling est devenu un partenaire fiable durant une période de transformations au sein de M9.  Mme Bernstein juge que le Centre d’aide est suffisamment bien conçu pour répondre à la plupart de ses questions, mais sait qu’elle peut obtenir une réponse rapide grâce à la fonction de chat en direct si cela est nécessaire.

« Avec les autres produits SGRH auxquels j'ai eu recours, mes questions restaient en suspens. Je n’avais aucun retour. En termes de documentation et de temps de réponse, le service client de Rippling est bien meilleur que celui des autres systèmes que nous avons utilisés. » 

Mme Bernstein est enthousiasmée par la croissance que Rippling connaît de son côté. Elle et les membres de son équipe se disent impressionnés par la fréquence à laquelle Rippling sort de nouveaux produits. Lorsque l’un d’entre eux reçoit l’e-mail mensuel relatant les nouveautés chez Rippling, l’équipe s’empresse de se le communiquer. Rippling a été un excellent partenaire, qui s’est montré réellement à l’écoute des suggestions proposées par M9 et a pris des décisions basées sur nos retours en vue d’améliorer l’expérience utilisateur et administrateur. « Rippling continue d’évoluer, et nous faisons de même », ajoute Mme Krueger. « Avant de découvrir Rippling, nous essayions surtout de garder la tête hors de l’eau. Aujourd’hui, nous pouvons élargir nos horizons. Ce qu’on aime beaucoup chez Rippling, c’est que ce n’est pas un énième système de RH statique. » 

Au cours de cette année de croissance remarquable, Rippling a aidé M9 à gagner du temps, à assurer la satisfaction maximale de ses employés et à se concentrer sur les problèmes importants. Et l’aventure ne fait que commencer. D’ici à 2025, le nombre total d’employés de M9 devrait s’élever à plus de 500. Heureusement, Rippling sera là pour accompagner l’entreprise. 

« Rippling a été la solution qui a permis de rassembler tous les systèmes importants de RH en un seul et même endroit, et de s’adapter à de nouvelles intégrations au fur et à mesure de notre croissance », déclare Mme Bernstein. « Pour parler en termes simples, Rippling est la solution capable de s’adapter à notre évolution.»