Que se passe-t-il lorsque, presque du jour au lendemain, près de la moitié du pays se met à travailler depuis la maison ? Apparemment, cela crée beaucoup de déchets supplémentaires, entre autres choses. Pour Don Doidge, responsable RH & Informatique chez Trash Butler, une entreprise de collecte à domicile de déchets et d’emballages, ces circonstances ont exigé de développer rapidement son équipe de valets pour répondre à ce besoin. Cette tâche, assure-t-il, aurait été infiniment plus compliquée si l’entreprise était restée sur Paylocity, la plateforme qu’elle utilisait auparavant.
« Il n’y a aucune comparaison possible. Rippling a rendu ma vie tellement plus simple pour ce qui est de l’intégration des nouveaux employés.»
La recherche d’une plateforme moderne et flexible
Après avoir utilisé Paylocity pendant un an, Trash Butler a réalisé que cette solution n’était pas en mesure de répondre à ses besoins.
Tout d’abord, Paylocity ne permettait pas d’associer la gestion de la paie à plus d’un seul centre de coûts, ce qui posait problème au fournisseur de services de collectes étant donné que ses valets travaillaient souvent sur plusieurs sites à la fois.
En plus de cela, l’incapacité de Paylocity à intégrer les autres applications de Trash Butler, dont Lever, un système très apprécié de suivi des candidats faisait perdre à l’équipe toute l’efficacité qu’elle avait pu gagner au préalable.
En réalité, Paylocity augmentait même la quantité de travail manuel.
« Cet outil n’était tout simplement pas adapté à notre configuration, et cela engendrait des problèmes constants avec la gestion de la paie et les intégrations », explique Don. « Le manque de flexibilité de Paylocity nous empêchait de remédier au problème. »
« Nous étions dans une impasse avec Paylocity. Il leur était impossible de s’adapter à nos besoins. »
Ainsi, lorsque Don s’est mis en quête d’une nouvelle solution, il n’a pas ménagé ses efforts.
« Nous nous sommes plongés dans les différentes offres des fournisseurs existants. Nous ne voulions pas avoir à changer à nouveau dans deux ans. Il nous fallait une plateforme flexible à partir de laquelle nous pouvions construire, pour assurer notre réussite à l’avenir. C’est ce que nous avons trouvé avec Rippling .»
Pour maximiser ses chances de trouver la solution adaptée, Don a mobilisé à la fois une entreprise professionnelle et des membres de sa propre équipe pour le conseiller. Une décision qui s’est transformée en situation intéressante lorsque la recommandation de l’entreprise qu’il avait embauchée est allée à l’encontre de celle de son équipe.
Mais pour Don, le choix était simple : il fallait faire confiance à l’équipe.
« Entendre mon équipe entière d’experts déclarer ’ Nous avons testé toutes les plateformes, et Rippling est le meilleur choix, parce qu’il y a cette fonctionnalité et pour cette raison-là ’, puis voir que ce choix avait conquis toute l’entreprise, c’était incroyable.»
Et les efforts investis dans ce processus de recherche ont été payants. Selon Don, Rippling a été très bien accueilli par tous chez Trash Butler, tout particulièrement auprès de ses utilisateurs les plus assidus : les équipes de RH et de gestion de la paie.
« Rippling est incroyablement mieux pensé que n’importe quel autre système que nous avons pu utiliser jusque là. C’est un outil très visionnaire qui offre des fonctionnalités et des capacités puissantes, réunies dans une seule plateforme si simple et intuitive que presque tout le monde peut s’en servir. »
Diminution du temps de travail et du « ghosting »
Pour Don et son équipe, cette transition n’aurait pas pu arriver à un meilleur moment. Alors que la pandémie intensifiait la nécessité pour l’équipe de recruter davantage de valets dans des délais serrés, Don explique que Rippling compte parmi les principales raisons qui ont permis à l’entreprise de tenir la cadence.
Moins d’erreurs avec des processus d’accueil et d’intégration basés sur les postes
Parmi les atouts clés qu’a apportés Rippling à Trash Butler pour accélérer les intégrations, il y a les itinéraires d’intégration personnalisés. Auparavant, l’équipe intégrait de nouveaux employés, et ne s’apercevait que plus tard de l’existence d’une exemption ou de la nécessité de fournir un véhicule. Par conséquent, l’équipe devait revenir vers l’employé·e pour lui demander des informations, ou bien corriger l’erreur par elle-même.
« Aujourd’hui, Rippling envoie automatiquement les bons documents et enclenche les bons processus d’accueil et d’intégration selon le rôle pour lequel l’employé est embauché. Cela a permis de rendre l’intégration plus rapide et plus facile, et a fait gagner énormément de temps à notre équipe.»
Une intégration simplifiée fait économiser des heures de travail
L’équipe de Trash Butler a également constaté un gain de temps considérable grâce au processus d’intégration plus simple et plus rationalisé de Rippling.
« Paylocity envoyait plusieurs e-mail de bienvenue aux nouveaux employés : un premier pour les accueillir, un deuxième pour leur fournir leur nom d’utilisateur, et un autre encore pour les informer qu’ils allaient bientôt recevoir leur mot de passe. », relate Don. « Avec tous ces e-mails, nos nouveaux employés étaient un peu perdus... en particulier ceux qui ne consultent pas souvent leur courrier.
« Il nous arrivait de perdre des jours entiers car les employés ne savaient pas comment initier le processus d’accueil et d’intégration, ou parce qu’ils avaient perdu leur mot de passe. »
En plus de cela, les recruteurs de Trash Butler passaient environ 30 à 45 minutes de leur journée à assurer le suivi des nouveaux employés ou à réinitialiser leurs mots de passe.
« Grâce à Rippling, nous avons pu en finir définitivement avec tout ça », explique Don. « À présent, les nouveaux employés reçoivent un seul e-mail leur disant : ’voici votre lettre d’offre d’emploi, cliquez ici, saisissez votre mot de passe, puis inscrivez-vous et remplissez les documents’. »
Grâce à ce processus d’intégration simplifié, l’entreprise a également constaté une diminution significative du temps que prennent les nouveaux employés pour finaliser leur intégration. À présent, 75 % d’entre règlent leurs formalités administratives en 72 heures ou moins.
Une intégration plus facile entraîne moins de « ghosting »
Et ce processus d’intégration simplifié a également mené à un résultat inattendu, mais très bienvenu : beaucoup moins de « ghostings » de la part des nouveaux employés (autrement dit, une situation où un candidat cesse tout simplement de répondre à Dan et à son équipe après avoir reçu leur offre).
« Avant Rippling, nous perdions environ 55 % de nos candidat·es lorsqu’on arrivait à la phase d’accueil et d’intégration. Ils disparaissaient sans prévenir. », explique Don. « Grâce à Rippling, ce chiffre est tombé à 43 %. »
Grâce à ce processus d’intégration plus rapide et plus intuitif, l’entreprise a constaté que moins de candidat·es s’évaporaient en cours de route ou se retrouvaient perdus sous une avalanche d’e-mails d’intégration et d’instructions.
Création de rapports efficaces et intuitifs
En tant que Directeur des RH et Informatique, les responsabilités de Dan recouvrent aussi bien le recrutement que l’administration des avantages sociaux, l’accompagnement, le développement des talents, et plus encore.
Et pour honorer ces responsabilités aussi efficacement que possible, Don croit fermement en l’importance de disposer de données solides et fiables à partir desquelles prendre ses décisions. Un élément, dit-il, qui manquait dans la solution précédemment utilisée par l’entreprise.
« J’ai bien plus confiance dans la précision de nos rapports aujourd’hui que par le passé », explique Don.
Il dit également apprécier à quel point il est infiniment plus intuitif de créer des rapports dans Rippling. « Avec Paylocity, cela représentait beaucoup plus de travail. L’interface utilisateur était très datée. Pour ajouter de nouveaux champs, il fallait connaître la nomenclature exacte utilisée par Paylocity, autrement c’était introuvable. Nous avions fini par établir un seul rapport gigantesque avec chaque champ qu’il était possible d’inclure, qui était ensuite modifié en dehors de la plateforme.»
« J’apprécie aussi beaucoup la facilité avec laquelle je peux partager des rapports avec le reste de mon équipe dans Rippling, et le contrôle très pointu dont je dispose sur les informations qui sont partagées et les destinataires de ces informations. »
Autres points forts
Conformité et notifications automatisées
Rippling a également apporté une assistance inestimable à Trash Butler en matière de conformité.
« Aujourd’hui, nous sommes en activité à travers l’ensemble des États-Unis. S’assurer que nous sommes en conformité avec les exigences de chaque État, en particulier pour ce qui touche à nos équipes sur le terrain, est un vrai défi. », explique Don. « Heureusement, Rippling a contribué à rendre cela plus facile. »
« Actuellement, nous utilisons l’outil de Gestion du temps et de la présence de Rippling, qui offre un certain nombre de fonctionnalités nous permettant d’assurer la conformité, selon la région dans laquelle nos employés se trouvent. Par exemple, notre équipe sur le terrain en Californie reçoit des rappels automatisés lorsqu’elle doit prendre une pause obligatoire, et doit ensuite confirmer sur l’application mobile que la pause a bien été prise.»
Une implémentation simple et un sentiment de partenariat authentique
Pour Don et son équipe, le processus d’implémentation de Rippling marquait un contraste saisissant avec ce qu’ils avaient pu connaître auprès d’autres fournisseurs, dont Paylocity.
« Nous sommes passés à Rippling avec le sentiment qu’il s’agissait davantage d’un partenariat, depuis le tout début. », relate Don. « Nous nous sommes mis d’accord sur une stratégie et un calendrier précis de tous les objectifs que nous souhaitions accomplir, et l’équipe Rippling était toujours disponible pour répondre aux questions que nous pouvions avoir.»
Et contrairement à la plupart des fournisseurs, la transition s’est fait le plus naturellement du monde. « Des équipes de vente aux responsables de l’intégration, puis des responsables de l’intégration à nos très dévoués responsables actuels du Succès clients et Chargés de comptes techniques, nous n’avons pas eu à répéter les informations d’une équipe à l’autre, ou à réexpliquer quels étaient nos objectifs et nos visées. Tout était déjà compris. »
« Avec Rippling, nous avons sincèrement l’impression d’avoir quelqu’un qui s’assure de notre réussite, tout comme nous le faisons en interne. »
Accès à plus de 500 intégrations et assistance fiable
Avec Paylocity, Trash Butler se sentait freiné par le nombre limité d’intégrations disponibles. En plus de cela, l’équipe de Paylocity ne cherchait pas particulièrement à soutenir les efforts de Trash Butler pour créer des intégrations avec des partenaires clé.
« Avec Rippling, lorsque nous voulons intégrer un partenaire, nous recevons généralement une réponse sous quelques heures. Ou sous un jour ou deux, tout au plus. », déclare Don. « Avec Paylocity, il fallait les relancer pendant des mois, sans qu’il y ait vraiment de résultats à la fin.»
Une gestion de la paie plus rapide et un suivi des résultats plus précis
La gestion de la paie est également considérablement plus rapide : là où cela prenait auparavant plusieurs heures, il n’en faut à présent plus qu’une pour traiter les paies à travers 50 États.
Ce gain de temps est en grande partie lié au fait que l’équipe dispose désormais de la possibilité de lier les paies à plusieurs centres de coûts. Ainsi, fini les pertes de temps dues aux exportations manuelles de rapports et le recours à la fonction VLOOKUP. À présent, les données peuvent être importées directement dans Quickbooks grâce à l’intégration Quickbooks en ligne de Rippling.
Outre le gain de temps, la possibilité d’attribuer les heures de travail des employés aux bons centres de coûts implique également un meilleur suivi des pertes et des profits.
« Nous recensons plus de 500 sites de travail à travers les États-Unis. Le fait que Rippling puisse s’adapter à cela constitue une grande victoire pour nous »; indique Don.