Ausgaben umfassend automatisieren

Ausgabenmanagement-Software optimiert den gesamten Prozess der Ausgaben- und Spesenabrechnung. Normalerweise übermittelt der Mitarbeiter seine Spesenabrechnungen digital und die Software erleichtert die Spesenverfolgung durch eine Kategorisierung der Ausgaben. Die Spesen werden dann auf der Basis von vordefinierten Unternehmensrichtlinien und -Workflows zur Genehmigung weitergeleitet. Die Richtlinien und Workflows können mithilfe von Regeln konfiguriert werden, die auf diversen Faktoren basieren, wie Abteilung, Ausgabentyp oder Betrag. Viele Systeme umfassen außerdem Firmenkreditkarten-Transaktionen. Und schließlich erleichtert die Software den Prozess der Spesenrückerstattung, indem diese Zahlungen direkt an den Mitarbeiter gesendet werden.

Diese Software soll den Ausgabenprozess effizienter machen, Fehler reduzieren und den Aufwand minimieren, der normalerweise mit manuellen Dateneingaben einhergeht. Ausgabenkontrollen werden verbessert und das Finanzteam erhält transparente Echtzeit-Einblicke in die Spesendaten.

Wenn Sie ein Ausgabenmanagement-System ins Auge gefasst haben, suchen Sie nach Funktionen, die Ihren speziellen geschäftlichen Anforderungen entsprechen, z. B. nahtlose Belegerfassung, definierbare Workflows zur Ausgabengenehmigung oder die Möglichkeit, Spesenrichtlinien einzurichten und durchzusetzen. Für eine effiziente Abstimmung ist die Integration in Ihre bestehenden Systeme (Buchhaltungs-Software wie QuickBooks oder Netsuite) von zentraler Bedeutung. Leistungsstarke Berichtsfunktionen, die Erkenntnisse über die Mitarbeiterausgaben ermöglichen, sind ebenso essentiell. Und schließlich sollte die Ausgabenmanagement-Lösung eine benutzerfreundliche Oberfläche haben, die die Spesenabrechnung und den Gesamtprozess sowohl für Mitarbeiter als auch für Administratoren so einfach wie möglich macht.

Ja. Viele Ausgabenmanagement-Lösungen, auch Rippling, bieten die Möglichkeit zur Verwaltung von Firmenkreditkarten. Durch diese Funktion erhalten Administratoren verbesserte Ausgabenkontrollen: Mithilfe von Ausgabenlimits werden die Kartentransaktionen in Echtzeit überprüft. Die Integration von Firmenkreditkarten in das Ausgabenmanagement-System kann außerdem den Abstimmungsprozess vereinfachen und bietet eine umfassende Ansicht der Geschäftsausgaben an einem zentralen Ort. Häufig können auch Unternehmensrichtlinien eingerichtet werden, die speziell für die Nutzung der Firmenkreditkarte gelten und die so für eine bessere Einhaltung der Richtlinien sorgen.

Die Ausgabenmanagement-Plattform von Rippling kann in Unternehmen jeglicher Größenordnung eingesetzt werden, von Kleinunternehmen bis hin zu größeren Konzernen. Mit Rippling kann jedes Unternehmen, das seinen Ausgabenmanagement-Prozess optimieren möchte, seine Unternehmensrichtlinien auf effiziente Weise durchsetzen und transparente Einblicke in seine Ausgabendaten erhalten. Rippling bietet eine umfassende und intuitive Lösung – egal, ob Sie ein Startup-Unternehmen sind, das erste Ausgabenkontrollen implementieren möchte, oder ein etabliertes Unternehmen, das seinen vorhandenen Genehmigungsprozess optimieren möchte.

Anders als herkömmliche Ausgabenmanagement-Tools basiert die Lösung von Rippling auf einer zentralen Plattform, die alle Ausgabendaten mit den HR-, IT- und Finanzsystemen verbindet. Durch diese Integration ergeben sich besondere Fähigkeiten, wie rollenbasierte Berechtigungen, die mit jeder Neueinstellung, jeder Versetzung oder jedem Mitarbeiteraustritt automatisch aktualisiert werden. Außerdem kann die Richtlinien-Engine von Rippling beliebige Mitarbeiterattribute verwenden, um hochspezifische Ausgabenregeln zu erstellen, die in herkömmlichen Standalone-Systemen nicht möglich wären.