Ausgabenmanagement-Software, die Verschwendung an der Wurzel packt

Mit Software für das Ausgabenmanagement behalten Unternehmen die volle Kontrolle über ihren Geldabfluss. Finanzteams können damit an zentraler Stelle alle dienstlichen Ausgaben nachverfolgen, verwalten und optimieren – von Mitarbeiterspesen und Ausgaben per Firmenkreditkarte bis zum Lieferantenmanagement. Durch automatisierte Genehmigungs-Workflows, die Durchsetzung benutzerdefinierter Richtlinien und eine Single Source of Truth für Ausgabendaten können Lösungen für das Ausgabenmanagement helfen, den manuellen Aufwand zu senken, Budgetüberschreitungen zu vermeiden und den Cashflow zu verbessern.

Bei der Evaluierung von Anbietern für Ausgabenmanagementsysteme für Unternehmen sollten Sie auf Funktionen wie diese achten:

• Echtzeiteinblicke in die Ausgaben, sodass Sie einen kompletten, d. h. team-, lieferanten- und kategorieübergreifenden Überblick über die Firmenausgaben haben
• Automatisierte Genehmigungs-Workflows, durch die sichergestellt ist, dass alle Transaktionen dem jeweils richtigen Genehmigungsprozess mit anpassbaren Regeln unterliegen
• Firmenkreditkarten und virtuelle Karten, die den Ausgaben der Mitarbeiter vorab festgelegte Grenzen setzen und automatische Benachrichtigungen auslösen
• Schnelle Rechnungszahlung, d. h. schnelle Bearbeitung von Lieferantenrechnungen dank nahtloser Integrationen in Buchhaltungssoftware wie QuickBooks und NetSuite
• Ausgabenkontrolle und Compliance, um übermäßige Ausgaben mittels nativer Richtliniendurchsetzung und automatisierter Markierung von Richtlinienverstößen zu verhindern

Bei der Spesenverwaltung geht es darum, durch Mitarbeiter geleistete Zahlungen nachzuverfolgen und zurückzuerstatten. Das Ausgabenmanagement hingegen ist breiter aufgestellt und betrifft sämtliche Ausgabenflüsse des Unternehmens.

• Unter die Spesenverwaltung fallen in der Regel Reise- und Verpflegungskosten sowie andere dienstliche Ausgaben, die Mitarbeiter bei der Spesenabrechnung angeben können.
• Das Ausgabenmanagement beinhaltet Beschaffung, Lieferantenmanagement, Rechnungszahlungen, Transaktionen per Firmenkreditkarte sowie die strategische Lieferantenauswahl. Alles zusammen ergibt ein vollständiges Bild der Ausgaben im Unternehmen.

Mit Rippling ist die Spesenverwaltung ganz einfach. Admins in Unternehmen aller Arten – vom KMU bis zum Konzern – können sehr leicht Richtlinien erstellen und anpassen, um die Ausgaben zu kontrollieren und den Mitarbeitern das Einreichen ihrer Spesenabrechnungen zu erleichtern. Dies ist per E-Mail, Beleg-Upload oder manuelle Eingabe problemlos möglich. Die Spesen werden automatisch den richtigen Genehmigern zugeleitet und so schneller bearbeitet. Spesendetails in den Profilen der Mitarbeiter runden das Bild ab.

Bei Rippling werden Firmenkreditkarten primär dazu genutzt, Ausgaben für Reisen und Einladungen, Abonnements und SaaS-Gebühren, Verbindlichkeiten und andere monatlich wiederkehrende Betriebskosten zu begleichen. Allerdings wird davon abgeraten, Inventar oder Anlagegegenstände per Firmenkreditkarte zu kaufen, da die Ausfallquote in diesem Fall höher ist. Die Karte gehört dem Arbeitgeber, wird vom Unternehmen bezahlt, und das Unternehmen haftet für Zahlungsausfälle oder Schulden. Der Arbeitgeber hat umfassenden Einblick in die angeforderten Ausgaben und die Möglichkeit, Kreditlinien zu ziehen.

Mit Rippling geht dies folgendermaßen:

• Konsolidieren, automatisieren, beschleunigen:

  • Verschaffen Sie sich einen vollständigen Überblick über die Ausgaben des Unternehmens und nutzen Sie Echtzeitberichte zur Rechnungszahlung.
  • Lassen Sie Genehmigungsanforderungen automatisch und basierend auf Mitarbeiterdaten an die richtigen Genehmiger weiterleiten.
  • Lassen Sie umgehend Rechnungen mit Hauptbuchcode erstellen und mittels Integration mit der Buchhaltungssoftware automatisch synchronisieren.

• Zahlungsoptionen:

  • Zur Verfügung stehen neben elektronischen Überweisungen auch ACH-Zahlungen und Schecks – je nach Präferenz des Lieferanten.
  • Mit der Vergabe einer E-Mail-Adresse für die Rechnungszahlung von Rippling können Sie Lieferanten, die bisher Schecks den Vorzug gaben, den Umstieg erleichtern.

• Wichtige Merkmale:

  • Fortschrittliche Richtlinien-Engine: Rechnungen werden korrekt weitergeleitet und pünktlich bezahlt.
  • Sofortige Rechnungserstellung: Rechnungsdetails werden zur schnellen Bearbeitung automatisch erfasst.
  • Internationale Rechnungszahlung: Rechnungen können Sie in den Landeswährungen der Lieferanten bezahlen. Rippling übernimmt die Umrechnung.
  • Lieferantenportal: Lieferanten können dort Informationen hinterlegen und aktualisieren, Rechnungen einreichen und Zahlungen erhalten.
  • Rechnungslegungsintegrationen: Rechnungen werden mit den bevorzugten Buchhaltungssystemen synchronisiert, was das Finanzmanagement optimiert.