Wie man Auftragnehmer weltweit gesetzeskonform bezahlt
Seit der Pandemie haben Millionen von Mitarbeitern weltweit die Aufsicht eines einzigen Arbeitgebers verlassen, um ihre eigenen Chefs zu werden. Jetzt wächst die globale Gig-Ökonomie rasant und soll bis 2030 mehr als 455 Milliarden Dollar erreichen.
Der Aufstieg des Freiberuflers eröffnet neue Möglichkeiten. Auftragnehmer legen ihre eigenen Zeitpläne fest, arbeiten von überall aus und übernehmen Probeaufträge bei mehreren Kunden auf der Suche nach ihrem besten Fit. Unternehmen profitieren dabei von Einsparungen bei Ausrüstung, Schulung und Sozialleistungen und genießen zugleich eine größere personelle Flexibilität, um auf die Schwankungen ihrer Geschäftsanforderungen zu reagieren.
Jedoch können Unternehmen diese Vereinbarungen gefährden, wenn sie Auftragnehmern ihr hart verdientes Einkommen nicht schnell und unkompliziert auszahlen. Wie bewältigt man dies am besten, wenn die Belegschaft über Städte, Länder oder Kontinente verteilt ist - jedes mit seinen eigenen Lohnvorschriften?
Dieser Leitfaden führt Sie durch die schnelle und gesetzeskonforme Auszahlung internationaler Auftragnehmer. Erfahren Sie, wie Sie sie onboarden, sie von Vollzeitbeschäftigten unterscheiden und alle Ihre Optionen, wenn es darum geht, die Gehaltsabrechnung durchzuführen.
Für mehr Informationen, schauen Sie sich unser Webinar dazu an, wie man globale Auftragnehmer bezahlt.
Vorbereitung rechtskonformer Auftragnehmervereinbarungen
Im Gegensatz zu Angestellten müssen Sie neue selbständige Auftragnehmer nicht in Sozialleistungen einschreiben oder Steuern in ihrem Namen abziehen. Aber bevor sie irgendeine Arbeit beginnen, müssen sie eine Auftragnehmervereinbarung unterschreiben. Diese rechtlich bindenden Verträge legen die Bedingungen der Arbeitsbeziehung fest und sollten immer folgendes beinhalten:
- Arbeitsverantwortlichkeiten
- Zeitplan, mit Startdatum und Deadline
- Stündliche Erwartungen
- Zahlungsstruktur (ob pro Projekt, auf Retainer oder für Zeit und Material)
- Zahlungsfrequenz
- Zahlungswährung für internationale Auftragnehmer
- Kündigungspolitik
In den Vereinbarungen sollte auch festgelegt werden, was geschieht, wenn ein Auftragnehmer seinen Verpflichtungen nicht nachkommt, sie sollten Vertraulichkeitsvereinbarungen zum Schutz geschützter Informationen enthalten und den Schutz des geistigen Eigentums festlegen, um zu bestimmen, wer die Rechte an der produzierten Arbeit besitzt.
Es ist entscheidend, dass Auftragnehmervereinbarungen mit den lokalen Arbeitsgesetzen in der Gerichtsbarkeit des selbständigen Arbeiters übereinstimmen. Da die Arbeitsgesetze zwischen Ländern variieren, müssen Sie Vereinbarungen anpassen, wenn Sie in mehreren Regionen einstellen. Ziehen Sie lokale Rechtsexperten in Betracht, um Verträge für spezifische Länder anzupassen und Compliance-Probleme zu vermeiden. Sie könnten auch eine Auftragnehmermanagementlösung wie Rippling verwenden, das vorgeprüfte Auftragnehmervorlagen für mehr als 50 Länder bietet, die sowohl mit lokalen Vorschriften konform als auch anpassbar sind. Sie werden auch sicher innerhalb der Rippling-Plattform gespeichert und leicht zugänglich zur Referenz, damit Unternehmen und selbständige Auftragnehmer immer die Erwartungen wissen.
Die Risiken der Fehlklassifizierung
Während die Einstellung unabhängiger Auftragnehmer für Ihr Unternehmen ein Segen sein kann, ist es entscheidend sicherzustellen, dass sie tatsächlich Auftragnehmer sind und nicht Angestellte in Verkleidung. Die Fehlklassifizierung von Angestellten kann zu hohen Bußgeldern und Strafen, zur Nachzahlung und rückwirkenden Sozialleistungen sowie zu Zivilklagen führen. In den USA beispielsweise berechnet die IRS 50 Dollar für jede nicht bezahlte W-2, sowie unbezahlte FICA-Steuern und andere Strafen, egal ob die Fehlklassifizierung absichtlich oder nicht erfolgte.
Reale Beispiele für schwerwiegende Folgen der Fehlklassifizierung umfassen:
- Im Jahr 2021 entschieden niederländische Gerichte, dass Uber-Fahrer Angestellte waren, die Anspruch auf Nachzahlung und Sozialleistungen hatten, und verhängten gegen das Unternehmen eine Geldstrafe von 50.000 Euro. Dann entschied der Oberste Gerichtshof der USA dasselbe, mit Uber, das 8,4 Millionen Dollar zahlte, um eine Sammelklage mit kalifornischen Fahrern beizulegen.
- Im Jahr 2015 zahlte FedEx 228 Millionen Dollar aus, nachdem es Fahrer als unabhängige Auftragnehmer in Kalifornien fehlklassifiziert hatte. Das Unternehmen wurde festgestellt, dass es gegen staatliche Arbeitsgesetze verstoßen hatte, indem es den Fahrern keine Sozialleistungen wie Überstundenvergütung und Arbeitnehmerentschädigungsversicherung gewährte.
- In Kanada sind Fehlklassifikationsklagen auf dem Vormarsch; die Schäden, die in neueren Klagen geltend gemacht wurden, reichen von 30 Millionen bis 200 Millionen Dollar.
Wie zieht man also den Unterschied zwischen Auftragnehmer und Angestelltem?
- Auftragnehmer: Ein Individuum oder Geschäft, das Waren oder Dienstleistungen an eine andere Entität unter den Bedingungen eines Vertrags bereitstellt.
- Angestellter: Ein Individuum, das von einem Arbeitgeber eingestellt wird, um regelmäßig für ein Unternehmen zu arbeiten und Anspruch auf bestimmte Sozialleistungen hat.
Obwohl kein einzelner Faktor entscheidend ist, müssen Unternehmen die Hauptfaktoren berücksichtigen, wenn sie Angestellte von Auftragnehmern abgrenzen, wie folgt:
Antragnehmer
Mitarbeiter
Grad der Kontrolle
Der Auftragnehmer kontrolliert die Schlüsselaspekte, wie sie ihre Arbeit abschließen.
Die tägliche Arbeit der Mitarbeiter wird vom Unternehmen beaufsichtigt, das vorschreiben kann, wie die Arbeit zu erledigen ist.
Dauerhaftigkeit der Beziehung
Die Vereinbarung hat in der Regel ein bestimmtes Enddatum
Die Vereinbarung hat kein bestimmtes Enddatum (obwohl viele Länder befristete Arbeitsverträge zulassen)
Grad der Integration
Nimmt nicht an den typischen Unternehmensprozessen teil; die Arbeit eines echten Auftragnehmers wird nicht als integraler Bestandteil des Unternehmens betrachtet.
Nimmt an den Unternehmensprozessen teil; die Arbeit eines Mitarbeiters wird als integraler Bestandteil des Unternehmens betrachtet.
Chance auf Gewinn und Verlust
Sie können mit ihrer Arbeit Gewinne erzielen oder finanzielle Verluste erleiden.
Trägt kein wirtschaftliches Risiko
Ausschließlichkeit des Dienstes
Kann Dienstleistungen für mehrere Organisationen frei anbieten
Sie arbeiten in der Regel ausschließlich für ihren Arbeitgeber.
Übliche Zahlungsmethoden für internationale Auftragnehmer/Subunternehmer
Wenn Sie einen internationalen Auftragnehmer/Subunternehmer eingestellt haben (und korrekt klassifiziert), müssen Sie herausfinden, wie Sie ihn bezahlen können. Hier sind die Standard-Zahlungsmethoden, zusammen mit einigen ihrer Vorteile und Einschränkungen.
Internationale Überweisung
Die Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication (SWIFT) ist ein Finanzsystem, das globale Zahlungen an ein Netzwerk von 11.000 Mitgliedsbanken in 200 Ländern weiterleitet. Ein Auftragnehmer/Subunternehmer gibt seine Kontonummer und den SWIFT-Code seiner Bank an, dann können Unternehmen internationale Zahlungen senden.
Obwohl diese Methode sicher und zuverlässig ist (Bearbeitungszeit von einem bis vier Arbeitstagen), geht sie auch mit hohen, oft versteckten Bankgebühren, ungünstigen Wechselkursen und möglichen Servicegebühren für jede Überweisung einher.
Nehmen wir zum Beispiel an, Sie bezahlen einen Auftragnehmer/Subunternehmer auf den Philippinen. Die Banküberweisung kann durch drei oder vier zwischengeschaltete Banken laufen, die alle eine Bearbeitungsgebühr erheben. So kann es sein, dass Ihr Auftragnehmer/Subunternehmer am Ende eine kleinere Einzahlung erhält, als er erwartet hat.
Zudem können die SWIFT-Gebühren volatil sein; eine Überweisung kann mehrere Gebühren verursachen, während eine andere keine hat. Das kann für internationale Auftragnehmer/Subunternehmer, die ein lästiges Ratespiel spielen müssen, ärgerlich sein.
Internationaler Geldorder
Ähnlich wie das Schreiben eines Papierchecks, beinhaltet diese Methode, eine körperliche Zahlung per Post an einen Auftragnehmer im Ausland zu senden. Unternehmen müssen normalerweise zu Western Union, einer Bank oder einer Post gehen, um den Geldorder zu kaufen, danach müssen Auftragnehmer zu ihrer Bank gehen, um ihn einzuzahlen, sobald er erhalten wurde.
Obwohl dies eine nützliche Option sein kann, um weltweite Auftragnehmer zu erreichen, die keinen Zugang zu digitalen Zahlungen haben, dauert die Verarbeitung dieser Zahlungen eine Weile und erfordert, dass sowohl Zahlender als auch Empfänger zu einem physischen Ort pendeln, wobei der Auftragnehmer eine zweite Reise machen muss, um die Mittel einzuzahlen, die bis zur Überprüfung des Checks in Treuhand gehalten werden.
Geldorders bringen auch Überweisungsgebühren, ungünstige Wechselkurse mit sich und können wochenlange Klärungszeiträume haben, die den Zugang eines Auftragnehmers zu dem Geld, das er geschuldet wird, verzögern.
Digitale Zahlungen
Digitale Zahlungen sind Geldüberweisungsdienste, die es ermöglichen, Gelder online zu senden und zu empfangen. Die meisten erlauben eine nahezu sofortige Geldübertragung. Es gibt keine versteckten Gebühren, aber es gibt Händlergebühren (PayPal beispielsweise berechnet etwa 4 % des Gesamtbetrags). Auftragnehmer benötigen ebenfalls Konten beim spezifischen digitalen Zahlungsdienst, um ihre Gelder zu erhalten, und einige Dienste funktionieren nicht in bestimmten Ländern.
Natürlich, anstatt eine separate Methode zur Zahlung internationaler Auftragnehmer zu implementieren, ist die einfachere Option, sie zusammen mit den Mitarbeitern zu bezahlen – alles in einem Zahlungslauf. Rippling ermöglicht Ihnen genau das, während es lokalisierte Steuerformulare verwaltet, flexible Währungsoptionen bietet und unterschiedliche Auszahlungsmethoden anbietet – und stellt sicher, dass Ihr globales Team rechtzeitig und ohne Fehler bezahlt wird.
Plattformen wie Rippling können Ihnen auch dabei helfen, schwankende Wechselkurse in den Ländern, in denen Sie Auftragnehmer einstellen, zu bewältigen. Viele Länder verlangen, dass Arbeiter in ihrer einheimischen Währung bezahlt werden, daher sollten Sie niemals annehmen, dass ein internationaler Auftragnehmer in USD bezahlt wird.
Aber Wechselkurse ändern sich ständig, was bedeutet, dass die Währung, in der Sie unabhängige Auftragnehmer in anderen Ländern bezahlen, einen großen Unterschied für Ihren Cashflow und Betriebsausgaben machen kann. Während es schwierig ist, Währungsschwankungen manuell auszunutzen, bezahlt Rippling Auftragnehmer automatisch in ihrer lokalen Währung. Sie können eine beliebige Anzahl verschiedener Währungen angeben und sie alle im gleichen Zahlungslauf auszahlen, plus Berichterstattung in lokalen Beträgen oder in USD umgerechneten Beträgen.
Schauen Sie unser Webinar für mehr Informationen darüber, welche Währung Sie zum Bezahlen internationaler Auftragnehmer verwenden sollten.
Bezahle Auftragnehmer auf der ganzen Welt in 90 Sekunden
Rippling ist die beste Lösung, um internationale Auftragnehmer schnell zu bezahlen – während Sie Ihre gesamte Belegschaft in jeder Wachstumsphase Ihres Unternehmens verwalten.
Rippling erleichtert das Bezahlen internationaler Auftragnehmer durch:
- Bereitstellung von länderspezifischen Beratervertragsvorlagen und Speicherung zur E-Signatur
- Zahlung in lokaler Währung oder USD
- Bezahlung aller Auftragnehmer in einem einzigen Zahlungslauf, unabhängig von ihrem Standort
- Konsolidierung von Auftragnehmer- und Mitarbeiterdaten im gleichen globalen HRIS
- Automatische Erfassung von W-8BEN und W-8BEN-E Formularen (demnächst verfügbar)
- Verfolgung und Verwaltung von Rechnungen (demnächst verfügbar)
All dies, während Sie Mitarbeiter vollständig verwalten – Verwaltung von Sozialleistungen, Überwachung von Compliance-Vorschriften und Durchführung der Lohnabrechnung – innerhalb desselben Systems. Fordern Sie eine Demonstration heute an, um zu sehen, wie Rippling das Bezahlen internationaler Auftragnehmer schnell und einfach macht.
Rippling und seine Tochtergesellschaften bieten keine Steuer-, Rechts- oder Buchhaltungsberatung an. Dieses Material wurde zu Informationszwecken erstellt und ist nicht dazu bestimmt, und sollte auch nicht für Steuer-, Rechts- oder Buchhaltungsberatung herangezogen werden. Sie sollten Ihre eigenen Steuer-, Rechts- und Buchhaltungsberater konsultieren, bevor Sie sich an irgendwelche damit verbundenen Aktivitäten oder Transaktionen beteiligen.
