EdgeConneX weitet globale Payroll mit Rippling auf mehr als 20 Länder aus

Einleitung

EdgeConneX ist heute in über 20 Ländern vertreten – darunter Deutschland, die USA, Japan und die Niederlande. Mit dieser Expansion wurden auch Payroll- und Vergütungsprozesse zunehmend komplexer und schwer zu verwalten. Katie Bradfield, Sr. Manager Global Payroll & Rewards, suchte daher eine Lösung, die mitwachsen konnte: ein System, das echte Skalierung ermöglicht und Administratoren wie Mitarbeitern vollständige Transparenz über Prozesse und Entscheidungen bietet.

Das bestehende Setup reichte nicht mehr aus: fragmentierte Systeme, begrenzte Transparenz und fehlende Zukunftsperspektive. EdgeConneX entschied sich für Rippling, allerdings nicht als reinen Systemwechsel, sondern als strategische Basis für globale Payroll – heute und in Zukunft.

Die Herausforderung

Wachstum in dieser Geschwindigkeit bringt zwangsläufig Reibung mit sich. Mit Mitarbeitern in den USA, Europa und Asien – und bald in weiteren Märkten wie den nordischen Ländern und Australien – brauchte Bradfields Team eine Payroll-Lösung, die mit dieser Dynamik mithalten konnte.

EdgeConneX setzte jahrelang auf seine frühere Lösung und einen Flickenteppich aus Drittanbietern, darunter Accounting-Firmen für einzelne Regionen. Es funktionierte – aber nur als Notlösung. Kohärenz und Transparenz fehlten weitgehend. „Wir hatten kaum Einblick in die Payroll – wir haben einfach akzeptiert, was in den Berichten stand“, so Bradfield. „Es war schwer nachzuvollziehen, was wirklich passiert.“ Die Berichterstattung war nach Geschäftseinheiten getrennt, wodurch ein globale Überblick kaum möglich war.

Das Drittanbieter-Modell brachte zudem ein Zeitproblem mit sich. Änderungen in der Payroll mussten Wochen im Voraus eingereicht werden, ohne Spielraum für kurzfristige Anpassungen. Für ein schnell wachsendes Unternehmen wie EdgeConneX hatte diese Verzögerung spürbare Auswirkungen. „Bei dringenden Neueinstellungen hatte ich keine Möglichkeit, rückwirkende Änderungen vorzunehmen“, sagte Bradfield. „Ich wollte weder den zusätzlichen Aufwand noch Einschränkungen, die mit der Zusammenarbeit mit einem Drittanbieter verbunden war.“ Jeder Workaround erhöhte die Reibung, jede Verzögerung bremste das Geschäft.

Und dann gab es noch die Erfahrung für neu eingestellte Mitarbeiter – die alles andere als gute Erfahrung war. Beim Onboarding mussten Daten in mehrere getrennte Systeme eingegeben werden. „Es war wirklich unangenehm, neue Mitarbeiter zu bitten, ihre Daten in zwei unterschiedlichen Systemen zu aktualisieren“, erläuterte Bradfield. Hinzu kam, dass Bradfield kaum Einblick hatte, was Mitarbeiter selbst tatsächlich sahen. „Ich hatte absolut keine Ahnung“, so Bradfield. Für ein schnell wachsendes Unternehmen war dieses verteilte Setup nicht tragbar.

Die Lösung

EdgeConneX begann, nach einem einheitlicheren Ansatz zu suchen – einer Plattform, die Payroll-, HR- und Mitarbeiterdaten in einem System vereint. Eine wesentliche Anforderung war native globale Payroll-Funktionalität – ohne Abhängigkeit von Drittanbietern.

Nach der Entscheidung für Rippling migrierte das Unternehmen seine Daten aus den alten Systemen. Die Implementierung war der erste vielversprechende Schritt – und gleichzeitig eine Überraschung für Bradfield sowie den verantwortlichen Projektmanager. „Es war viel reibungsloser als erwartet“, erinnerte sich Bradfield. „Unser Projektmanager fragte sogar: ‚Warum ist es so ruhig?‘ Alles hat einfach funktioniert.“

Mit dem Go-Live von Rippling war der Unterschied sofort spürbar. Payroll-, Benefits- und HR-Daten waren endlich auf einer Plattform konsolidiert und vollständig vernetzt. Neu eingestellte Mitarbeiter konnten ihr Onboarding und ihre Daten eigenständig verwalten, ohne zwischen Systemen wechseln zu müssen. Administratoren erhielten zum ersten Mal transparente Einblicke in Echtzeit. „Es war ganz einfach eine deutlich bessere Plattform und Mitarbeitererfahrung“, so Bradfield.

Eine der größten Verbesserungen war die Möglichkeit, Updates sofort umzusetzen. Anstatt Änderungen rund um Payroll-Fristen koordinieren oder auf externe Anbieter warten zu müssen, konnte Bradfields Team sofort handeln. „Wenn wir einen Fehler sehen, können wir ihn in Sekunden selbst korrigieren, statt die Angelegenheit in einem langwierigen Austausch mit jemandem auf der anderen Seite der Welt klären zu müssen“, erklärte sie.

Auch Automatisierung wurde zum Gamechanger. „Wir hätten nie gedacht, wie wichtig Workflows für uns werden würden. Heute haben wir Hunderte davon im Einsatz, die einen Großteil unserer manuellen Prozesse automatisieren.“ Dadurch konnte das Team seine Abläufe ohne viel mehr Personal skalieren. „Ein Kollege sagte einmal zu mir: Wir haben wirklich Glück gehabt – wir haben Rippling genau zum richtigen Zeitpunkt eingeführt, sonst hätten wir nicht mithalten und wachsen können.“

Über die reine Effizienzsteigerung hinaus unterstützte Rippling EdgeConneX dabei, interne Prozesse zu modernisieren und die bereichsübergreifende Zusammenarbeit zu verbessern. Beispielsweise wurden Einstellungs-Workflows schlanker und sicherer gestaltet. Und anstelle langer E-Mail-Verläufe konnten Manager Anfragen direkt über die Plattform starten.

Auch in puncto Sicherheit und Compliance erzielte EdgeConneX spürbare Fortschritte. „Wir schlafen heute alle ruhiger, weil keine Daten mehr über E-Mails oder Tabellen geteilt werden, die potenziell ein Sicherheits- oder Compliance-Risiko darstellen könnten“, sagte Bradfield.

Mit Rippling kann EdgeConneX seine globalen Wachstumsziele heute mit deutlich mehr Sicherheit und Vertrauen verfolgen – insbesondere in stark regulierten Märkten wie Deutschland. Mit Rippling kann Bradfields Team neue Märkte erschließen, steigende Mitarbeiterzahlen unterstützen und Komplexität ohne unnötigen Mehraufwand bewältigen. Damit wurde aus einer operativen Herausforderung eine skalierbare Grundlage für weiteres Wachstum.

Die Auswirkungen

• Verbesserte Transparenz und Kontrolle über die globale Payroll dank Echtzeit-Updates und zentral verwalteter Daten

• Mehr Effizienz durch Automatisierung, wodurch das Unternehmen von etwa 300 auf 500 Mitarbeiter wachsen konnte – bei minimaler Erweiterung des HR-Teams

• Eine nahtlose Mitarbeitererfahrung mit einer zentralen intuitiven Plattform für Onboarding, Payroll und Benefits

• Geringeres Compliance-Risiko durch den Wegfall manueller Datenfreigaben über E-Mails und Tabellen