Wie vivenu die globale Lohnabrechnung zentralisiert und eine einheitliche Datenbasis für People Ops geschaffen hat

Herausforderungen

• Zersplitterter HR- und Payroll-Stack Für die Lohnabrechnung waren 3–4 Systeme nötig (DATEV, TriNet, EOR-Anbieter, Kenjo, G-Drive).

• Excel-basierte HR-Verwaltung Kein einheitlicher Überblick über Headcount, Abgänge oder Gehaltsänderungen.

• Risiken bei der deutschen Lohnabrechnung Abhängigkeit von Subunternehmern mit Haftungs-, Migrations- und Betriebsrisiken.

• Manuelle Onboarding-Prozesse In Notion verwaltet, nicht skalierbar bei 5–15 Neueinstellungen pro Monat in einem globalen Team.

Einleitung

Als Steffen Pyka als VP Finance and Legal bei vivenu anfing, hatte das Unternehmen rund 60 Mitarbeitende an wenigen Standorten. Heute sind es mehr als 200 – verteilt auf Deutschland, die USA, die Schweiz und weitere Länder. Sein Aufgabenbereich ist genauso gewachsen: Als Finance-Verantwortlicher eingestellt, hat er seitdem auch Legal und HR übernommen.

Mit mehr als Verdreifachung der Mitarbeiterzahl und Expansion in über 50 Länder gerieten die Systeme hinter den People- und Payroll-Prozessen unter Druck. Was bei 60 Mitarbeitenden noch funktioniert hatte, war mit jedem zehnten neuen Hire weniger tragfähig.

Die Herausforderung

vivenu hatte seinen HR- und Payroll-Stack Tool für Tool zusammengestückelt – jede Ergänzung löste ein unmittelbares Problem und schuf gleichzeitig neue Komplexität im Hintergrund. Im Alltag ließ sich das Problem nicht mehr ignorieren.

Ein einziger Payroll-Lauf hieß: drei oder vier Systeme, einloggen. DATEV über den deutschen Steuerberater, TriNet als PEO in den USA, separate Employer-of-Record-Anbieter für weitere Länder, Kenjo für Urlaubsanträge, G-Drive für Dokumente. Jede Abrechnung: Daten in Excel aufbereiten, exportieren, per E-Mail hin- und herschicken.

Das schuf zwei Probleme. Erstens Zeit – allein die manuelle Datenvorbereitung fraß Stunden pro Abrechnungszyklus. Zweitens, und das wog schwerer: Compliance-Risiko.

„Jedes Mal, wenn man eine Excel-Tabelle hin- und herschickt, kann jemand sie verändern. Auf einmal hat sich ein Gehalt geändert – und man merkt es vielleicht gar nicht.“

Die deutsche Lohnabrechnung brachte einen weiteren Risikofaktor. Manche Anbieter am Markt greifen auf Subunternehmer zurück – und Steffen hatte früher selbst erlebt, wie schnell so eine Partnerschaft auseinanderfallen kann. vivenu brauchte eine Plattform, die deutsche und US-Lohnabrechnung nativ abwickelt, HR-Workflows durchgängig automatisiert und als echte Single Source of Truth für alle People-Daten dient.

Die Lösung

vivenu entschied sich für Rippling, um deutsche und US-Lohnabrechnung, HR und IT-Workflows auf einer Plattform zu bündeln. Eigene, direkt erbrachte Lohnabrechnung – kein Subunternehmer – war Pflicht.

„Jede Verbindung zwischen Anbietern sorgt für Friction. Bricht eine Partnerschaft weg, hast du eine Zwangsmigration. Die Payroll muss laufen – das verzeihen dir die Leute nicht, wenn ihr Geld nicht stimmt oder nicht pünktlich kommt.“

Zum Zeitpunkt der Evaluierung war Ripplings deutsche Payroll-Infrastruktur frisch aufgebaut und hatte gerade die nötigen Zertifizierungen erhalten. Das gab vivenu anfangs zu denken. Nach einem tieferen Austausch mit dem Rippling-Team war aber klar: Roadmap und Commitment für den deutschen Markt überzeugten.

Sechs Monate später hat sich diese Entscheidung bestätigt. Die Plattform wickelt deutsche und US-Lohnabrechnung nativ in einem System ab, das People-Team steht direkt mit Ripplings eigenem deutschen Payroll-Team in Kontakt – kein Drittanbieter dazwischen. Und weil vivenu früh dabei war, kann das Team das Produkt aktiv mitgestalten: Anforderungen einbringen und zusehen, wie sie umgesetzt werden.

„Wir waren überzeugt: Wenn Rippling in Deutschland Fuß fassen will, müssen sie da investieren. Sechs Monate später ist genau das eingetreten. Das Team ist sehr engagiert, die Zusammenarbeit läuft gut – und die Bedenken, die wir hatten, haben sich erledigt.“

Über die Lohnabrechnung hinaus hat Rippling einen ganzen Flickenteppich an Tools ersetzt: Onboarding-Workflows starten automatisch, sobald ein Vertrag unterzeichnet ist – Laptop-Bestellung, Software-Lizenzen, Slack-Benachrichtigungen, Aufgaben-Erinnerungen. Eine direkte ERP-Integration überträgt die Payroll-Daten nach jeder Abrechnung automatisch ins Finance, kein manueller Upload nötig.

„Man will kein System, bei dem man für jeden Mist den Consultant anrufen muss. Die ERP-Integration habe ich selbst gebaut. War überraschend einfach.“

Das People-Team bei vivenu hat die meisten Workflows selbst gebaut: Onboarding, Offboarding, Jubiläums- und Geburtstags-Benachrichtigungen, Probezeitende-Erinnerungen, Stundengenehmigungen für Werkstudenten – alles läuft über Ripplings native Slack- und E-Mail-Integrationen. Ein einmaliges Mapping sorgt seither dafür, dass Payroll-Daten nach jeder Abrechnung automatisch ins Finance fließen.

„Wir werden gehört. Einiges unseres Feedbacks wurde bereits umgesetzt – als früher Kunde im deutschen Markt können wir mitgestalten, wohin das Produkt geht.“

vivenu wickelt heute deutsche und US-Lohnabrechnung auf einer einzigen Plattform ab, Workflows laufen automatisch, und das People-Team arbeitet mit verlässlichen, prüfbaren Daten statt manuellen Prozessen.

Für Steffen geht der Mehrwert über eingesparte Stunden hinaus. Es geht darum, dass ein kleines People-Team mit einem Unternehmen mithält, das Monat für Monat 5 bis 15 neue Mitarbeitende aufnimmt – und das nächste Wachstum stemmt, ohne mehr Risiko einzugehen.

„Du brauchst Prozesse, die smooth laufen, die automatisch ablaufen – oder zumindest die richtigen Schritte triggern, damit jeder weiß, was zu tun ist. Das hatten wir vorher nicht. Jetzt schon, und das ist es, was uns ermöglicht, mit einem sehr leanen People-Team zu wachsen.“

Mit dieser Basis geht es für vivenu jetzt darum, weiterzubauen: Automatisierungen ausweiten, neue Funktionen erschließen und ausloten, wie viel vom Team-Alltag noch an Rippling AI übergeben werden kann.

Die Ergebnisse

• 2–3 Stunden gespart pro Abrechnungszyklus durch den Wegfall manueller Datenvorbereitung über mehrere Anbieter

• 3–4 separate Payroll- und HR-Tools konsolidiert (DATEV, EOR-Anbieter, HR-Software, G-Drive) in einer Plattform

• Compliance-Lücken geschlossen: Excel-basierte Transfers ersetzt durch gesperrte Datensätze, Änderungsverfolgung und integrierte Monatsvergleiche

• Onboarding und Offboarding automatisiert für 5–15 neue Mitarbeitende pro Monat, mit nativer ERP-Integration, die manuelle Payroll-Uploads ins Finance überflüssig macht