Chaque jour, des milliers de personnes fréquentent les 12 magasins de Compass Coffee dans la région métropolitaine de Washington. Le cofondateur Michael Haft a pris plaisir à rassembler les gens autour d’un « vrai bon café » et à voir la communauté Compass se développer depuis son lancement en 2014. « Même durant la COVID, nous recevons des notes d’appréciation de nos clients sur la façon dont Compass apporte un peu de normalité pendant cette période », a-t-il déclaré. « Nous pourrions être les cinq meilleures minutes de la journée de quelqu’un, c’est pourquoi il est important de lui offrir une expérience exceptionnelle.

La croissance de Gusto et la recherche d’autres options

Après plusieurs années d’utilisation de Gusto pour la paie et les avantages sociaux, Michael s’est rendu compte que l’entreprise avait atteint un point de rupture avec la solution : « Je passais huit heures toutes les deux semaines à gérer les paies, ce qui comprenait le calcul manuel des congés rémunérés, l'inscription des salariés aux régimes de soins de santé et la gestion des taux de rémunération et des titres de postes..... Les employés rémunérés à l’heure représentent également une grande partie de notre personnel, de sorte que le suivi des heures de chacun nécessitait un processus fastidieux de saisie manuelle à chaque période de paie. »

Le fait que les employés de Compass soient payés correctement et à temps n’est pas négociable, nous a dit Michael. Cependant, l'erreur humaine peut faire obstacle : « L’un des aspects les plus frustrants de Gusto est qu’il m’est arrivé de faire des erreurs ou de ne pas importer quelque chose, ce qui a eu des répercussions sur les paies. Dans ce cas, j’enverrais un Interac à quelqu’un pour m’assurer qu’il dispose de l’argent liquide.... Même s’il s’agit d’un accident, vous vous sentez mal parce que cet employé comptait peut-être sur sa paie. Avec Rippling, je n’ai plus à m’inquiéter, car tout est automatisé et pris en charge.

Au cours de sa recherche d’une nouvelle solution, Michael a évalué plusieurs solutions de gestion RH au niveau de l’entreprise, notamment ADP, Kronos et Paychex, mais il n’a pas été impressionné. « Ces produits étaient dotés de nombreuses fonctionnalités, mais ils étaient également peu intuitifs et coûteux. Nous avons préféré choisir une entreprise jeune et dynamique comme la nôtre et Rippling m’a immédiatement séduit. », a-t-il expliqué « Ils veulent automatiser les tâches que les humains n’ont pas besoin de faire, ce qui permet à notre équipe de se concentrer sur ce qu’elle sait faire. »

« Rippling a changé ma vie »

« Rippling a résolu tous les problèmes que nous rencontrions avec Gusto : ce qui prenait des heures ne prend plus que quelques minutes », explique Michael. « J’ai envoyé un message à chacun de mes amis entrepreneurs à Washington pour leur dire de jeter un coup d’œil à Rippling, parce que cela a changé ma vie

Michael ne consacre plus que 15 minutes toutes les deux semaines de la paie, ce qui lui a permis de se concentrer sur des projets plus stratégiques, notamment la construction d’une nouvelle usine, la construction de nouveaux cafés et l’élargissement de la gamme de produits de l’entreprise dans les magasins Whole Foods.

Autres points forts :

Processus de gestion des prestations simplifié

Compass offre un large éventail d’avantages sociaux à ses employés. Avant Rippling, la gestion des avantages liés aux soins de santé, aux déplacements domicile-travail, aux FSA et aux congés rémunérés nécessitait souvent beaucoup de travail. Aujourd’hui, c’est simple. « Non seulement le processus de transfert de nos prestations à Rippling a été rapide et facile, mais nous venons de procéder au renouvellement annuel de notre assurance, et cela n’a pris que 15 minutes. Cette simplicité est fantastique. »

6x plus rapides pour le processus d’intégration des employés

Auparavant, l’intégration des employés de l’entreprise et la création de nouveaux comptes prenaient deux heures. Avec le provisionnement automatique de Rippling, cela ne prend que 20 minutes.

Un suivi horaire transparent et automatisé

Michael apprécie que Rippling soit synchronisé avec Legion, leur application de gestion du temps et des présences. « Il suffit de cliquer sur un bouton pour que tout soit synchronisé. Il calcule même les heures supplémentaires et toute la conformité nécessaire. »

Des niveaux d’accès plus granulaires

Michael apprécie la capacité de Rippling à fournir des sous-utilisateurs d’administrateurs en fonction de la structure de l’organisation. « Avec Gusto, vous ne pouvez choisir que "administrateur" ou "utilisateur". Il s’agit de données extrêmement sensibles, c’est pourquoi il est formidable que Rippling me permette de mieux contrôler qui peut voir quoi. »

Des rapports plus précis sur les accidents du travail

Les codes de travail de Rippling permettent à Michael de déclarer avec précision à la compagnie d’assurance de Compass les heures de travail effectuées dans le cadre de l’assurance contre les accidents du travail. « Il est normal qu’une personne occupe trois emplois différents au cours d’une année. La possibilité de suivre avec précision les heures de travail de chaque employé par code d’emploi a changé la donne en garantissant que nous ne payons pas trop pour l’assurance. »

Du soutien au moment le plus opportun

« Rippling nous a rapidement aidés à rassembler les documents de conformité nécessaires pour les soumettre aux banques en vue d’obtenir l’aide financière de COVID. Nous avons fini par obtenir un prêt PPP, et Rippling a joué un rôle déterminant dans ce processus. Leur assistance est de loin supérieur à toutes les solutions RH avec lesquelles j’ai travaillées; vous pouvez dire qu’il y a de vraies personnes à l’autre bout du fil qui se soucient de vous.