Logiciel de gestion des dépenses pour mettre un terme au gaspillage à la source

Un logiciel de gestion des dépenses offre aux entreprises un contrôle total sur leurs dépenses. Il aide les équipes des finances à suivre, gérer et rationaliser l’ensemble des dépenses de l’entreprise (des rapports de dépenses des employés et cartes virtuelles à la gestion des fournisseurs) à partir d’une seule plateforme. En automatisant les flux de travail d’approbation, en appliquant des politiques personnalisées et en centralisant les données de dépenses dans une source unique de vérité, ces solutions de gestion des dépenses permettent de réduire le travail manuel, d’éviter les dépenses excessives et d’améliorer les flux de trésorerie.

Lors du choix d’un fournisseur de solution de gestion des dépenses d’entreprise, vous devriez rechercher des fonctions clés telles que :

• Visibilité des dépenses en temps réel qui vous offre un portrait complet des dépenses d’entreprise dans l’ensemble des équipes, des fournisseurs et des catégories
• Flux de travail d’approbation automatisés qui garantissent que chaque transaction respecte le processus d’approbation adéquat avec des règles personnalisables
• Cartes d’entreprise et cartes virtuelles qui contrôlent les dépenses des employés avec des limites prédéfinies et des notifications automatisées
• Paiements rapides des factures pour un traitement expéditif des factures des fournisseurs avec des intégrations transparentes aux logiciels de comptabilité comme QuickBooks et NetSuite
• Contrôles des dépenses et conformité pour éviter les dépenses excessives grâce à une application intégrée des politiques et des avertissements automatisés en cas de violations des politiques

Alors que la gestion des dépenses se concentre sur le suivi et le remboursement des dépenses des employés, la gestion des frais adopte une approche plus globale en supervisant l’ensemble des montants dépensés par l’entreprise.

• La gestion des dépenses couvre habituellement les voyages, les repas et les autres dépenses d’affaires soumises par les employés dans leurs rapports de dépenses.
• La gestion des dépenses inclut l’approvisionnement, la gestion des fournisseurs, les paiements de factures, les transactions par carte d’entreprise et le sourçage stratégique, fournissant ainsi un portrait complet des dépenses de l’entreprise.

Avec Rippling, la gestion des dépenses est un jeu d’enfant. Nous simplifions la tâche des administrateurs, quelle que soit la taille de l’entreprise, des petites structures aux grands groupes, en leur permettant de créer et personnaliser des politiques pour contrôler les dépenses. Nous rendons également encore plus simple la soumission des frais par les employés, que ce soit par courriel, via le téléversement de reçus ou par saisie manuelle. Toutes les dépenses sont acheminées automatiquement aux approbateurs adéquats aux fins de traitement rapide, et les détails des dépenses sont rendus visibles sur les profils des employés pour une transparence totale.

Chez Rippling, les cartes d’entreprise sont principalement utilisées pour payer les frais liés aux déplacements et à la représentation, les frais d’abonnement et ceux liés aux SaaS, les comptes fournisseurs et les autres dépenses opérationnelles mensuelles récurrentes. Toutefois, nous ne recommandons pas d’utiliser les cartes d’entreprise pour les achats d’inventaire ou de biens en raison des taux de défaut plus élevés qui y sont associés. Ces cartes appartiennent à l’employeur et sont payées par l’entreprise, laquelle est tenue responsable de tout retard dans les paiements ou de toute dette. Les employeurs profitent d’une visibilité complète des demandes de dépenses et peuvent définir des limites de crédit.

Pour payer les factures d’entreprise avec Rippling, suivez ces étapes :

• Consolider, automatiser, accélérer :

  • obtenez une vue complète des dépenses de votre entreprise et des rapports en temps réel sur le paiement des factures.
  • Acheminez automatiquement les demandes d’approbation des factures vers les bons approbateurs en fonction des données des employés.
  • Créez instantanément des factures avec codage dans le grand livre et synchronisation automatique avec les intégrations de comptabilité.

• Modalités de paiement :

  • Envoyez vos paiements par ACH, chèque ou virement bancaire afin de répondre aux préférences de vos fournisseurs.
  • Facilitez la transition pour les fournisseurs qui préfèrent les chèques traditionnels en utilisant l’adresse courriel Bill Pay de Rippling.

• Caractéristiques clés :

  • Moteur avancé de politique : garantit que les factures sont acheminées correctement et payées à temps.
  • Création instantanée des factures : capture automatiquement les détails des factures pour permettre un traitement rapide.
  • Paiements internationaux : payez vos factures dans la devise locale du fournisseur, le taux de change étant pris en charge par Rippling.
  • Portail des fournisseurs : permet aux fournisseurs de mettre à jour leurs données, d’envoyer des factures et de recevoir des paiements.
  • Intégrations de comptabilité : synchronise les factures avec les systèmes comptables préférés pour une gestion financière simplifiée.