Barbara Powell avait un problème - plusieurs, en fait. Vice-présidente du soutien opérationnel pour Millennial Restaurant Group, LLC (MRG), Barbara a grandi dans le secteur de la restauration. Lorsqu’elle a commencé à travailler pour MRG il y a sept ans, elle s’occupait de tout, de la comptabilité et de la paie aux assurances, en passant par les poursuites judiciaires et les accidents du travail. Maintenant, ses subordonnés directs incluent le contrôleur et le spécialiste de la comptabilité et de la paie.
« Nous avons tous travaillé dans le secteur de la restauration pendant la majeure partie de notre vie », dit Barbara, « alors nous savons à quel point il est important d’avoir les meilleurs systèmes et processus pour nous-mêmes et nos employés. »
En effet, comme de nombreux groupes de restauration, MRG compte beaucoup de jeunes employés qui travaillent dans 25 établissements dans trois États. Avant Rippling, Barbara utilisait Paycor (après trois ans avec ADP), ce qui impliquait trop d’étapes; l’intégration des nouveaux employés était confiée à une société tierce, qui renvoyait ensuite les informations relatives à la paie à Paycor et/ou ADP.
L’information était omniprésente, ce qui était inefficace et facilitait l’introduction d’erreurs à chaque étape du processus. ADP n’a pas fonctionné non plus, parce qu’il a refusé de prendre en charge un système d’intégration sans papier, ce qui a reconduit Barbara chez Paycor.
Mais Barbara a constaté que les systèmes existants ne peuvent souvent pas prendre en charge les complexités et la rapidité de l’emploi moderne - il n’y avait aucun aspect de l’administration opérationnelle qui ne nécessitait pas une mise à niveau pour le 21e siècle.
« L’idée de pouvoir faire venir quelqu’un rapidement sans qu’il ait à remplir cinq pages de demande, c’est l’âge de pierre, n’est-ce pas? », dit Barbara.
Gestion efficace d’une main-d’œuvre complexe
Dans le cas de restaurants situés dans plusieurs États, si les heures travaillées ne correspondaient pas à l’état de paie, il faudrait que quelqu’un vérifie manuellement, en séparant chaque restaurant, puis en distinguant les employés rémunérés à l’heure. Ils ont dû envoyer des courriels et des messages de suivis à 300 personnes lors de l’inscription ouverte, puis entrer les informations manuellement dans chaque système. Il était moins cher de livrer en main propre des T4 que de les envoyer par la poste. Il fallait également rentrer les congés rémunérés manuellement.
Tout cela a disparu lorsque MRG a mis en œuvre le Rippling, un processus que Barbara qualifie de « bien meilleur » que les expériences précédentes. La responsable de la mise en œuvre de Rippling leur a fait des suggestions sur la façon d’être plus efficaces lors de la mise en place de leurs services dans Rippling. « Elle a fait de la magie », comme le dit Barbara. « Il n’y a pas eu une seule personne avec qui nous ayons eu affaire à Rippling qui n’ait pas été utile. »
Intégration transparente des avantage sociaux
L'entreprise est passée à un barème de rémunération hebdomadaire, les avantages sociaux sont devenus entièrement intégrés et les T4 sont maintenant entièrement électroniques et ne prennent pas de temps du tout. « L’intégration des avantages sociaux est l’une de mes préférées », déclare Barbara, « car elle m’a toujours causé beaucoup d’anxiété, car je me demandais si nous allions être la raison pour laquelle quelqu’un ne s'inscrivait pas à temps. »
Avec Rippling, les responsables peuvent voir tous les employés salariés et rémunérés à l’heure. En outre, les heures et les congés rémunérés peuvent être facilement suivis et synchronisés, à la hauteur. selon les estimations de Barbara, de « milliers d’heures et de milliers de dollars » d’économies.