Le fonctionnement des TI avec Rippling : prévenir les problèmes liés à la performance des appareils

La surveillance de l’état des appareils est essentielle pour veiller à ce que les employés puissent travailler sans interruption. 

Toutefois, la majorité des équipes de TI sont submergées par les tâches administratives et coincées dans une approche réactive plutôt que proactive, ce qui entraîne une augmentation des billets d’assistance et une baisse de la productivité des employés. 

Chez Rippling, nous permettons aux entreprises d’anticiper les problèmes matériels, en particulier pour les équipes TI réduites qui n’ont pas les effectifs nécessaires pour surveiller manuellement l’état des appareils. 

Cela est possible grâce à une fonctionnalité de Rippling appelée Studio de flux travail,et de nos solutions intégrées Gestion des appareils et Gestion de l’inventaire. 

Studio de flux travail est un générateur de flux de travail natif, sans code, qui vous permet de créer des automatisations personnalisées au sein de Rippling et de ses intégrations. Vous pouvez déclencher des actions en fonction de n’importe quel attribut d’employé ou de toute modification afin de répondre aux besoins de votre organisation.

Voici trois flux de travail avancés que Rippling a créés sous forme de modèles de recettes pour traiter de manière proactive les problèmes courants liés aux appareils. Vous pouvez les consulter en vous connectant à votre compte Rippling et en accédant à l’application Recettes dans la section Outils.

Problème n°1 : la batterie doit être remplacée

Le premier flux de travail garantit de bonnes performances des ordinateurs portables en envoyant une alerte lorsque l’état de la batterie d’un ordinateur MacOS est faible et qu’un remplacement est nécessaire. 

Vous pouvez personnaliser la notification en fonction des besoins spécifiques de votre entreprise. Par exemple, nous avons configuré ce flux de travail pour déclencher l’envoi d’un courriel lorsque Rippling Agent détecte que l’état de la batterie de l’ordinateur portable est passé à « Remplacer maintenant ».

Nous avons désigné le partenaire d’affaires des TI comme destinataire. Comme Rippling est la source unique de vérité pour les données liées à l’effectif, le système est suffisamment intelligent pour identifier automatiquement tous les partenaires d’affaires des TI actuels, sans que nous ayons à saisir les noms manuellement. 

Dans le corps du courriel, nous avons également pu insérer des variables dynamiques dans le message, qui récupèrent automatiquement la personne à qui l’appareil est attribué, le numéro de série et l’état précédent de la batterie. Ainsi, votre équipe des TI dispose de toutes les informations nécessaires directement dans le courriel. 

Problème n°2 : espace disque insuffisant

Nous avons configuré ce deuxième exemple de flux de travail pour avertir l’équipe des TI lorsqu’un appareil actif dispose de moins de 10 Go d’espace libre, afin d’éviter tout problème de performance.

Pour celui-ci, nous avons de nouveau choisi d’envoyer un courriel, mais vous pouvez facilement remplacer ce mode de notification par celui que vous préférez. 

Dans le corps de ce courriel, nous avons de nouveau utilisé des variables dynamiques pour récupérer des informations de référence utiles, telles que l’espace libre total disponible, la personne à qui l’appareil est attribué, ainsi que le service et le titre de cet employé. 

Ceci est un autre exemple des avantages de regrouper les fonctions RH et TI dans un même système natif. Rippling constitue la source unique de vérité pour toutes ces informations, ce qui permet à la plateforme de récupérer dynamiquement les données pertinentes et de les insérer dans le courriel pour vous. 

Problème n°3 : l’appareil est en fin de vie 

Pour le troisième flux de travail, nous avons configuré une alerte automatique destinée à l’équipe des TI et à l’employé concerné lorsqu’un appareil a plus de trois ans. 

Cela est utile si votre entreprise applique une politique de renouvellement des ordinateurs portables des employés après une certaine période. Bien que le modèle indique « trois ans », vous pouvez adapter cette durée pour qu’elle corresponde à la politique spécifique de votre entreprise.

Ici, nous avons automatiquement envoyé un message Slack à l’équipe des TI, à l’employé à qui l’appareil est attribué, ainsi qu’au directeur de cet employé, pour les informer qu’il est admissible à une mise à jour. Vous pouvez choisir d’envoyer le message dans un canal Slack public, un canal privé, un message direct ou un message de groupe. 

Vous avez également la possibilité de tester l’action pour tous les flux de travail, ce qui vous permet de prévisualiser votre message avant de l’envoyer.

REMARQUE : Ce flux de travail ne s’applique pas automatiquement aux ordinateurs en place avant le déploiement de Rippling.

Remplacez les appareils en seulement quelques clics

Grâce à Gestion de l’inventaire de Rippling, vous pouvez facilement remplacer les appareils présentant des problèmes cernés par les flux de travail ci-dessus. Commandez un nouvel appareil directement via Rippling ou réattribuez un appareil depuis votre inventaire existant dans l’un de nos entrepôts mondiaux. Ensuite, vous pouvez déclencher l’envoi d’un colis prépayé par Rippling pour récupérer l’ancien appareil auprès de l’employé.