Comment embaucher une main-d'œuvre internationale en toute conformité

Quel que soit l'endroit où vous recrutez, vous devez vous tenir au courant des lois sur l'emploi et des conventions collectives qui peuvent changer chaque année.

Par exemple, les politiques de vacances de la France sont différentes de celles de l'Allemagne, qui a un salaire minimum différent de celui du Royaume-Uni, qui a un régime de retraite différent de celui de l'Inde, qui exige une formation obligatoire sur le lieu de travail différente de celle du Canada…

Sans un examen diligent, les entreprises courent le risque de violer involontairement le droit du travail dans les pays où elles emploient des travailleurs. Alors, comment contrôler et faire respecter la conformité au niveau mondial ?

Dans les sections suivantes, nous mettrons en lumière une multitude de considérations relatives à l'emploi international, puis nous expliquerons comment Rippling aide à contrôler et à appliquer les lois internationales sur l'emploi, afin que vous n'ayez pas à le faire.

Qu'est-ce que l'embauche mondiale conforme?

L'embauche internationale conforme signifie que l'on emploie des personnes d'une manière qui respecte les lois et réglementations en matière d'emploi en vigueur dans la juridiction concernée. Et cela peut s'avérer compliqué.

Le droit du travail est un enchevêtrement d'obligations fédérales, étatiques et provinciales qui varient à la fois au sein d'un même pays et d'un pays à l'autre. Le Canada, par exemple, compte dix provinces et trois territoires, chacun ayant son propre droit du travail qui diverge de celui des États-Unis, par exemple, dont les 50 États ont également des réglementations différentes en matière d'emploi. Il est essentiel de savoir où vit votre nouvel employé et de respecter toutes les lois en vigueur dans sa région.

Pourquoi est-ce important ? Parce que le coût de la non-conformité peut être élevé. Au Canada, par exemple, une action collective d'un montant de 153 millions de dollars a récemment été réglée pour défaut de paiement des heures supplémentaires. En Allemagne, les employeurs peuvent se voir infliger une amende allant jusqu'à 500 000 euros en cas de non-respect du salaire minimum.

Gardez à l'esprit qu'aucun facteur n'est déterminant à lui seul ; il convient d'examiner l'ensemble des facteurs pertinents lors de la classification des nouveaux employés. Une fois que vous avez fait la distinction entre entrepreneur et employé, vous pouvez approfondir la question pour savoir comment travailler avec eux dans le respect des règles.

Exemple : supposons que vous engagiez un travailleur indépendant basé en Australie. Au bout d'un certain temps, il vous demande s'il peut dépenser un logiciel dont il a besoin pour mener à bien un certain projet. Cette demande peut sembler raisonnable, mais les entrepreneurs paient généralement leur propre équipement. Si vous acceptez, leur degré d'intégration dans votre entreprise peut commencer à ressembler à celui d'un employé à temps plein.

Liste de contrôle pour embaucher un entrepreneur international

Établir un accord d'entrepreneur

Vous voudrez généralement conclure un contrat d'entrepreneur ou de consultant avec l'entrepreneur. Ce contrat précisera les détails essentiels de la nature de la relation d'affaires, tels que le salaire, les horaires, la durée et les résultats escomptés par les deux parties.

Mettre en place les paiements d'entrepreneur

Vous devrez bien entendu payer cet entrepreneur, et vous devrez donc l'enregistrer dans votre système de gestion des salaires. Les contractants soumettent généralement des factures par projet ou par période, et votre système de paie doit donc prendre en charge ces types de calendriers de paiement. Il doit également prendre en charge d'autres différences spécifiées dans le contrat d'entreprise, telles que les paiements en monnaie locale. Les sous-traitants gèrent généralement leurs propres retenues fiscales.

Faites attention à la classification erronée

L'embauche d'un entrepreneur à l'étranger nécessite moins de conformité. Mais assurez-vous que vous classez correctement vos travailleurs ! Si vous classez à tort quelqu'un comme entrepreneur alors qu'il devrait être employé, vous risquez des amendes, des pénalités et des poursuites civiles. Vous risquez également de devoir payer des arriérés de salaire et de voir votre réputation entachée.

En 2021, par exemple, un tribunal néerlandais a jugé que les conducteurs d'Uber étaient en fait des employés qui avaient droit à des arriérés de salaire et des avantages sociaux. Et en 2015, FedEx a versé 228 millions de dollars à titre de règlement après avoir mal classé les chauffeurs en tant qu'entrepreneurs indépendants en Californie.

Les enjeux étant si importants, vous souhaiterez peut-être déterminer si une personne est un véritable entrepreneur ou s'il est préférable de la classer dans la catégorie des employés. Nous avons conçu un outil pour vous aider à déterminer si vous classez mal vos travailleurs, afin d'éviter de tomber sous le coup de la législation en la matière. Vous pouvez répondre à notre questionnaire en 90 secondes ici.

Liste de contrôle pour l'embauche d'un employé international

Bien que vous n'ayez pas à vous soucier d'une classification erronée, il existe de nombreuses autres considérations liées à la conformité lors de l'embauche de salariés.

Mettre en place une entité locale

La première étape de l'embauche d'un salarié à l'étranger consiste à créer une entité locale dans le pays où il sera embauché. Chaque pays a ses propres exigences en matière de documentation et de notarisation, ce qui signifie que le délai de création d'une entité peut varier considérablement d'un pays à l'autre.

Dans certains pays, ce processus peut être onéreux. Par exemple, la création d'une entité en Inde peut prendre des mois, car un grand nombre de documents doivent être notariés et apostillés. Au Portugal, des exigences strictes sont imposées pour que les signatures des passeports correspondent exactement à celles des documents d'enregistrement. Pour créer des entités locales en Irlande, en Australie, en Chine et à Singapour, vous devez avoir des directeurs locaux et des contacts locaux qui sont des résidents et des ressortissants du pays correspondant.

Délivrez des contrats de travail

Avant d'embaucher un salarié, la plupart des pays exigent que vous rédigiez des contrats qui définissent les principales conditions d'emploi, telles que le salaire, les congés et le préavis de licenciement, et qui répondent aux exigences linguistiques locales. Vous devez également envisager d'ajouter des clauses qui protègent votre propriété intellectuelle.

Il est important de travailler avec un conseiller local pour adapter ces accords à chaque juridiction locale où vivent vos employés. Vous devez également être attentif aux clauses de non-concurrence et de non-sollicitation, qui ne sont légalement applicables que dans certains pays et nécessitent souvent une contrepartie ou un paiement supplémentaire.

Politiques locales et formations obligatoires

De nombreux pays exigent des entreprises qu'elles fournissent à leurs employés des politiques écrites en matière de santé et de sécurité au travail et de harcèlement sexuel. Vous devez savoir quelles sont ces politiques exactes et quelles sont les procédures que vous devez suivre.

Dans certains pays, une entreprise peut être tenue de mettre en place des comités internes chargés de superviser certains processus de l'entreprise protégeant les travailleurs.

En Inde, par exemple, la loi PoSH (également connue sous le nom de loi sur le harcèlement sexuel des femmes sur le lieu de travail) oblige tout employeur à fournir un environnement de travail sûr sur le lieu de travail. Elle exige des employeurs qu'ils mettent en place un comité interne composé d'un président qui est une femme employée à un niveau élevé dans l'entreprise, d'au moins deux membres salariés et d'un membre externe.

Mise en place de la paie, des impôts et des déductions

Comme pour les entrepreneurs, vous devrez paramétrer chaque employé dans votre système de paie afin de pouvoir le rémunérer. Toutefois, dans le cas des salariés, les entreprises sont désormais responsables des retenues d'impôts et des autres déductions requises, y compris les primes, les commissions, les congés de maladie et autres, sur le chèque de paie du salarié, qui varient en fonction des exigences de chaque pays.

Les exigences varient d'une juridiction à l'autre et contiennent souvent de petits détails qu'il est facile de négliger. Par exemple, selon la province, les employeurs canadiens sont généralement tenus d'ajouter au salaire de base les primes de vacances, les commissions et les indemnités de maladie.

Les employeurs doivent déduire les coûts nécessaires liés aux prestations d'assurance maladie, qui varient d'un pays à l'autre. Les entreprises doivent également cotiser à des régimes légalement obligatoires, tels que les fonds de pension. Vous devez également savoir si vous êtes tenu de souscrire une assurance contre les accidents du travail.

Respecter les exigences en matière de salaire et d'heures de travail

Respectez-vous les exigences en matière de salaire minimum, d'heures supplémentaires et de pause ? La plupart des pays fixent un salaire minimum spécifique basé sur le coût de la vie et les taux de conversion des devises, certains l'adaptant à des âges spécifiques. De même, chaque pays dispose de normes différentes en ce qui concerne le traitement des heures supplémentaires.

Vérifier l'autorisation de travail

De nombreux pays exigent des documents et des procédures spécifiques pour vérifier l'autorisation de travail, comme l'I-9 aux États-Unis, le contrôle VEVO en Australie ou l'utilisation des codes de partage des employés sur le site gov.uk au Royaume-Uni.

Assurer l'information légale

Certains pays ont des exigences strictes en matière de rapports qui sollicitent des informations démographiques de la part des employeurs. Les grandes entreprises américaines, par exemple, doivent remplir un rapport EEO-1, qui exige de l'entreprise qu'elle recueille des informations sur les catégories d'emploi, l'appartenance ethnique, la race, le sexe, etc. des employés.

Les pays peuvent également exiger d'une entreprise qu'elle fournisse des informations supplémentaires sur ses employés handicapés, en ce qui concerne les prestations et les déductions.

Instituer des politiques de protection de la vie privée

Les entreprises doivent mettre en place des politiques de protection de la vie privée conformes aux lois locales sur la protection des données, car certains pays exigent qu'un employeur indique clairement par écrit comment les données d'un employé seront collectées et utilisées dans le cadre de son travail.

Ceci est particulièrement important pour les pays européens qui adhèrent au Règlement général sur la protection des données (RGPD), une loi qui vise à protéger les données personnelles de tout employé vivant dans l'UE.

Comprendre le droit du licenciement

Avant d'embaucher quelqu'un dans un autre pays, assurez-vous de comprendre les règles et les protocoles de licenciement des employés.

Vous devez vous assurer de connaître les réponses à ces questions :

• Suis-je tenu de partager certaines informations dans les accords de cessation d'emploi ?
• Suis-je tenu de respecter certains critères de gestion des performances avant le licenciement ?
• Quels sont les motifs légaux d'un licenciement équitable ou abusif ?
• Quel type de préavis de licenciement suis-je tenu de fournir ?
• Quel type d'indemnité de rupture ou de départ suis-je tenu de verser, et cette indemnité varie-t-elle en fonction de l'ancienneté ou du salaire ?

Au Royaume-Uni, par exemple, les salariés bénéficient de droits de licenciement abusif après deux ans. Si un employeur souhaite licencier un salarié après cette période, il doit suivre une procédure spécifique comprenant un entretien disciplinaire et un recours éventuel. Les salariés peuvent porter plainte pour licenciement abusif si la procédure n'est pas suivie avec soin.

Vous pouvez apprendre comment surveiller de manière proactive les réglementations locales en matière de conformité et mettre en place des politiques qui les appliquent automatiquement en regardant notre webinaire gratuit.

Comment identifier et éviter la non-conformité

Il est évident que les possibilités de non-conformité sont nombreuses lorsque l'on est une entreprise internationale. La meilleure façon de l'éviter de manière proactive est de mettre en place des politiques conformes aux exigences locales, qu'il s'agisse d'un pays, d'un état ou d'une province, là où vous embauchez. Mais sans une aide appropriée, cela peut devenir un cauchemar pour les RH : vous devez passer d'innombrables heures à rechercher les législations du travail de niche qui peuvent s'appliquer à un seul employé. Cela devient rapidement laborieux, chronophage et improductif.

Les politiques par défaut de Rippling

Cependant, le SIRH de Rippling est livré avec des règles de conformité globale par défaut déjà intégrées. Dans les pays pris en charge, Rippling prend automatiquement en compte :

• Politiques d'heures supplémentaires localisées
• Calendrier des jours fériés localisés
• Politiques de congés localisées (vacances, arrêt maladie)
• Politiques de pause localisées (pause repas et repos)

Politiques personnalisées

Vous pouvez également utiliser Rippling pour créer vos propres politiques de conformité. De cette façon, vous pouvez vous appuyer sur ce que nous avons intégré par défaut et l'adapter davantage à votre entreprise, par exemple en offrant aux employés américains plus de temps de vacances que le minimum légal requis.

Ces politiques personnalisées prennent en charge des fonctions telles que :

• Notifications automatiques
• Tâches assignées
• Rapports personnalisés
• Sondages automatisés 

Signaler les problèmes

Le produit Compliance 360 de Rippling enverra automatiquement des alertes lorsque vous vous écartez des exigences en matière de :

• Salaire minimum global
• Heures supplémentaires mondiales
• Arrêt maladie global et pauses obligatoires
• Formation à la conformité mondiale
  

Utiliser un EOR pour gérer la conformité

Votre entreprise n'a peut-être pas le temps, les ressources ou le savoir-faire nécessaires pour gérer manuellement la conformité. Mais un Employer of Record (EOR) vous permet d'embaucher des salariés dans le monde entier en toute conformité, sans avoir à créer votre propre entité locale ni à maîtriser les lois locales sur l'emploi.

Pendant que vous vous occupez de la gestion stratégique de votre entreprise, l'EOR de Rippling s'occupe de la mise en conformité avec les exigences légales en matière d'impôts sur les salaires, d'adhésion aux avantages sociaux, de formation obligatoire, et bien plus encore.

Les entités locales de Rippling proposent des contrats de travail conformes qui protègent votre propriété intellectuelle et garantissent que vos employés bénéficient des avantages auxquels ils ont droit. Elles gèrent également les documents de cessation d'emploi, les avis et les accords de règlement nécessaires.

Le système de paie mondial de Rippling paie rapidement les entrepreneurs et les employés dans le monde entier, tout en garantissant que vous retenez suffisamment d'impôts pour les différentes juridictions.

Les services EOR de Rippling vous permettent également d'accéder à des conseillers en ressources humaines locaux qui peuvent vous fournir des conseils sur les réglementations locales en matière d'emploi.

Car si la conformité est importante, elle ne doit pas être un casse-tête. Demandez une démo aujourd'hui pour voir comment l'EOR de Rippling garantit à chacun les conditions de travail auxquelles il a droit, quel que soit son lieu de résidence.

Avertissement : Ce post de blog est à des fins éducatives uniquement. Il ne constitue pas (et n'est pas destiné à) un conseil juridique. Les lecteurs devraient contacter leur propre avocat pour obtenir des conseils sur leur situation particulière. L'utilisation de ce site Web ne crée pas de relation avocat-client.