Automatiser les dépenses tout en gardant le contrôle

Le logiciel de gestion des notes de frais simplifie l’intégralité de ce processus administratif. Les collaborateurs soumettent leurs rapports de dépenses sous forme numérique et le logiciel facilite le suivi des dépenses en les organisant par catégories. Elles sont ensuite acheminées pour approbation selon les politiques et workflows prédéfinis de l’entreprise ; ceux-ci peuvent être configurés à l’aide de règles basées sur divers facteurs tels que le service, le type de dépense ou encore le montant. Dans de nombreux cas, les systèmes incluent également les transactions par carte d’entreprise. Pour finir, le logiciel simplifie le processus de défraiement des collaborateurs en leur envoyant les paiements qui leur sont destinés.

Le logiciel a pour objectif d’améliorer l’efficacité du processus de gestion des notes de frais, de réduire les erreurs et les complications liées à la saisie manuelle des données, de renforcer le contrôle des dépenses et d’offrir une meilleure visibilité au service des finances sur les données relatives aux dépenses.

Pour bien choisir votre système de gestion des notes de frais, recherchez des fonctionnalités qui répondent aux besoins spécifiques de votre entreprise : un enregistrement fluide des reçus, des workflows personnalisables pour approuver les dépenses, la possibilité de définir et d’appliquer des politiques relatives aux dépenses, etc. Il doit pouvoir s’intégrer à vos systèmes existants et en particulier aux logiciels de comptabilité comme QuickBooks ou Netsuite – un point essentiel pour un rapprochement efficace. Il est également primordial que le logiciel dispose de fonctionnalités complètes de création de rapports qui offrent des informations sur les dépenses des collaborateurs. Enfin, optez pour une solution de gestion des rapports de dépenses avec une interface conviviale, facile à utiliser pour les collaborateurs comme pour les administrateurs dans tous les aspects du processus.

Absolument. Rippling, tout comme de nombreuses autres solutions de gestion des notes de frais, peut gérer les cartes bancaires d’entreprise. Cette fonctionnalité renforce le contrôle des dépenses par les administrateurs en appliquant en temps réel des plafonds de dépenses aux transactions par carte. L’intégration de cartes d’entreprise dans un système de gestion des notes de frais a également l’avantage de simplifier le rapprochement et d’offrir une visibilité complète et centrale sur les dépenses professionnelles. Vous pouvez choisir de définir des politiques d’entreprise qui s’appliquent précisément à l’utilisation des cartes d’entreprise et qui garantiront votre conformité.

La plateforme de gestion des notes de frais de Rippling est conçue pour les entreprises de toute taille, des PME aux grandes structures. Rippling accompagne toute entreprise qui souhaite simplifier son processus de gestion des notes de frais, appliquer efficacement ses politiques internes et gagner en visibilité sur ses dépenses. Rippling délivre une solution complète et intuitive, pour une startup qui souhaite mettre en œuvre ses premiers contrôles des dépenses comme pour une organisation établie désireuse d’optimiser son processus d’approbation existant.

Contrairement aux outils de gestion des notes de frais traditionnels, la solution de Rippling repose sur une plateforme unifiée qui connecte les données relatives aux dépenses aux systèmes des services RH, IT et financiers. Cette intégration confère à notre logiciel des fonctionnalités uniques, telles que les autorisations basées sur le rôle qui se mettent à jour automatiquement à l’arrivée, au départ ou au changement de poste d’un collaborateur. Sans oublier que le moteur de politiques de Rippling est capable d’exploiter n’importe quel attribut de collaborateur pour créer des règles de dépenses très spécifiques, impossibles à concevoir dans des systèmes isolés.