Un logiciel de gestion des dépenses qui élimine le gaspillage à la source

Le logiciel de gestion des dépenses offre aux entreprises une maîtrise complète de leurs dépenses : des frais des collaborateurs à la gestion des fournisseurs, en passant par les cartes virtuelles, il permet aux équipes des finances de suivre, gérer et simplifier toutes les dépenses de l’entreprise depuis une seule interface. Grâce à l’automatisation des workflows d’approbation, à l’application des politiques personnalisées et à la centralisation des données relatives aux dépenses, les solutions de gestion des dépenses favorisent la réduction du travail manuel, évitent les dépenses imprévues et améliorent le flux de trésorerie.

Pour faire un choix parmi les fournisseurs de système de gestion des dépenses professionnelles, voici les principales fonctionnalités à chercher :

• Une visibilité sur les dépenses en temps réel, grâce à laquelle vous aurez une vue complète des dépenses de l’entreprise regroupées par équipes, fournisseurs et catégories
• Des workflows d’approbation automatisés, pour garantir que chaque transaction suit le processus d’approbation prévu, avec des règles personnalisables
• Des cartes d’entreprise et virtuelles conçues pour contrôler les dépenses des collaborateurs grâce à des limites prédéfinies et des notifications automatisées
• Un processus de paiement des factures rapide, qui traite les factures des fournisseurs sans délai et qui s’intègre parfaitement aux logiciels de comptabilité tels que QuickBooks ou NetSuite
• Des contrôles des dépenses et de la conformité, pour éviter les dépenses superflues grâce à une fonction intégrée d’application des politiques et au signalement automatisé des infractions

Tandis que la gestion des notes de frais se concentre sur le suivi et le remboursement des dépenses des collaborateurs, la gestion des dépenses adopte une approche plus large en supervisant toutes les dépenses professionnelles.

• La gestion des notes de frais couvre le plus souvent les déplacements, les repas et autres dépenses professionnelles soumises via des notes de frais par les collaborateurs.
• La gestion des dépenses offre une vue complète sur les dépenses de l’entreprise. Elle concerne les achats, la gestion des fournisseurs, le paiement des factures, les transactions par carte d’entreprise et le sourcing stratégique.

Avec Rippling, rien de plus simple que de gérer vos dépenses. Grâce à notre logiciel, les administrateurs des petites comme des grandes entreprises créent et personnalisent facilement les politiques de contrôle des dépenses. Vos collaborateurs peuvent ainsi soumettre en toute simplicité leurs dépenses par e-mail, en chargeant un reçu ou en les saisissant manuellement. Toutes les dépenses sont automatiquement transférées aux approbateurs concernés afin d’être traitées rapidement et, dans un souci de transparence, les détails associés sont visibles sur le profil des collaborateurs.

Chez Rippling, les cartes d’entreprise servent principalement à régler les frais de déplacement et de divertissement, les frais liés aux abonnements et aux services SaaS, les sommes dues aux fournisseurs et les autres dépenses de fonctionnement mensuelles récurrentes. En revanche, l’utilisation d’une carte d’entreprise pour l’acquisition de stocks ou d’immobilisations est déconseillée en raison des frais par défaut plus importants associés à cet usage. La carte d’entreprise appartient à l’employeur et est payée par l’entreprise, laquelle est responsable des éventuels défauts de paiement et dettes. Les employeurs ont une visibilité totale sur les demandes de dépenses et ils ont la possibilité de définir des limites de crédit.

Pour payer les factures de l’entreprise avec Rippling, procédez comme suit :

• Regroupez, automatisez, accélérez :

  • Obtenez une vue complète des dépenses de votre entreprise et profitez de rapports en temps réel sur le paiement des factures.
  • Transférez automatiquement les approbations de facture aux approbateurs appropriés en fonction des données des collaborateurs.
  • Créez instantanément des factures avec codage GL et synchronisation automatique des intégrations comptables.

• Options de paiement :

  • Envoyez des paiements via ACH, par chèque ou par virement bancaire en fonction des préférences des fournisseurs.
  • Si vos fournisseurs préfèrent les chèques traditionnels, facilitez la transition en utilisant l’adresse e-mail Paiement des factures de Rippling.

• Principales fonctionnalités :

  • Moteur de politiques avancé : garantit le transfert des factures et leur paiement dans les délais impartis.
  • Création instantanée de factures : les détails des factures sont automatiquement capturés pour accélérer le traitement.
  • Paiement de factures internationales : réglez les factures dans la devise locale du fournisseur ; les conversions sont gérées par Rippling.
  • Portail des fournisseurs : permet aux fournisseurs de mettre à jour leurs informations, d’envoyer des factures et de recevoir des paiements.
  • Intégrations comptables : synchronisez les factures avec vos systèmes comptables habituels pour rationaliser la gestion financière.