Barbara Powell se trouvait face à un problème... ou à plusieurs, pour être exact. Vice-présidente du Soutien à l’exploitation du Millennial Restaurant Group, LLC (MRG), Barbara a grandi dans l’industrie de la restauration. Lors de ses débuts à MRG il y a sept ans, elle s’occupait aussi bien de la comptabilité que de la gestion de la paie, des assurances, des actions en justice et de la rémunération des salariés. Aujourd’hui, le Contrôleur et le spécialiste Comptabilité & Gestion de la paie sont sous sa responsabilité directe.
« Nous avons tous passé le plus clair de nos vies dans l’industrie de la restauration, explique Barbara, c’est pourquoi nous savons à quel point il est important de disposer des systèmes et des processus les plus efficaces et les plus à la pointe pour nous-mêmes et pour nos employés. »
En effet, comme nombre de groupes de restauration, MRG compte beaucoup de jeunes employés réparti·es à travers 25 sites dans trois États différents. Avant Rippling, Barbara utilisait Paycor (après trois ans sur ADP), lequel faisait intervenir trop d’étapes : l’intégration des nouveaux employés était sous-traitée par une entreprise tierce, qui renvoyait ensuite les informations relatives à la paie à Paycor et/ou à ADP.
Les informations étaient éparpillées, rendant le processus peu efficace et sujet à des erreurs à chaque étape. ADP ne fonctionnait pas non plus; refusant de prendre en charge un système d’intégration sans support papier, ce qui poussa Barbara à se tourner à nouveau vers Paycor.
Elle réalisait que les systèmes hérités étaient souvent incapables de s’adapter aux complexités et à la rapidité du recrutement moderne. Tous les aspects de la gestion opérationnelle nécessitaient d’être mis à la page du XXIème siècle.
« Rien que l’idée de pouvoir intégrer quelqu’un rapidement à l’équipe sans devoir lui faire remplir cinq pages de paperasse, vous voyez... Ça, c’était l’âge de pierre, pas vrai ? », explique Barbara.
Gestion efficace d’un effectif complexe
Le groupe possédant des restaurants dans de nombreux États, il fallait effectuer une vérification manuelle lorsque les heures des employés ne correspondaient pas avec le registre de paie, et se pencher sur chaque restaurant individuellement, puis séparer les employés rémunérés à l’heure des employés salariés. Il fallait, en outre, envoyer des e-mails et des rappels à 300 personnes lors des périodes d’affiliation permanente, puis saisir les informations manuellement dans chaque système. Il était moins coûteux de remettre les formulaires de déclaration des salaires en en main propre que de les envoyer par courrier. La saisie des congés payés devait également être réalisée manuellement.
Toutes ces difficultés se sont évaporées lorsque MRG a implémenté Rippling, un processus que Barbara qualifie de « bien meilleur » par rapport à ses autres expériences. La responsable de la mise en œuvre Rippling est entrée en contact avec l’équipe afin de lui soumettre des suggestions pour être plus efficace lors de l’implémentation des différents services dans Rippling. « Elle a fait de la magie », à en croire Barbara. « Il n’y a pas une seule personne à laquelle nous avons eu affaire chez Rippling qui n’ait pas été utile. »
Intégration facile des avantages sociaux
L’entreprise est passée à un calendrier de paie hebdomadaire, les avantages sociaux ont été entièrement intégrés, et les formulaires destinés à la déclaration des salaires sont dorénavant entièrement électroniques et extrêmement rapides à remplir. « L’outil d’intégration des avantages sociaux (fait partie de mes préférés), précise Barbara, car auparavant, j’étais toujours anxieuse qu’un employé ne soit pas enregistré à temps et que ce soit potentiellement à cause de nous. »
Grâce à Rippling, les responsables peuvent visualiser la liste complète de leurs employés rémunérés à l’heure ainsi que des salariés, et suivre aisément les heures de travail et les congés payés, avec en prime « des milliers d’heures et des milliers de dollars » économisés, estime Barbara.