Le fonctionnement des TI avec Rippling : remplacer les appareils des employés

Qu’un employé renverse de l’eau sur son ordinateur portable, que son écran soit fissuré irrémédiablement, ou que son appareil soit tout simplement devenu obsolète, les demandes de remplacement d’appareils constituent une source fréquente de billets d’assistance urgents d’employés.

Cependant, il peut être difficile de traiter ces cas rapidement, compte tenu de toute la logistique impliquée. Souvent, l’équipe des TI doit se rendre en urgence chez Best Buy ou conserver l’inventaire dans un placard encombré, au bureau ou à domicile. De plus, il faut gérer la difficulté de récupérer l’ancien appareil auprès de l’employé. 

Chez Rippling, nous avons développé notre solution de Gestion de l’inventaire pour gérer facilement la logistique du matériel, de la commande de nouveaux appareils à la conservation de l’inventaire dans des entrepôts sécurisés dans le monde. Dans cet article, nous vous expliquons comment Rippling utilise son produit des TI pour remplacer facilement les appareils des employés. 

Que faire lorsque vous avez besoin de remplacer un appareil

Imaginons que l’une de nos ingénieures logiciels, Carmelita, soit un peu trop heureuse de travailler sur le dernier lancement de Rippling et renverse du café sur son ordinateur portable. 

Tout d’abord, l’équipe des TI doit recueillir des informations de base sur Carmelita et sur l’appareil qui lui est actuellement attribué. Habituellement, il faudrait rassembler ces informations manuellement en envoyant un courriel au service des RH et en cherchant dans des plateformes RH et TI déconnectées. Avec Rippling, il suffit d’aller dans la vue Personnes de l’application Appareils. La plateforme récupère automatiquement toutes les données des TI et RH pertinentes, telles que le titre, les appareils actuellement attribués, le lieu de travail, le service et le directeur.

Toutes ces informations sont facilement accessibles depuis un seul tableau de bord, car les produits TI et RH natifs de Rippling utilisent le même annuaire de l’effectif sous-jacent. 

Depuis le tableau de bord, Rippling dispose de deux options faciles pour remplacer l’appareil de Carmelita. 

Option 1 : réattribuer l’inventaire existant

La première option consiste à réattribuer un appareil depuis l’inventaire existant. Étant donné notre équipe répartie et nos nombreux bureaux, nous ne voulions pas gérer des placards des TI encombrés. À la place, l’équipe des TI de Rippling a choisi de conserver l’inventaire dans nos entrepôts sécurisés Rippling aux États-Unis, au Canada et au Royaume-Uni (et bientôt dans l’UE) grâce à notre solution Gestion de l’inventaire.

Comme Carmelita se trouve à Chicago, nous sélectionnerons un appareil dans notre entrepôt américain. Nous pouvons ensuite choisir de l’expédier à un bureau Rippling ou directement à son domicile. 

Supposons que nous choisissions de l’envoyer au domicile de Carmelita. Comme Rippling est la source unique de vérité pour les données RH et TI, le système récupère automatiquement son adresse personnelle, vous n’avez donc pas à vous soucier de la demander au service RH. 

Nous pouvons maintenant choisir la vitesse d’expédition et comparer les coûts. Puisque l’appareil provient de l’inventaire existant, nous avons même la possibilité de l’envoyer en livraison express si Carmelita a besoin de son appareil rapidement. Grâce à la simplicité de réattribution d’un appareil existant, Carmelita pourrait recevoir son nouvel appareil en seulement 24 heures après avoir soumis sa demande aux TI, même si elle habite à des milliers de kilomètres. 

De plus, l’appareil arrivera déjà configuré selon les bonnes politiques de sécurité appliquées à son rôle d’ingénieure. 

Option 2 : commander un nouvel appareil

La deuxième option consiste à commander un appareil entièrement neuf via le Magasin d’appareils Rippling. Notre magasin propose des milliers d’options, couvrant différentes marques et gammes de prix, ainsi que des accessoires comme des claviers, des souris et des écrans. 

Vous pouvez choisir directement dans le magasin ou sélectionner une configuration d’appareil enregistrée. Chez Rippling, nous avons créé des configurations pour les demandes d’appareils courantes selon le poste, et celles-ci sont personnalisables en fonction de la configuration spécifique de chaque organisation. Pour Carmelita, nous commanderons la configuration de l’appareil « Directeurs en ingénierie ».

Une fois cet appareil sélectionné, vous pouvez l’expédier soit à un bureau, soit directement au domicile de Carmelita.

Que vous commandiez un nouvel appareil ou réattribuiez un appareil existant, vous pouvez suivre l’état de la commande directement dans l’application Appareils. Rippling affiche l’identifiant de la commande, la personne ayant effectué la demande, l’employé concerné, et bien plus encore, le tout depuis un tableau de bord centralisé. 

Carmelita et son directeur pourront tous deux suivre l’état de la commande depuis leur profil Rippling, et Carmelita recevra également des mises à jour par courriel. Ainsi, tout le monde dispose automatiquement de la visibilité sur la commande de l’appareil. 

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Récupération d’anciens appareils

Rippling facilite également la récupération de l’ancien appareil auprès de l’employé. Depuis le même tableau de bord Appareil, vous pouvez annuler l’attribution de l’appareil de l’employé actuel et le mettre hors service. Rippling prépare ensuite le colis de retour et l’expédie directement à l’employé. 

Tout comme pour les nouveaux appareils, vous pourrez suivre l’avancement de l’expédition depuis le tableau de bord Commandes. Une fois l’appareil arrivé à l’entrepôt, il sera inspecté pour évaluer son état. Si les dommages ne sont pas permanents, vous pourrez réaffecter l’appareil à un autre employé ultérieurement. 

Avec une seule plateforme centrale pour accéder aux informations des employés, vous pouvez commander de nouveaux appareils, conserver et réaffecter ceux existants, et récupérer les anciens, le tout en seulement une minute, où que vous soyez dans le monde! 

Vous souhaitez cerner de manière proactive les problèmes courants de performance des appareils? Consultez cet article de blogue.