Comment payer les prestataires internationaux aux Pays-Bas [2025]

Si vous cherchez l'un des pôles technologiques émergents les plus passionnants au monde, ne cherchez pas plus loin que les Pays-Bas. Le pays dispose d'une couverture internet 4G de 99% et sa capitale, Amsterdam, a été nommée une des villes les plus prêtes pour l'IA dans le monde.

Embaucher des employés aux Pays-Bas peut s'avérer complexe et fastidieux, car il faut disposer d'une entité juridique établie dans le pays. C'est pourquoi tant d'entreprises internationales sont intéressées par l'embauche de prestataires néerlandais, connus sous le nom de zelfstandige zonder personeel, ou zzp'ers. Les zzp'ers permettent aux entreprises de recruter dans le vivier de talents diversifié et hautement qualifié des Pays-Bas, mais avec plus de flexibilité.

Avant d'embaucher votre premier sous-traitant aux Pays-Bas, vous devez prendre en compte certains éléments importants, notamment la manière dont vous allez le rémunérer. Si vous avez besoin de savoir comment gérer la paie internationale des prestataire aux Pays-Bas, vous êtes au bon endroit, lisez la suite pour une explication étape par étape.

Étape 1 : vérifier l'identité de votre prestataire

Aux Pays-Bas, tous les employeurs sont légalement tenus de vérifier l'identité de leurs prestataires, qu'il s'agisse d'employés ou de zzps. Les règles sont strictes en ce qui concerne les types de pièces d'identité que vous pouvez utiliser à cette fin : vous devez voir le passeport, la carte d'identité néerlandaise ou le permis de conduire néerlandais ou européen. Vérifiez son nom, son âge, sa taille, sa nationalité, sa signature et sa photo, et n'oubliez pas de faire une copie de sa pièce d'identité pour les archives de votre entreprise.

Étape 2 : classifier vos prestataires

Il est essentiel de classer correctement les prestataires néerlandais. Une mauvaise classification des employés en tant que prestataire aux Pays-Bas peut entraîner des amendes, des arriérés d'impôts et d'autres sanctions sévères, notamment :

• Les arriérés d'impôts et de sécurité sociale

• Les droits statutaires, y compris les congés payés

• Les indemnités de licenciement s'il s'avère que vous avez licencié un prestataire qui a en réalité une relation d'employé.

• Les amendes et pénalités du gouvernement

• La perte de la protection de la propriété intellectuelle

• Les atteintes à la réputation

Le gouvernement néerlandais propose un outil (en néerlandais) pour aider les employeurs et les prestataires à évaluer leurs relations afin de s'assurer qu'ils ne sont pas mal classés.

Le tableau ci-dessous présente quelques-unes des caractéristiques qui permettent de différencier les prestataires néerlandais des salariés.

Étape 3 : rédiger et signer un modèle d'accord

Pour se prémunir contre les erreurs de classification, les employeurs et les prestataires néerlandais peuvent utiliser un "contrat type", élaboré par l'administration fiscale et douanière néerlandaise à l'intention des zzp'ers et de leurs clients. L'administration fiscale propose trois types de contrats types :

• Les contrats types généraux, qui couvrent la plupart des relations prestataire-client standard.

• Les contrats types sectoriels ou professionnels, qui sont spécifiques à certains secteurs et types de travaux.

• Les contrats-types individuels, qui sont créés par les prestataires et proposés gratuitement à toute personne exerçant la même profession.

Il est également possible de rédiger son propre modèle d'accord et de le faire évaluer par l'administration fiscale et douanière néerlandaise, mais étant donné le grand nombre de modèles d'accords déjà acceptés, il est généralement plus rapide d'utiliser un accord existant.

Étape 4 : fournir des conditions de travail sûres

Alors que dans de nombreux pays, les prestataires sont exclus des avantages sociaux auxquels les employés ont droit, les Pays-Bas offrent certaines des meilleures protections au monde pour les prestataires indépendants. Les employeurs de tous les prestataires, y compris les zzp'ers, sont tenus de fournir un lieu de travail sûr et sain, conforme aux exigences du droit du travail néerlandais.

Étape 5 : déterminer les heures de travail et les temps de repos de votre prestataire

Les règles relatives aux heures de travail et aux périodes de repos sont définies dans le droit du travail néerlandais, mais elles ne s'appliquent pas toujours aux prestataires. L'exception notable concerne les zzp'ers qui travaillent dans des fonctions où la sécurité d'un tiers peut être en jeu. Par exemple, les prestataires qui travaillent dans le secteur des transports, comme les chauffeurs, sont tenus de prendre des jours de repos obligatoires.

Étape 6 : déterminer la meilleure manière de payer vos prestataires

Avant de pouvoir payer des prestataires aux Pays-Bas, vous devez déterminer comment vous allez les payer. Avec l'essor des effectifs mondiaux et du travail à distance, les employeurs ont maintenant plus de choix que jamais pour effectuer des paiements internationaux à des prestataires. Voici quelques options :

• Les virements bancaires. Vous pouvez ouvrir un compte bancaire néerlandais et l'utiliser pour déposer des fonds sur le compte d'un prestataire néerlandais ou utiliser votre banque pour envoyer un virement bancaire global afin de payer un prestataire néerlandais. Il s'agit d'un mode de paiement courant aux Pays-Bas.

• Les mandats internationaux. Ce mode de paiement, qui existe depuis longtemps, peut être lent, notamment parce que l'employeur doit acheter physiquement le mandat et que le prestataire doit le déposer physiquement à la réception. Les mandats peuvent également être assortis de frais et de mauvais taux de change. Ce n'est pas une pratique courante aux Pays-Bas.

• Les porte-monnaies numériques ou les plateformes de paiement. Certains employeurs utilisent des plateformes comme Wise pour transférer de l'argent d'un pays à l'autre. N'oubliez pas que les taux de change peuvent varier d'un jour à l'autre et qu'il est donc difficile de prévoir vos dépenses.

• Les services de paie à l'échelle mondiale. En règle générale, les prestataires ne sont pas inclus dans la paie, car ils ne sont pas soumis aux mêmes retenues que les employés. Au lieu de cela, ils facturent leurs services, ce qui passe par les comptes créditeurs pour de nombreuses entreprises. Il s'agit d'un mode de paiement courant aux Pays-Bas.

Voir Rippling

Étape 7 : utiliser un logiciel de paie mondial pour traiter les paiements

Comme vous l'avez vu à l'étape 6, il y a plusieurs façons de payer les prestataires aux Pays-Bas. Mais la méthode la plus rapide et la plus simple consiste à payer les sous-traitants par le biais d'un logiciel de paie global. Il s'agit d'un mode de paiement courant aux Pays-Bas.

Avec Rippling, vous pouvez payer vos employés et vos sous-traitants dans le monde entier en un seul endroit.

Étape 8 : respecter la législation fiscale

Si les lois fiscales ne sont pas réputées pour leur simplicité partout dans le monde, elles sont particulièrement complexes aux Pays-Bas.

L'un des principaux problèmes de conformité que vous voudrez éviter est connu sous le nom d'"établissement permanent". Même si votre entreprise est basée en dehors des Pays-Bas, si vous embauchez des prestataires néerlandais et qu'ils exercent certains types d'activités, vous pourriez être considéré comme ayant un établissement permanent aux Pays-Bas et être tenu de payer l'impôt local sur les sociétés. En d'autres termes, s'ils travaillent dans le domaine des technologies de l'information ou de l'assistance à la clientèle, ils sont probablement concernés par cette règle, mais s'ils travaillent dans le domaine de la vente, ils ne le sont peut-être pas.

Si, dans de nombreux pays, les employeurs sont exonérés de charges sociales pour les prestataires, ce n'est pas le cas aux Pays-Bas, où les zzp'ers ont droit à certaines protections pour les prestataires. Par exemple, les employeurs doivent payer plus d'assurance pour les prestataires que pour les employés, car leurs contrats de travail sont de courte durée.

N'oubliez pas non plus que les employeurs étrangers sont tenus de payer la TVA sur toutes les factures des prestataires et des sous-traitants. La TVA peut généralement être déduite en tant que taxe en amont.

Gérez sans effort des sous-traitants dans le monde entier

Il n'a jamais été aussi facile de développer votre main-d'œuvre internationale. Avec Rippling, vous pouvez payer les prestataires internationaux aux Pays-Bas et dans le monde entier en un seul système.

FAQ sur le paiement des prestataires aux Pays-Bas

Le salaire minimum néerlandais s'applique-t-il aux prestataires indépendants aux Pays-Bas ?

Oui. Contrairement à ce qui se passe dans de nombreux pays, les employeurs sont tenus de respecter les seuils de salaire minimum pour les employés et les prestataires aux Pays-Bas. Au début de l'année 2024, le salaire minimum néerlandais (pour les personnes âgées de plus de 21 ans) s'élèvera à 13,27 euros de l'heure. Le salaire est ajusté tous les six mois.

En raison de la nature unique des lois sur l'emploi et le travail aux Pays-Bas, il est important de s'assurer que vous êtes au courant de toutes les spécificités.

Les prestataires néerlandais bénéficient-ils d'avantages sociaux ?

Aux Pays-Bas, les prestataires indépendants n'ont pas droit aux mêmes avantages sociaux que les salariés, mais ils bénéficient de certains droits, dont les suivants :

• Le salaire minimum

• Les exigences en matière de sécurité et d'hygiène sur le lieu de travail

• Les horaires de travail et jours de repos (dans certains secteurs)

Pouvez-vous payer les prestataires aux Pays-Bas dans votre monnaie nationale ?

Il est courant de payer les prestataires néerlandais dans leur monnaie nationale, l'euro, afin qu'ils puissent éviter les frais et les taux de change. Vous pouvez payer les prestataires néerlandais dans une autre devise, mais vous devrez consigner explicitement l'accord par écrit.

De nombreux prestataires de services de paiement internationaux, comme Rippling, acceptent de payer les prestataires en euros ou dans votre devise.

Pouvez-vous payer manuellement les prestataires aux Pays-Bas ?

Oui, et de nombreux propriétaires de petites entreprises choisissent de traiter manuellement les paiements des sous-traitants afin de réduire les coûts. Mais le traitement manuel des salaires peut prendre beaucoup de temps, surtout lorsque votre entreprise se développe et que vous travaillez avec plusieurs prestataires aux Pays-Bas ou à l'étranger.

Il est également important de noter que le traitement manuel des paiements comporte certains risques :

• La conformité. Le traitement manuel des salaires implique un risque d'erreur humaine et d'omission. Protégez-vous et protégez votre entreprise avec Rippling, qui assure automatiquement la conformité avec toutes les lois locales applicables, quel que soit le lieu de résidence de vos sous-traitants.

• La sécurité. Le traitement manuel des salaires présente également des risques pour la sécurité, en particulier si vous utilisez des feuilles de calcul ou des documents papier. Des informations sensibles sur les sous-traitants peuvent être perdues, volées ou utilisées à mauvais escient.

• L'expérience des prestataires. Les paiements manuels peuvent prendre beaucoup de temps. Ils manquent également de transparence en ce qui concerne les délais de paiement et ce pour quoi les prestataires sont payés, ce qui crée une expérience de paiement frustrante pour les prestataires.

Comment transformer un prestataire en salarié aux Pays-Bas ?

Si l'embauche de prestataires indépendants plutôt que de salariés à temps plein peut s'accompagner d'une plus grande flexibilité et de certains avantages financiers, il arrive parfois que vous ayez besoin d'un salarié à temps plein. Le défi consiste à s'assurer que toutes les exigences légales sont respectées : Le droit du travail néerlandais impose des déductions salariales, des avantages sociaux et bien d'autres choses encore pour les employés, ce dont vous n'avez pas à vous soucier pour les prestataires. De plus, pour embaucher des employés, vous devez disposer d'une entité juridique aux Pays-Bas, que ce soit en créant votre propre entité ou en faisant appel à une entreprise de portage salarial (EPS).

Gérez sans effort vos prestataires mondiaux

Vous pouvez payer directement les prestataires internationaux avec Rippling, ce qui signifie que vous avez besoin d'un seul système pour payer tous les types d'employés, où qu'ils soient.