Comment embaucher des employés aux Pays-Bas via un Employeur de Record (EOR) [Guide 2023]

Il n'est pas surprenant que les entreprises soient attirées par les talents des Pays-Bas. Les Pays-Bas sont classés parmi les premiers pays européens pour les compétences numériques et dans le top trois pour le développement des talents, ce qui en fait l'un des meilleurs pays en matière de compétitivité des talents. Pour les entreprises désireuses de tirer parti de la main-d'œuvre du pays à Amsterdam et embaucher des employés néerlandais dans tout le pays, vous devrez vous préparer à établir une entité juridique ou à embaucher via un "employer of record" (EOR).

Enregistrer une entité juridique peut prendre des mois, vous empêchant de commencer rapidement à travailler dans le pays. La conformité peut être difficile à maintenir car les lois sur l'emploi néerlandaises changent constamment. Vous pouvez rapidement encourir des amendes et de lourdes pénalités pour avoir mal classifié des travailleurs ou payé des impôts incorrects à l'administration fiscale et douanière néerlandaise.

Autrement, vous pouvez aussi utiliser un « employer of record » (EOR), qui gère les fiches de paie néerlandaises, les impôts et la conformité aux lois néerlandaises. Voici un guide étape par étape pour embaucher un employé via un EOR aux Pays-Bas.

Étape par étape : Comment embaucher via un Employer of Record aux Pays-Bas

Étape #1 : Décider entre un EOR néerlandais et une entité légale

Décider entre la création d'une entité juridique ou l'obtention d'un employer of record dépendra largement des ressources de votre entreprise, de sa taille et de ses plans d'expansion dans le pays.

• Entité juridique aux Pays-Bas. Créer une entité juridique à partir de zéro nécessite généralement une inscription auprès des administrations locales, l'ouverture d'un compte bancaire néerlandais et la consultation d'experts locaux pour garantir la conformité avec les lois fiscales et du travail. Cela peut être compliqué. D'abord, vous aurez besoin de choisir la bonne structure d'entreprise pour votre entreprise aux Pays-Bas, choisir un nom disponible et établir une adresse commerciale. Ensuite, vous devrez enregistrer votre entreprise à la chambre de commerce des Pays-Bas (KVK) et à l'administration fiscale et douanière néerlandaise, juste pour commencer le processus.

• EOR néerlandais. Un EOR est un service tiers qui agit en tant qu'employeur pour le compte d'une entreprise, ce qui signifie que vous n'avez pas besoin de créer votre propre entité. En plus de vous permettre d'embaucher des employés néerlandais à temps plein, les EOR gèrent toutes les exigences légales pour se conformer aux lois néerlandaises sur la paie, les contrats de travail et les avantages sociaux comme l'assurance maladie et le congé de maternité. Les services EOR incluent également le calcul et la retenue des impôts sur le revenu, l'intégration et la gestion des employés, et l'exécution de la paie.

Étape #2 : Comment choisir le meilleur EOR pour votre entreprise

Avant de choisir une plateforme, vous devriez considérer les services dont vous aurez besoin et estimer à quel point vous souhaitez développer votre embauche mondiale.

• L'EOR est-il actif dans les pays où vous avez besoin d'embaucher ? La première, et peut-être la plus évidente considération lors du choix d'un EOR pour une expansion mondiale.
• L'EOR possède-t-il ses propres entités dans les pays qu'il dessert ? Si l'EOR ne possède pas les entités, cela signifie qu'ils s'associent avec un fournisseur local ou tiers.
• Comment l'EOR protège-t-il vos informations sensibles et confidentielles ? Il est vital que votre EOR dispose des protections de données appropriées, ainsi que d'une technologie sécurisée qui élimine les divulgations potentielles d'informations privées.
• L'EOR propose-t-il des solutions automatisées ? Vous voudrez peut-être rechercher un EOR qui automatise le travail fastidieux comme l'intégration et l'inscription aux avantages sociaux et autres tâches RH et IT courantes.
• Quel est le modèle de support de l'EOR ? Il est essentiel que votre EOR dispose d'un personnel facile à contacter et expert dans les réglementations des pays dans lesquels vous embauchez.

Obtenez la liste complète dans notre guide : Qu'est-ce qu'un EOR ?

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Étape #3 : Comment embaucher et intégrer vos employés néerlandais

Gérer une main-d'œuvre mondiale n'est pas à la portée de tout le monde, et choisir un EOR pour vous aider à rester conforme lors de l'embauche d'employés à temps plein aux Pays-Bas est la bonne décision pour commencer rapidement votre activité. Une fois que vous avez choisi un EOR, vous aurez besoin des informations suivantes pour commencer le processus d'intégration avec vos nouveaux employés :

• Leur nom, initiales, date de naissance et adresse complète
• Leur numéro de service citoyen (BSN)
• Le salaire de l'employé en euros

Ensuite, remplissez le formulaire officiel et envoyez-le à l'administration fiscale et douanière néerlandaise.

Puis, vous devez classifier le statut d'emploi du travailleur, qu'il soit un employé à temps plein ou un travailleur indépendant. Vous devez envoyer un contrat de travail, y compris une promesse d'embauche, qui détaille les conditions de travail.

Les Pays-Bas sont très stricts concernant leurs lois sur l'emploi pour préserver l'équilibre travail-vie des employés. Les lois néerlandaises, spécifiquement dans le Livre 7 du Code civil néerlandais, ont établi des programmes d'avantages obligatoires et des sanctions si les employeurs ne les mettent pas en œuvre correctement. Ces avantages obligatoires incluent une retraite en trois parties, un minimum de 20 jours de congés payés par an, les jours fériés, un congé maladie illimité, l'assurance maladie et l'assurance de soins de longue durée.

Un EOR peut automatiquement localiser et distribuer des contrats de travail pour inclure ces avantages obligatoires et plus encore, vous permettant de rester compétitif sur le marché du travail actuel. Chaque embauche néerlandaise aura un contrat conforme à la législation offrant des exigences statutaires pour les périodes d'essai, les heures de travail, les retraites, le salaire minimum, les avantages et les politiques de licenciement comme les indemnités de licenciement et les périodes de préavis. De manière générale, les semaines de travail sont d'environ 36 à 40 heures et il n'est pas obligatoire de travailler les dimanches, les week-ends et/ou les jours fériés, à moins que cette obligation soit stipulée dans le contrat de travail ou dans l'accord de convention collective.

Les lois locales sur l'emploi protègent les employés et stipulent qu'un contrat à durée indéterminée ne peut pas être résilié sans l'approbation de l'UWV (Agence d'assurance des employés). Les contrats de travail à durée déterminée peuvent être résiliés pendant la période d'essai, ou ne pas être renouvelés. En revanche, les entrepreneurs et les indépendants qui ont des contrats à durée déterminée peuvent être résiliés à tout moment, avec préavis.

Étape #4 : Gérer la paie

Une fois que vous avez collecté les informations d'un nouvel employé et que les deux parties ont signé des contrats de travail, un EOR paiera vos employés néerlandais leur salaire annuel en euros tout en retenant les taxes légalement requises de leurs salaires avec le taux d'imposition correct selon les lois locales. Les employeurs paieront la taxe sur la paie et les contributions sur le salaire mensuel des employés, y compris :

• L'impôt sur le revenu
• Les contributions à la sécurité sociale
• Une assurance privée obligatoire

Alors que la paie se fait une fois par mois vers le 25, les employeurs doivent payer et déclarer les taxes sur les salaires avant la fin du mois suivant. Si vous ne respectez pas et payez ces taxes sur les salaires après la date d'échéance, vous serez facturé une amende administrative de 3% sur le solde impayé. Si vous ne déposez pas votre déclaration de revenus ou manquez la date limite de dépôt, vous serez facturé 68€. Pour tout savoir sur la gestion de la paie des employés internationaux, lisez notre guide complet sur la gestion de la paie internationale pour les employés aux Pays-Bas.

Questions fréquemment posées sur l'embauche via un EOR aux Pays-Bas

Combien coûte un EOR ?

Les sociétés de portage utilisent généralement l'une de ces deux structures tarifaires :

• Des frais mensuels fixes, par employé
• Un pourcentage de la paie, plus les taxes applicables

Les deux méthodes peuvent également s'accompagner de divers frais administratifs, de frais d'intégration et d'autres coûts pour des fonctionnalités supplémentaires.

N'oubliez pas que vous n'êtes pas obligé d'utiliser un EOR pour l'ensemble de votre main-d'œuvre. Si vous souhaitez segmenter son utilisation, vous ne serez facturé que pour les employés que vous gérez par le biais de l'EOR.

Quelle est la différence entre un EOR et une PEO ?

Une organisation professionnelle d'employeurs (PEO) co-emploie la main-d'œuvre d'une entreprise et fournit des services administratifs tels que le paiement des employés, la gestion de la conformité et le dépôt des taxes sur les salaires. L'entreprise et la PEO sont conjointement responsables de la main-d'œuvre. Cependant, une PEO ne vous permet pas d'embaucher dans d'autres pays où vous n'avez pas établi d'entité locale.

D'autre part, un EOR est le seul employeur de la partie de votre main-d'œuvre que vous utilisez, assumant toutes les responsabilités associées. Un EOR permet aux entreprises de travailler avec des employés dans d'autres pays sans établir d'entité juridique.

Un EOR protège-t-il vos informations sensibles et confidentielles ?

Bien que confier la gestion de votre paie à un EOR puisse vous faire gagner du temps et réduire le risque de non-conformité, partager vos données avec des entreprises qui utilisent des fournisseurs tiers vous expose à des violations de données dues à des téléchargements manuels.

Grâce à la loi sur la protection des données personnelles, les citoyens des Pays-Bas ont le droit de savoir ce qui est fait avec leurs données personnelles et qui y a accès. L'autorité de protection des données surveille la conformité et vérifie si les organisations respectent la loi.

Vous devriez rechercher des EOR qui priorisent la protection des données, incluant :

• La conformité aux réglementations de confidentialité standard de l'industrie dans différents pays.
• Une infrastructure sécurisée avec maintenance continue.
• Un personnel soigneusement vérifié.

Vous pouvez également conclure un accord de traitement des données (ATD) avec un service de paie qui impose des pratiques saines en matière de protection de la vie privée et assure une protection juridique.

Un EOR aide-t-il avec les déclarations fiscales néerlandaises ?

Un EOR peut calculer et déclarer automatiquement vos impôts aux Pays-Bas. Rippling, par exemple, est un fournisseur de paie autorisé aux Pays-Bas. L'employeur est tenu de fournir un bulletin de paie, ou loonstrookje, chaque mois, ainsi qu'un dernier à la fin de l'année résumant tous les revenus et toutes les déductions.

Au nom de votre entreprise, il peut distribuer et soumettre un loonstrookje qui détaille :

• Le salaire brut.
• Le salaire net.
• Les impôts prélevés.
• Les cotisations de l'employeur aux assurances sociales.

Quels sont les avantages sociaux obligatoires pour les employés aux Pays-Bas ?

Le code civil néerlandais prévoit les avantages sociaux obligatoires suivants pour les employés :

• Des pensions.
• Un congé maladie.
• Un congé parental (qui comprend à la fois un congé de paternité et de maternité).
• Des congés payés (minimum 20 jours).
• Les jours fériés (non inclus dans le total des jours de congés payés).
• Une assurance maladie.
• Des soins de longue durée.

De nombreux employeurs néerlandais offrent des avantages supplémentaires comme une indemnité pour avoir un poste de travail à son domicile, un 13e mois ou une indemnité de vacances, un congé annuel légal, un congé de paternité étendu et d'autres types de congés protégés par la loi.

Lisez notre guide complet pour plus d'informations sur les avantages sociaux obligatoires aux Pays-Bas.

Quels sont les coûts pour l'employeur pour les employés à temps plein aux Pays-Bas ?

Les employeurs aux Pays-Bas sont responsables de la déduction des éléments suivants sur le salaire de leurs employés à temps plein. Le total des coûts salariaux de l'employeur peut atteindre jusqu'à 33,29 % (hors suppléments d'avantages).

Trouvez les détails ci-dessous:

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