L’IT selon Rippling : remplacer les appareils des collaborateurs

Un verre d’eau renversé sur le clavier, un écran fissuré, un appareil tout simplement trop vieux... les demandes de remplacement d’appareil figurent en bonne place parmi les tickets urgents au support.

Pourtant, traiter rapidement ces problèmes n’est pas toujours simple sur le plan logistique. L’IT doit souvent courir à la Fnac à la dernière minute ou conserver son stock dans une armoire au bureau ou à la maison. Et il faut encore récupérer l’ancien appareil du collaborateur. 

Rippling a développé sa solution de Gestion des stocks pour gérer aisément les aspects logistique du matériel, de la commande de nouveaux appareils au stockage dans des entrepôts sécurisés dans le monde entier. Cet article vous explique de quelle façon Rippling utilise son propre produit IT pour remplacer facilement les appareils de ses collaborateurs. 

Que faire lorsqu’un appareil doit être remplacé

Imaginons que l’une de nos ingénieurs, Carmelita, fasse preuve d’un peu trop d’enthousiasme en travaillant sur le lancement du nouveau produit Rippling et renverse son café sur son ordinateur portable. 

L’IT doit d’abord recueillir les informations de base sur Carmerlita et l’appareil qui lui a été attribué. Normalement, ces informations devraient être collectées à la main en envoyant un e-mail aux RH et en fouillant dans les différentes plateformes IT et RH. Avec Rippling, il vous suffit de consulter la vue « Collaborateurs » de l’application Appareils. La plateforme rassemble automatiquement les données IT et RH pertinentes telles que le poste, le ou les appareils actuellement attribués, le lieu de travail, le service et le manager.

Toutes ces informations sont aisément accessibles car les produits natifs IT et RH de Rippling utilisent le même annuaire d’effectifs.

À ce moment, Rippling a deux options simples pour remplacer l’appareil de Carmelita. 

Option 1 : réaffecter un appareil en stock

La première option consiste à réaffecter un appareil existant en stock. Nos effectifs sont répartis sur de nombreux sites, et nous n’avons aucune envie de conserver une armoire remplie d’ordinateurs. L’équipe IT de Rippling préfère stocker ses appareils dans nos entrepôts sécurisés aux États-Unis, au Canada et au Royaume-Uni (et bientôt dans l’UE) grâce à notre solution de Gestion des stocks.

Carmelita travaille à Chicago : nous choisissons donc un appareil dans un entrepôt aux États-Unis. Nous pouvons ensuite l’envoyer aux bureaux de Rippling, ou directement au domicile de Carmelita. 

Disons que nous choisissons de l’envoyer chez Carmelita. Comme Rippling centralise toutes les données RH et IT, le système récupère automatiquement son adresse personnelle. Pas besoin de la demander aux RH. 

Nous pouvons maintenant examiner les délais de livraison et comparer les coûts. Comme l’appareil fait partie du stock existant, nous pouvons même sélectionner une livraison pour le lendemain si Carmelita a besoin de son appareil le plus vite possible. Réaffecter un appareil déjà en stock est si simple que Carmelita pourrait avoir son nouvel ordinateur dans les 24 heures après en avoir fait la demande, même si elle vit à des milliers de kilomètres. 

De plus, l’appareil arrivera déjà configuré conformément aux politiques de sécurité requises par son rôle d’ingénieure. 

Option 2 : commander un nouvel appareil

La seconde option consiste à commander un appareil neuf sur le magasin d’appareils de Rippling. Notre magasin offre des milliers d’options dans différentes marques et gammes de prix (y compris des accessoires tels que les claviers, souris et moniteurs). 

Vous pouvez choisir directement dans le magasin ou sélectionner une configuration d’appareil enregistrée. Rippling a créé une configuration pour les demandes d’appareils fréquentes en fonction du poste. Ces configurations sont personnalisables en fonction des besoins de chaque organisation. Pour Carmelita, nous allons commander la configuration d’appareil « Responsable de l’ingénierie ».

Une fois l’appareil sélectionné, vous pouvez l’expédier au bureau ou au domicile de Carmelita.

Que vous commandiez un nouvel appareil ou que vous en réaffectiez un, vous pouvez suivre le statut de la commande depuis l’application Appareils. Rippling affichera l’ID de la commande, la personne qui a passé la commande, le collaborateur, et plus encore. Toutes les informations sont dans le même tableau de bord centralisé. 

Carmelita et son manager pourront tous deux consulter le statut de la commande depuis leur profil Rippling, et Carmelita recevra aussi des mises à jour par e-mail. Ainsi, tout le monde a automatiquement une visibilité sur la commande. 

Lire la vidéo1:55

Récupérer les anciens appareils

Rippling facilite aussi la récupération des anciens appareils auprès des collaborateurs. Depuis le même tableau de bord Appareils, vous pouvez retirer l’attribution de l’appareil au collaborateur actuel et le mettre hors service. Rippling préparera et enverra un colis de retour directement au collaborateur. 

Comme dans le cas d’un appareil neuf, vous pourrez suivre l’avancée de l’expédition depuis le tableau de bord Commandes. Une fois l’appareil arrivé à l’entrepôt, il sera inspecté pour évaluer son état. Si les dommages constatés ne sont pas irréversibles, vous pourrez réaffecter l’appareil ultérieurement à un autre collaborateur. 

Toutes les informations de vos collaborateurs sont facilement accessibles depuis un même endroit, et vous pouvez commander de nouveaux appareils, stocker ou réaffecter les appareils existants, et même récupérer les anciens. Tout cela en une petite minute, n’importe où dans le monde. 

Vous voulez identifier proactivement les problèmes de performance courants des appareils ? Consultez cet article de notre blog.