Des milliers de personnes fréquentent chaque jour les 12 établissements de Compass Coffee dans la région métropolitaine de Washington. Depuis son lancement en 2014, le cofondateur Michael Haft a pris plaisir à rassembler les gens autour d'un « vrai bon café » et à voir la communauté Compass se développer. « Même pendant la période du COVID, nos clients nous envoyaient des messages de remerciement pour nous dire que Compass leur apporte un peu de sérénité pendant cette période », déclare-t-il. « Nous représentons peut-être les meilleures cinq minutes de la journée de quelqu'un, et c'est pourquoi nous devons fournir la meilleure expérience qui soit ».

L'essor de Gusto et la recherche d'autres opportunités

Après avoir passé plusieurs années à utiliser Gusto pour la paie et les avantages sociaux, Michael s'est rendu compte que l'entreprise avait atteint un point de rupture avec cette solution : « Toutes les deux semaines, je passais huit heures à exécuter les paies, ce qui incluait le calcul manuel des congés payés, l'inscription des employés aux régimes de soins de santé et la gestion des taux de rémunération et des intitulés de poste.... La plupart de nos employé étant rémunérés à l'heure, il était fastidieux de saisir manuellement les heures de travail de chacun à chaque période de paie ».

Le fait de payer les employés de Compass correctement et à temps n’est pas négociable, nous déclare Michael. Mais l'erreur humaine peut faire obstacle : « Avec Gusto, l'un des aspects les plus frustrants c'est que parfois je faisais des erreurs ou que certains éléments n'étaient pas importés, ce qui avait un impact sur le calcul des salaires. En pareil cas, j'envoyais un Venmo à quelqu'un pour m'assurer qu'il avait bien l'argent liquide.... Même s'il s'agit d'un accident, vous vous sentez mal parce que peut-être que cet employé comptait sur ce salaire. Avec Rippling, je n'ai plus à m'inquiéter, car tout est automatisé et pris en charge.

Alors qu'il cherchait une nouvelle solution, Michael a évalué plusieurs solutions de gestion des RH au niveau de l'entreprise, notamment ADP, Kronos et Paychex, mais il n'a pas été convaincu. « Ces produits offraient de nombreuses fonctionnalités, mais ils étaient également peu intuitifs et coûteux. Nous préférions faire confiance à une entreprise jeune et dynamique comme la nôtre, et Rippling m'a immédiatement séduit », déclare-t-il. « Ils veulent automatiser ce que les humains n'ont pas besoin de faire, et ainsi notre équipe peut se concentrer sur ce qu'elle sait faire ».

« Rippling a changé ma vie »

« Rippling a résolu tous les problèmes que nous avions avec Gusto ; ce qui prenait des heures prend désormais quelques minutes », explique Michael. « J'ai envoyé un texto à chacun de mes amis entrepreneurs à Washington pour leur dire de jeter un coup d'œil à Rippling, parce que cela a changé ma vie ».

À présent, Michael ne consacre plus que 15 minutes toutes les deux semaines pour gérer les salaires, ce qui lui a permis de se concentrer sur des projets plus stratégiques, notamment la construction d'une nouvelle usine, la mise en place de nouveaux cafés et le développement de la gamme de produits de l'entreprise dans les magasins Whole Foods.

Autres points forts

Processus de gestion des avantages sociaux simplifié

Compass offre un large éventail d'avantages sociaux à ses employés. Avant de passer à Rippling, la gestion des avantages sociaux en matière de santé, de déplacements domicile-travail, de prévoyance santé et de congés représentait souvent une charge de travail importante. Aujourd'hui, tout est facile. « Le processus de migration de nos avantages sociaux vers Rippling n'a pas seulement été rapide et facile ; nous venons de procéder au renouvellement annuel de notre assurance, et cela n'a pris que 15 minutes. C'est vraiment simple, c'est génial ».

Six fois plus de rapidité pour l’accueil et l’intégration des employés

Avant, l'accueil et l'intégration des employés d'une entreprise et l'ouverture de nouveaux comptes prenaient deux heures. Grâce au provisionnement automatique de Rippling, cela ne prend plus que 20 minutes.

Suivi horaire transparent et automatisé

Michael adore qu'il y ait une synchronisation entre Rippling et Legion, leur application de gestion du temps et des présences. « Il suffit de cliquer sur un bouton et tout se synchronise. Le système calcule même les heures supplémentaires et toute la conformité nécessaire ».

Des niveaux d'accès plus détaillés

Michael apprécie la capacité de Rippling à provisionner des sous-utilisateurs d'administrateurs en fonction des structures d'organisation. « Avec Gusto, vous ne pouvez choisir que 'administrateur' ou 'utilisateur'. Ce sont des données extrêmement sensibles, et c'est donc une excellente solution de pouvoir, grâce à Rippling, mieux contrôler qui peut voir quoi ».

Des rapports plus précis sur les accidents du travail

Grâce aux codes de poste de Rippling, Michael peut déclarer avec précision les heures liées à l'indemnisation des accidents du travail à la compagnie d'assurance de Compass. « C'est normal qu'une personne occupe trois emplois différents la même année, donc la possibilité de suivre avec précision les heures de chaque employé par code de poste a changé la donne car nous avons la garantie de ne pas payer trop cher pour l'assurance ».

Une assistance au moment le plus opportun

« Rippling nous a rapidement aidés à rassembler les documents de conformité indispensables à soumettre aux banques pour obtenir l'aide financière liée à la période du COVID. Finalement, nous avons obtenu un prêt PPP, et Rippling a joué un rôle déterminant dans ce processus. Leur assistance dépasse de loin toutes les solutions RH avec lesquelles j'ai travaillé ; vous pouvez constater qu'il y a de vraies personnes à l'autre bout qui se soucient de votre entreprise ».