Cómo gestionar nóminas internacionales para empleados en el Reino Unido (Actualizado 2023)

Paso #1: Regístrate como empleador usando el Portal HMRC

Si decides establecer tu propia entidad en el Reino Unido en lugar de usar un EOR, que discutiremos más adelante, aquí están los pasos que necesitarás seguir.

Antes de que puedas contratar y pagar a empleados en el Reino Unido, necesitas registrarte como empleador. Puedes hacer esto a través del portal en la página de His Majesty's Revenue and Customs (HMRC) en el sitio web gov.uk. El HMRC es el departamento del gobierno británico que es responsable de recolectar impuestos y otros ingresos de los empleadores en el Reino Unido.

Necesitas llenar la aplicación y registrarte como empleador antes del primer día de pago de tus empleados. Sin embargo, hay algunas fechas límite especiales a tener en cuenta.

• El HMRC solo procesará aplicaciones para empleadores que tengan la intención de contratar y pagar a empleados en los próximos dos meses.
• De manera similar, ignorarán las inscripciones que sean para años fiscales futuros, no el actual.
• Finalmente, puede tomar de cinco a 15 días hábiles recibir el número de referencia del PAYE (Pay-As-You-Earn) y la Referencia de la Oficina de Cuentas del PAYE que necesitarás, así que programa el día de pago de tus empleados en consecuencia para que sus cheques no se retrasen.

¿Qué es exactamente Pay-As-You-Earn?

Simplemente, el PAYE es cómo el gobierno británico recolecta impuestos del pago de los empleados. A través de tu número de referencia, el HMRC mantendrá seguimiento de tu negocio y asegurará que tú y tu personal estén pagando la cantidad correcta de impuestos y Seguro Nacional cada día de pago.

¿Puedo usar un EOR en su lugar?

Sí, está perfectamente bien usar un Employer of Record (EOR) en lugar de intentar expandir una rama independiente de tu compañía al Reino Unido por ti mismo. De hecho, muchas empresas que deciden operar en el Reino Unido utilizan EORs como Rippling para gestionar la nómina, emitir beneficios y navegar problemas de cumplimiento internacional. Navegar las complejas cuestiones fiscales y leyes que el HMRC impone a los negocios extranjeros es una carga administrativa significativa, y la mayoría de las empresas más pequeñas no tienen el tiempo o los recursos para dedicar.

Mejor aún, cuando usas Rippling, no tendrás que cambiar tus sistemas mientras expandes tu compañía. El EOR de Rippling está construido sobre nuestros propios raíles de nómina nativos, lo que significa que cuando llegue el momento, puedes pasar de nuestro EOR a la Nómina Global a través de tus propias entidades, en minutos.

Ver Rippling Global EOR

¿Qué información necesito si me registro como empleador con el HMRC?

Cuando estés preparándote para registrarte con el HMRC para un número de referencia PAYE, asegúrate de tener la siguiente información a mano:

• Tu nombre, dirección, dirección de correo electrónico, y número de teléfono
• El tipo de negocio que estarás ejecutando en el Reino Unido
• El número de empleados que tienes la intención de contratar
• La fecha en la que quieres ser registrado y recibir un número de referencia PAYE (generalmente, los empleadores eligen la opción predeterminada, que es “hoy”)
• La fecha en la que esperas que comience el día de pago
• Un número de Seguro Nacional asociado con uno de los directores de la compañía

¿Qué es un número de Seguro Nacional, y cómo obtengo uno?

Todo el mundo que vive y trabaja en el Reino Unido tiene un número de Seguro Nacional. Este número es cómo el HMRC asegura que los impuestos y contribuciones al Seguro Nacional que pagas estén correctamente registrados bajo tu información personal, en lugar de la de alguien más.

Es necesario que al menos un miembro de alto rango de tu compañía, such as a director, tenga uno para poder registrar como una entidad de negocios en el Reino Unido.

Si nadie en tu organización tiene un número de Seguro Nacional, necesitarás solicitar uno en el sitio web del gobierno del Reino Unido. Puedes encontrar el enlace de la aplicación aquí.

No necesitas una larga lista de documentos o información para solicitar un número de Seguro Nacional; lo más importante que necesitarás hacer es probar tu identidad. Para los ciudadanos estadounidenses, un pasaporte válido será suficiente. Puede que quieras tener tu tarjeta de Seguro Social o tu licencia a mano (o, si ya tienes residencia británica en anticipación de administrar tu negocio desde el Reino Unido, tu permiso de residencia biométrico, o BRP) por si la aplicación solicita más prueba de tu identidad.

Con Rippling, puedes contratar y pagar a empleados en el Reino Unido con cualquiera de los métodos:

• Rippling ofrece un sistema global de nómina nativo, que te permite pagar a empleados que trabajan en el Reino Unido, y alrededor del mundo, en una sola corrida de nómina.
• También tenemos nuestro propio servicio EOR nativo, que te permite contratar y pagar a empleados en el Reino Unido incluso si no has establecido una entidad allí.

Ver Rippling

Paso #2: Elige una solución de software de nómina global

Primero, es vital entender los dos tipos de soluciones de nómina internacional: procesadores de nómina global y agregadores de nómina global. Puedes aprender sobre ambos en nuestra guía.

• Procesadores de nómina global, como Rippling, realmente procesan tu nómina, transmiten fondos, y calculan y presentan impuestos en cada país mediante su propio software. En pocas palabras: los procesadores de nómina global te permiten pagar a tus empleados internacionales tan fácilmente como a tus empleados locales: juntos en una sola corrida de nómina.
• Agregadores de nómina global, como Deel y Papaya Global, agregan proveedores locales de nómina en cada país y transmiten manualmente tus archivos de nómina a ellos. Estos vienen con muchas limitaciones: Te ves obligado a enviar la nómina hasta 30 días de antelación. No puedes rastrear, y sincronizar automáticamente, el tiempo de los empleados en el mismo sistema.

Recuerda: Los agregadores de nóminas no pueden procesar nóminas a través de empresas que usan sus propias entidades. Pero con proveedores de nóminas globales nativos, como Rippling, no tendrás que cambiar de sistemas a medida que creces. Puedes trasladar empleados de nuestro EOR a tu propia entidad local, sin arrancar y reemplazar sistemas para lograrlo.

Ver Rippling

Paso #3: Determina el estado de empleo de tus trabajadores

Antes de incorporar nuevos trabajadores y comenzar a ejecutar la nómina, asegúrate de que los miembros del equipo que contrates estén correctamente clasificados como empleados, no como contratistas independientes. Y ten cuidado con el lenguaje que usas al llenar documentos, meter miembros del equipo al sistema o emitir nóminas. El gobierno del Reino Unido no usa las palabras “empleado”, “trabajador” e “independiente” indistintamente.

Aquí tienes un resumen rápido de las definiciones de cada palabra para ayudarte a entender qué significan para los empleadores en el Reino Unido:

• Empleado: Esta persona ha firmado un contrato de empleo contigo y tiene los derechos otorgados a alguien que trabaja a tiempo completo para una empresa.
• Contratista independiente: Esta persona es autónoma.
• Trabajador: Esta persona no es un “empleado”, pero tampoco es un contratista independiente. Probablemente tienen un contrato escrito (o incluso verbal) temporal con una empresa para hacer trabajo por ellos durante un tiempo especificado, pero no poseen su propio negocio y no pueden ser oficialmente referidos como “autónomos”.

Clasificar correctamente a los miembros de tu equipo es crucial para evitar violar leyes de impuestos, salarios y empleo, y la HMRC es bastante seria sobre las consecuencias de la clasificación incorrecta. No sólo serás multado por clasificar mal a un miembro del equipo, sino que también podrías enfrentar acciones legales.

Los legisladores de empleo del Reino Unido diseñaron criterios específicos creados para ayudarte a determinar si un miembro del equipo es un empleado, trabajador o un contratista independiente. Las listas cubren temas tales como:

• Mutualidad de obligación: Si hay un compromiso vinculante por parte de la empresa de ofrecer trabajo y por parte del consultor de proporcionar trabajo.
• Servicio personal: Se requiere que un empleado brinde sus servicios personalmente, y si hay derecho a nombrar un sustituto, esto típicamente será calificado a discreción del empleador.
• Control: El grado de control que la entidad empleadora tiene sobre las horas y lugar de trabajo de un trabajador.
• Otras actividades: Si el trabajador puede realizar otros trabajos fuera de la entidad empleadora y, de ser así, en qué medida.
• Pago y beneficios: Un empleado será pagado una cantidad fija en una fecha de pago regular de acuerdo con sus horas trabajadas, e independientemente de objetivos de rendimiento o finalización de proyectos.
• Integración: Qué tan involucrado está un trabajador en la empresa y su gestión y cómo son percibidos por terceros.
• Instalaciones y equipo: Un contratista independiente generalmente proporcionará su propio equipo y materiales para realizar los servicios mientras que un empleado dependerá del empleador para proporcionar lo mismo.
• Riesgo financiero: Qué parte asume la responsabilidad por cualquier pérdida que surja del acuerdo. Se pagará a un empleado incluso cuando no haya suficiente trabajo para mantenerlos ocupados y no asumirá ningún riesgo financiero al trabajar para el empleador.
• Tributación: Qué parte soporta la responsabilidad por los impuestos que surjan del compromiso. Un contratista independiente autónomo será responsable del pago de sus propios impuestos sobre la renta y contribuciones a la seguridad social mientras que el empleador se encargará de estos en el caso de los empleados.

Las listas son extensas, y su increíble grado de especificidad hará que sea más fácil para ti evitar encontrarte con los tipos de problemas que surgen cuando las clasificaciones son demasiado vagas.

Paso #4: Recolecta información de tus empleados para la nómina

Una vez que te hayas registrado con la HMRC, recibido tu número de referencia de PAYE y otra información relevante para establecerte como empleador en el Reino Unido, necesitarás recoger la siguiente información de tus empleados para poder ponerlos en la nómina:

• Nombre, fecha de nacimiento y fecha de inicio con tu empresa
• Número de Seguro Nacional
• El número de horas que trabajarán regularmente cada semana
• Cuán a menudo serán pagados
• Cuánto deben en préstamos estudiantiles, si aplica
• Categoría de Seguro Nacional
• El código fiscal del empleado

Los miembros del equipo que previamente tuvieron trabajos donde fueron clasificados como “empleado” según la ley de empleo del Reino Unido pueden consultar su formulario P45 si no están seguros de cuál es su número de Seguro Nacional o cuánto deben en préstamos estudiantiles. Para información sobre las categorías de Seguro Nacional, que son letras que ayudan a los empleadores a determinar cuánto deben contribuir ellos y el empleado cuando ejecutan la nómina, visita la página web del Gobierno del Reino Unido.

Paso #5: Establece el salario del empleado en libras esterlinas británicas

Independientemente de dónde esté la sede de tu empresa, cuando contratas empleados en el Reino Unido, debes pagarles en libras esterlinas británicas (GBP). Establecer el salario del empleado en GBP en su contrato de empleo es la mejor manera de asegurarte de que se les pague consistentemente la misma cantidad correcta sin importar las fluctuaciones de la moneda.

Con Rippling, puedes pagar a todos en GBP, en minutos, sin esperar por transferencias o conversiones.

Paso #6: Ejecutar la nómina

Tienes una entidad (ya sea la tuya o a través de un EOR), has configurado tu sistema de nómina global y has asegurado que tus empleados estén correctamente clasificados según la ley británica.

¡Hora de ejecutar la nómina! Aquí tienes una vista previa de cómo funciona el sistema de nómina global de Rippling:

Paso #7: Presenta tus impuestos ante la HMRC

Una vez que hayas contratado empleados, los hayas puesto en tu nómina y te hayas inscrito en el esquema PAYE, necesitas cumplir ciertas responsabilidades durante cada mes fiscal. En el Reino Unido, los meses fiscales van desde el 6 de un mes (por ejemplo, el 6 de mayo) hasta el 5 del siguiente mes (en este ejemplo, el 5 de junio).

There are two parts to this complex tax payment system. We’ll go over them step by step below.

On or before payday

La primera parte ocurre ya sea en o antes del día de pago. Cada vez que pagues a los empleados, necesitas hacer lo siguiente:

• Registrar su salario y cualquier otro pago, como bonos o comisiones, que recibirán
• Calcular las deducciones que se tomarán de su pago por impuestos, Seguro Nacional, préstamos estudiantiles (si aplica) y contribuciones a pensiones
• Descubrir cuánto necesitas–el empleador–contribuir al Seguro Nacional basado en sus ganancias (debes pagar Seguro Nacional sobre cualquier cantidad que hagan que sea por encima de £242 por semana)
• Generar la nómina correcta para cada empleado que refleje el pago que recibirán menos las deducciones tomadas
• Enviar una Solicitud de Pago Completo (FPS) a la HMRC

On the first day of the tax month

La segunda parte de tus responsabilidades comienza el primer día del mes fiscal, el 6. La HMRC te dirá cuánto debes en impuestos para el día 12 de cada mes; puedes encontrar esta información a través de su portal online. 

Si eres elegible para una reducción en la cantidad que debes a la HMRC, necesitarás enviar a la agencia un Resumen de Pago de Empleo (EPS) antes del 19. Si te retrasas, no podrás reclamar reducciones, incluso si eres elegible para ellas.

La HMRC tiene plazos muy ajustados para pagar impuestos. Necesitarás iniciar sesión en tu cuenta online de la HMRC y pagar la cantidad que debes antes del 22 del mes. Si te retrasas, recibirás una notificación así como una multa. 

Puedes encontrar enlaces al EPS y otros formularios, así como las fechas límite exactas, en la página web del Gobierno del Reino Unido.

Rippling puede reducir tu trabajo manual calculando y presentando tus impuestos en el Reino Unido automáticamente.

Ver Rippling

Preguntas frecuentes sobre la gestión de nóminas en el Reino Unido

¿Qué son los impuestos de nómina en el Reino Unido?

Los empleadores en el Reino Unido son responsables de deducir el impuesto sobre la renta, las contribuciones al Seguro Nacional, los pagos de préstamos estudiantiles (cuando corresponda) y las contribuciones a pensiones de los cheques de pago de sus empleados a tiempo completo. 

Las cantidades que deduces de cada cheque de pago de los empleados dependen de factores como donde viven y cuál es su letra de categoría del Seguro Nacional. Gales y Escocia tienen diferentes tasas de impuesto sobre la renta de Irlanda del Norte e Inglaterra. Puedes encontrar las tasas y umbrales para el año fiscal 2023/24 aquí.

¿Cuáles son las penalizaciones por presentación tardía de impuestos en el Reino Unido?

Si no pagas los impuestos de tu empresa a tiempo, la HMRC penalizará a tu empresa. La cantidad de la multa se basa en lo tarde que estés. Si tienes un día de retraso, serás multado con £100; si son tres meses, se te multará con la misma cantidad nuevamente. Después de seis meses, la HMRC estimará la cantidad de impuestos que debes y te cobrará ese número más un 10% adicional de los impuestos impagos. La HMRC añade otro 10% si pasan 12 meses y no presentas. 

La agencia también penaliza a los infractores reincidentes: La multa de £100 aumenta a £500 si llegas tarde tres veces seguidas.

¿Cuál es el salario promedio para los empleados en el Reino Unido?

Según la Oficina de Estadísticas Nacionales, a partir de enero de 2023, el salario semanal regular promedio era de £589.

¿Cuál es el Salario Vital Nacional en el Reino Unido?

El Salario Vital Nacional, es decir, el salario mínimo nacional que debe pagarse a todas las personas empleadas de 23 años o más, es de £10.42 a partir del 1 de abril de 2023. La tarifa cambia el primer día de abril de cada año, así que asegúrate de revisarla anualmente.

¿Cuánto cuesta gestionar nóminas en el Reino Unido?

La cantidad exacta que le costará a tu empresa gestionar nóminas en el Reino Unido depende de una variedad de factores, incluido el número de empleados que tengas y si necesitas que tu nómina sea gestionada completamente o parcialmente. El costo también se ve afectado por las características que deseas que tenga el servicio. Por ejemplo, si quieres que el proveedor inscriba automáticamente a tus empleados en planes de pensiones y los gestione, debes estar preparado para pagar más. 

La cantidad total también se verá afectada por los costos de configuración, las tarifas por generar informes y si quieres integrar servicios de RRHH en el paquete o no.

¿Puedo gestionar manualmente la nómina para empleados en el Reino Unido?

Algunos propietarios de pequeñas empresas deciden que prefieren gestionar la nómina ellos mismos en un intento de reducir sus costos generales. Sin embargo, gestionar la nómina es un proceso que consume tiempo y solo consumirá más de tu tiempo a medida que tu negocio crezca. Si decides hacerlo solo, hay riesgos potenciales a tener en cuenta, como:

• Cumplimiento: Gestionar la nómina manualmente en el Reino Unido, sin utilizar software de nómina global nativo, te pone en riesgo de errores manuales y omisiones, lo que puede resultar en fuertes penalizaciones. Rippling maneja tu trabajo de cumplimiento por ti, incluido el cumplimiento del Salario Vital Nacional y la eliminación de la cantidad correcta de impuestos sobre la renta y del Seguro Nacional.
• Seguridad: Procesar la nómina en el Reino Unido manualmente puede plantear riesgos de seguridad, especialmente si estás utilizando hojas de cálculo o registros en papel. Esto aumenta el riesgo de que se pierda, se robe o se use indebidamente información sensible de los empleados.

Rippling sincroniza todos los datos de RRHH de tu empresa con la nómina, para que nunca tengas que usar una calculadora o ingresar datos manualmente, como horas y deducciones de nómina. Rippling también maneja tu trabajo de impuestos y cumplimiento, desde contribuciones al Seguro Nacional y pensiones laborales hasta impuestos sobre la renta. Además, somos un proveedor de nóminas autorizado por el departamento de Ingresos y Aduanas de Su Majestad.

¿Cómo se pagan a los contratistas independientes en el Reino Unido? 

• Primero, asegúrate de clasificar correctamente a esta persona como un contratista independiente (puedes utilizar el Analizador de Clasificación de Trabajadores gratuito de Rippling).
• Luego, acuerda los términos de pago con el contratista: la tarifa por hora o por proyecto, la cadencia de pago y el método de pago (depósito directo, billetera virtual, etc.).
• Recoge su información de nómina, incluyendo su nombre, fecha de nacimiento, información de contacto e información de cuenta bancaria.
• Usa tu software de nómina elegido para pagar al contratista en GBP. Con Rippling, puedes pagar tanto a contratistas como a empleados en libras esterlinas, en una sola corrida de nómina, sin esperar por transferencias o conversiones.

Recuerda: Cuando contratas a un contratista independiente en el Reino Unido, no eres responsable de deducir impuestos y seguros de su pago, ellos lo son. Por lo tanto, no deberías pagar a contratistas independientes a través del sistema PAYE de la HMRC. Solo asegúrate de mantener registros precisos de su empleo e información de nómina y de que los hayas clasificado correctamente.

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Rippling y sus afiliados no brindan asesoramiento fiscal, legal o contable. Este material ha sido preparado solo con fines informativos, y no está destinado a proporcionar, y no debe ser considerado como, asesoramiento fiscal, legal o contable. Debes consultar a tus propios asesores fiscales, legales y contables antes de participar en cualquier actividad o transacción relacionada.