L’IT selon Rippling : éviter les problèmes de performance des appareils

La surveillance de l’état des appareils permet aux collaborateurs de travailler sans interruption. 

Le problème est que la plupart des équipes IT sont noyées sous les tâches administratives, et ne peuvent que réagir au lieu de prendre l’initiative. Le nombre de tickets au support augmente et la productivité des collaborateurs s’en ressent. 

Rippling aide les entreprises à aller au devant des problèmes de matériel, en particulier les équipes IT réduites qui ne disposent pas des effectifs pour un suivi manuel de l’état des appareils. 

Le secret ? La fonctionnalité Workflow Studio de Rippling,ainsi que nos solutions natives de Gestion des appareils et de gestion des stocks. 

Workflow Studio est un générateur de workflow natif et sans code qui vous permet créer des automatisations personnalisées couvrant l’ensemble de Rippling et de ses intégrations. Vous pouvez déclencher des actions en fonction de n’importe quel attribut de collaborateur ou changement pour répondre aux besoins de votre entreprise.

Vous trouverez ci-dessous trois workflows Rippling avancés. Ce sont des modèles destinés à traiter proactivement des problèmes affectant couramment les appareils. Vous les trouverez dans votre compte Rippling, dans l’application Modèles sous Outils.

Problème n°1 : la batterie doit être remplacée

Ce premier workflow assure que les ordinateurs portables restent performants en envoyant une alerte lorsque l’état de la batterie d’un ordinateur portable sous MacOS se dégrade et qu’elle doit être remplacée. 

Vous pouvez personnaliser la notification en fonction des besoins précis de votre entreprise. Par exemple, nous avons configuré ce workflow pour envoyer un e-mail quand Rippling Agent détecte que la santé de la batterie passe à l’état « Remplacer la batterie ».

Le destinataire choisi est un partenaire commercial IT. Rippling est la source d’informations centrale pour les données des collaborateurs, et le système est donc suffisamment intelligent pour identifier tous les partenaires commerciaux IT actuels. Vous n’avez plus besoin de saisir de nom à la main. 

Nous avons aussi inséré dans le corps du message des variables dynamiques qui indiqueront automatiquement à qui l’appareil est attribué, son numéro de série, et le statut précédent de la batterie. Ainsi, votre équipe IT dispose de toutes les informations nécessaires dans l’e-mail. 

Problème n°2 : manque d’espace disque

Ce deuxième exemple de workflow notifie l’IT lorsqu’un appareil actif dispose de moins de 10 Go d’espace libre, pour vous assurer que les appareils n’aient pas de problèmes de performances.

Ici encore, nous avons choisi d’envoyer une alerte par e-mail, mais vous pouvez changer facilement pour la méthode de votre choix. 

Et nous avons aussi inséré des variables dynamiques dans le corps de cet e-mail qui récupèrent toutes les informations utiles, telles que l’espace disponible, la personne à qui l’appareil est attribué, ainsi que le service et le poste de ce collaborateur. 

C’est un exemple supplémentaire des avantages d’un système intégrant nativement les RH et l’IT. Comme Rippling est la source unique de vérité pour toutes ces informations, la plateforme peut récupérer dynamiquement les données pertinentes pour vous les envoyer. 

Problème n°3 : fin de vie de l’appareil 

Pour ce troisième workflow, nous avons configuré l’envoi d’une alerte automatique à l’IT et au collaborateur concerné quand un appareil a plus de trois ans. 

C’est particulièrement utile si la politique de votre entreprise consiste à remplacer les ordinateurs portables des collaborateurs au-delà d’un certain âge. Le modèle indique « trois ans », mais vous pouvez personnaliser la durée en fonction de la politique de votre entreprise.

Dans notr exemple, nous envoyons automatiquement un message Slack à l’IT, au collaborateur à qui l’appareil est attribué et au manager de ce collaborateur, pour leur signaler qu’il est temps de remplacer l’appareil. Vous pouvez envoyer le message sur un canal Slack public, sur un canal privé, dans un message direct ou un message de groupe. 

Vous pouvez aussi tester l’action de tous les workflows afin d’avoir un aperçu du message avant de l’envoyer.

REMARQUE : ce workflow n’est pas appliqué automatiquement aux ordinateurs remis avant le déploiement de Rippling.

Remplacez les appareils en quelques clics

Avec la Gestion des stocks de Rippling, vous pouvez remplacer facilement les appareils quand les workflows ci-dessus ont identifié des problèmes. Commandez un nouvel appareil directement par Rippling, ou réaffectez un appareil de votre inventaire stocké dans l’un de nos entrepôts du monde entier. Vous pouvez ensuite utiliser Rippling pour envoyer un colis préparé afin que le collaborateur renvoie son ancien appareil.