10 choses que les employeurs doivent savoir sur les lois du travail et de l'emploi polonaises

Embaucher des employés à l'échelle mondiale vous donne accès à des talents très convoités dans le monde entier, mais cela peut être une tâche difficile pour les employeurs de se familiariser avec les nuances des réglementations locales. Lorsque vous recrutez en Pologne, il est crucial de comprendre les lois polonaises sur le travail, en particulier en ce qui concerne les avantages, les droits des travailleurs et les procédures d'embauche appropriées. Le respect de la conformité en Pologne peut devenir encore plus délicat puisque les employeurs sont également soumis à la réglementation de l'Union européenne.

Alors, comment naviguer à travers le web des réglementations du lieu de travail polonaises et de l'UE et garder une trace de tous les changements qui affectent votre entreprise ? Ce guide vous fournira les bases pour pouvoir embaucher en toute confiance des travailleurs polonais talentueux.

1. L'emploi de gré à gré n'existe pas

En Pologne, vous ne pouvez licencier un employé sans préavis que pour une "raison valable", ce qui nécessite une lourde charge de la preuve. Ces types de licenciements, qui sont également connus sous le nom de licenciements disciplinaires, sont utilisés dans les cas de faute grave ou d'activité criminelle. Un employé peut être légitimement licencié s'il ne parvient pas à plusieurs reprises à remplir les devoirs requis par son poste. De plus, si un employé est condamné pour une activité criminelle qui l'empêche d'exécuter son travail (perte de son permis de conduire en raison d'une conduite en état d'ivresse), il peut également être sujet à un licenciement.

Le contrat de travail peut également être résilié par accord mutuel. Il peut inclure une compensation et une indemnité de départ convenue, mais cela doit se faire par écrit.

2. Classifier incorrectement les employés est une erreur coûteuse

Les employés travaillent exclusivement sous la supervision directe d'un employeur pour une période indéfinie et ont droit à des avantages. Les prestataires sont auto-entrepreneurs, travaillent de manière indépendante sur un contrat à durée déterminée et n'ont pas droit à des avantages. Mélanger ces catégories de travailleurs peut entraîner des pénalités de classification erronée. Les employeurs qui ont classé à tort des employés en tant que prestataires en Pologne font face à des amendes allant jusqu'à 30 000 PLN (6 627 € ou 7 083 $) dans chaque cas, ainsi que d'arriérés de salaire, d'arriérés d'impôts et d'avantages rétroactifs pour une période pouvant aller jusqu'à cinq ans, y compris les intérêts.

3. La Pologne a de fortes protections contre la discrimination

La constitution polonaise garantit des protections contre la discrimination, l'égalité des droits et l'égalité de traitement servant de principes fondamentaux du droit du travail. Il est strictement interdit de discriminer des personnes en raison de leur sexe, de leur âge, de leur handicap, de leur religion, de leur nationalité, de leur ethnie, de leurs opinions politiques, de leur appartenance à un syndicat ou de tout autre facteur. En cas de violation des protections antidiscriminatoires, la charge de la preuve incombe à l'employeur. L'employé n'a qu'à prouver l'événement ou la circonstance. L'employé peut réclamer une indemnité au moins égale au salaire mensuel minimum polonais de 3 600 PLN (795 € ou 850 $), à compter du 1er juillet 2023.

4. Embaucher des travailleurs clandestins pourrait vous coûter cher

Si vous envisagez le recrutement ou l'expansion des activités de votre entreprise en Pologne, il est crucial devous assurer que tous les employés disposent de l'autorisation de travail appropriée. Embaucher des travailleurs étrangers sans les permis et visas appropriés est illégal et peut entraîner des amendes et d'autres pénalités. Si l'employeur est tenu responsable, il fait face à une amende allant jusqu'à 30 000 PLN (6 627 €, 7 083 $) plus des arriérés pour un contrat de travail équivalent à trois mois incluant salaire, avantages et taxes. En outre, l'employeur peut perdre l'accès aux subventions et fonds polonais et de l'UE. Quant au travailleur, il peut être expulsé et condamné à une amende. Si le travailleur est expulsé, l'employeur peut devoir couvrir les frais de rapatriement.

5. Les travailleurs polonais ont le droit de se syndiquer

En Pologne, la liberté d'association dans les syndicats est garantie pour toutes les personnes engagées dans un emploi rémunéré. Un syndicat peut être établi par un groupe minimum de 10 travailleurs qui possèdent le droit de former des syndicats. Ils ont le pouvoir de déterminer, à leur discrétion, les individus (catégories, groupes, professions) qui seront éligibles à l'adhésion au syndicat.

Les employeurs et les syndicats établissent des conventions collectives du travail qui décrivent et régissent les conditions d'emploi telles que le type de travail, la semaine de travail, les jours de travail, les heures de travail, les périodes de repos, le travail de nuit et le lieu de travail.

6. Si vous n'offrez pas d'avantages sociaux, vous vous exposez à des amendes, des pénalités et des conséquences juridiques.

Les employés polonais ont droit à un certain nombre d'avantages sociaux obligatoires tels que définis par la constitution et le code du travail. Il s'agit notamment de la retraite, de l'assurance maladie, du plan de capitalisation des employés (PPK), de la sécurité sociale, de la formation en matière de santé et de sécurité au travail (SST), de l'assurance-emploi, des vacances et des jours fériés. Le fait de ne pas offrir ces avantages peut entraîner des amendes et d'autres sanctions. Par exemple, l'absence de formation à la santé et à la sécurité au travail est passible d'une amende pouvant atteindre 30 000 PLN (6 627 € ou 7 083 $).

7. Les accords de non-divulgation (NDA) sont légalement contraignants en Pologne

En Pologne, les NDA sont légalement utilisés par les entreprises pour protéger les secrets commerciaux et d'autres informations propriétaires. Une mise en garde est que l'NDA ne doit pas violer les lois ou réglementations existantes. Les NDA doivent être raisonnables et ne pas être utilisés pour faire obstruction à un comportement criminel. Ces accords peuvent être un document séparé ou inclus comme une clause dans un contrat de travail polonais.

8. Les normes de santé et de sécurité au travail sont la responsabilité de l'employeur

Le droit à des conditions de travail sûres et saines est inscrit dans la constitution polonaise et défini dans le code du travail polonais. La responsabilité de répondre aux exigences en matière de santé et sécurité au travail incombe à l'employeur. Le harcèlement sexuel, le harcèlement moral et la discrimination sur le lieu de travail sont illégaux en Pologne et peuvent entraîner des poursuites judiciaires. L'employeur est obligé d'enquêter sur toute plainte de harcèlement.

9. Vous devez protéger les informations personnelles de vos employés

En Pologne, des lois strictes protègent les droits des employés concernant les données personnelles. La gestion des données privées est régulée par le règlement général sur la protection des données (RGPD) de l'Union européenne et par la loi polonaise sur la protection des données personnelles. Toutes les demandes de données (dans le cas de vérifications des antécédents) doivent se conformer à la loi, au RGPD et au code du travail polonais. Les employeurs doivent tenir des registres de la collecte et de l'utilisation des données.

10. Les entreprises opérant en Pologne doivent garantir la transparence des salaires

En 2023, l'UE a adopté de nouvelles règles sur la transparence des salaires. Le but de ces réglementations est de combattre la discrimination salariale et de réduire l'écart de rémunération entre les genres. Les employeurs sont tenus de partager des informations sur le montant de la rémunération et de prendre des mesures si leur écart de rémunération entre les genres est supérieur à 5 %. La directive contient également des exigences concernant la compensation pour les victimes de discrimination salariale, ainsi que des sanctions pour les employeurs qui se trouvent en violation de ces réglementations. Les nations membres de l'UE ont trois ans pour intégrer la directive dans la réglementation nationale, moment auquel elle entrera en vigueur.

Questions fréquentes sur le droit du travail polonais

Quel est le salaire minimum en Pologne ?

Au 1er juillet 2023, le salaire minimum mensuel en Pologne est de PLN 3 600 (793 € ou 850 $). La rémunération minimum horaire est de PLN 23,5 (5,18 € ou 5,55 $).

Quelles sont les lois sur les heures supplémentaires en Pologne ?

En Pologne, le ministère de la famille et de la politique sociale définit les heures supplémentaires comme le travail dépassant huit heures dans une seule journée ou dépassant 40 heures dans une semaine. Il y a des limites sur les heures supplémentaires quotidiennes, hebdomadaires et annuelles. Les employées enceintes et les mineurs ne sont pas autorisés à faire des heures supplémentaires. Les travailleurs qui s'occupent d'un enfant (jusqu'à l'âge de quatre ans) peuvent travailler des heures supplémentaires, tant qu'ils sont d'accord. Les mêmes réglementations s'appliquent aux travailleurs à temps partiel.

Limites quotidiennes : Les heures de travail, y compris les heures supplémentaires, ne doivent pas dépasser 13 heures par jour.

Limites hebdomadaires : Les heures de travail, y compris les heures supplémentaires, ne doivent pas dépasser 48 heures. Cela garantit que les employés ne travaillent pas de manière constante des heures excessivement longues sur une courte période.

Limites annuelles : Les employés ne peuvent pas travailler plus de 150 heures supplémentaires dans une année civile.

Dans certaines circonstances, il est possible d'établir un nombre différent d'heures supplémentaires dans une année civile. Cependant, il est important de noter que malgré toutes variations autorisées, la limite moyenne du temps de travail hebdomadaire ne peut pas dépasser 48 heures.

Dans le cas des employés engagés dans un système de temps de travail équivalent, le travail supplémentaire comprend ce qui suit :

• Travailler plus de huit heures dans une journée, si le temps de travail prévu de l'employé pour cette journée est de huit heures ou moins, selon leur horaire de travail applicable.
• Travailler au-delà du temps prolongé (plus de huit heures) du temps de travail quotidien spécifié dans l'horaire de travail de l'employé.
• Travailler une moyenne de plus de 40 heures par semaine sur une période de référence.

Rémunération :

Les employés doivent être payés leur salaire habituel pour chaque heure de travail supplémentaire, plus :

50% de rémunération supplémentaire :

• Pour les heures supplémentaires les jours de travail réguliers (y compris les dimanches et les jours fériés "ouvrables"). Si les heures supplémentaires sont considérées comme du travail de nuit, le taux supplémentaire augmente à 100%.
• Pour les heures supplémentaires un jour de repos (semaine de travail de cinq jours).
• Pour les heures supplémentaires les jours non ouvrables compensant l'augmentation du temps de travail quotidien au-dessus de huit heures (système de temps de travail équivalent).

100% de rémunération supplémentaire :

• Pour les heures de travail de nuit.
• Pour les heures travaillées les dimanches et jours fériés qui sont des jours de repos programmés pour l'employé.
• Pour les heures travaillées un jour que l'employé a reçu pour avoir travaillé un dimanche ou un jour férié.
• Quand le travail dépasse la norme hebdomadaire de temps de travail de 40 heures.

Le travail en heures supplémentaires peut également être compensé par du temps libre ou un paiement forfaitaire dans des cas spéciaux.

Quels sont les avantages sociaux obligatoires en Pologne ?

Tous les travailleurs polonais à temps plein ont droit aux avantages sociaux statutaires suivants :

• Assurance retraite
• Assurance invalidité
• Assurance chômage
• Assurance accidents du travail
• Plan d'épargne employé (PPK)
• Jours fériés
• Arrêt maladie
• Congé de maternité
• Congé de paternité
• Congé parental
• Congé annuel
• Autres avantages et droits des employés énumérés dans le code du travail

Ne pas offrir ces avantages obligatoires pourrait entraîner des amendes et une responsabilité pénale pour l'employeur.

Pour plus d'informations sur les avantages obligatoires en Pologne, lisez notre guide complet.

Comment licencier des employés en Pologne ?

Licencier des employés pourrait ne pas être en haut de votre liste de choses à faire, mais vous devriez être conscient des étapes nécessaires à faire avant de constituer votre équipe en Pologne.
Puisque le licenciement sans motif n'est pas reconnu en Pologne, les principales manières de résilier un contrat d'emploi sont par accord mutuel, résiliation sans préavis et résiliation avec préavis.

Résiliation d'emploi par accord mutuel. L'employeur et l'employé s'entendent sur les termes de la résiliation par écrit. Cela peut inclure un préavis, une compensation supplémentaire et une indemnité de licenciement. Les accords mutuels ne sont pas soumis à des protections spéciales, comme dans le cas de la grossesse ou du congé parental. Pour en savoir plus sur les périodes de préavis obligatoires et l'indemnité de licenciement pour les employés polonais, consultez notre guide.

Résiliation d'emploi avec préavis. Lors de la résiliation d'un contrat d'emploi, une partie déclare son intention de conclure la relation d'emploi à la fin de la période de préavis. L'employé et l'employeur doivent fournir un préavis écrit de leur intention de résilier le contrat. Pour les contrats à durée indéterminée résiliés par l'employeur, la lettre de notification de résiliation doit indiquer la raison de la résiliation et informer l'employé de son droit de faire appel de la décision devant un tribunal du travail.

Résiliation d'emploi sans préavis (résiliation disciplinaire). Cette forme de résiliation peut prendre effet immédiatement, mais une raison valable dans de tels cas est requise. Quelques exemples :

• Une violation sérieuse des devoirs de base de l'employé (par exemple, mauvaise exécution du travail).
• L'employé a commis un acte illégal qui l'empêche de continuer à travailler dans son emploi actuel (un jugement de tribunal valide est nécessaire).
• L'employé a perdu les licences requises pour effectuer son travail par sa propre négligence.

Résiliation pendant la période d'essai. Les périodes d'essai ou de probation sont couvertes par un type de contrat d'emploi à durée déterminée séparé. Elles permettent aux employeurs d'évaluer l'adéquation d'une nouvelle recrue pour un nouveau poste. Les employeurs peuvent licencier l'employé pendant sa période d'essai avec préavis. La durée du préavis dépend de la durée de la période d'essai.

Vous voulez en savoir plus sur les exigences de licenciement en Pologne, y compris les périodes de préavis et les réclamations pour licenciement abusif ? Consultez notre guide.

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